Als ondernemer zul je op den duur te maken krijgen met klanten die jouw facturen niet betalen. Erg vervelend, maar het hoort er helaas wel bij. Sommige klanten hebben alleen een herinnering nodig om de factuur alsnog te betalen en voor andere klanten zul je - in het ergste geval - een deurwaarder of incassobureau moeten inschakelen. Om het je wat makkelijker te maken, vind je hieronder een handig stappenplan!

Voordelen voor het ondernemerschap

  1. Controleer de factuur Voor een factuur geldig is, moet deze aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. De factuur moet bijvoorbeeld het BTW-nummer en KvK-nummer van jouw onderneming bevatten. Ook moeten de verdere gegevens van jouw onderneming en die van de ontvanger op de factuur vermeld zijn. De ontvanger moet uit de factuur kunnen opmaken hoe veel en welke goederen of diensten zijn geleverd. Tenslotte dient de factuur een nummer en een betalingstermijn te bevatten. Voldoet je factuur aan deze eisen, dan heb je een geldige factuur verstuurd.
  2. Check de betalingstermijn Zoals hierboven aangegeven, moet de factuur een betalingstermijn bevatten. Vóór deze termijn verstrijkt moet de factuur betaald zijn. Is de ontvanger een consument, dan mag je de betalingstermijn zelf bepalen. Die termijn kun je bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden opnemen. Dit is anders wanneer je klanten bedrijven zijn. Dan gelden er wettelijke betalingstermijnen van uiterlijk 60 dagen. Als je niets afspreekt, geldt er een termijn van 30 dagen. Lever je aan een groot bedrijf en betalen zij structureel niet of te laat, dan kun je hiervan (anoniem) een melding maken bij het Meldpunt Achterstallige betalingen van het ACM.
  3. Breng de klant op de hoogte Vaak zal een klant de factuur niet expres onbetaald laten. Het is daarom goed om contact op te nemen met de klant of een digitale herinnering van de factuur te sturen. Vermeld daarbij dat je de wettelijke rente in rekening zal brengen indien niet alsnog betaald wordt. Bij consumenten is het verplicht om eerst een kosteloze aanmaning (bijvoorbeeld een betalingsherinnering) te sturen. Hierin stel je een betalingstermijn van 14 dagen en geef je aan dat er incassokosten in rekening zullen worden gebracht indien niet wordt betaald. Is het een belangrijke factuur, dan is het raadzaam om deze aanmaning per aangetekende post te versturen. Je weet dan zeker dat de aanmaning bij de ontvanger zal aankomen.
  4. Breng incassokosten in rekening Bij een onbetaalde of te laat betaalde factuur, mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. De incassokosten bestaan uit een standaardvergoeding van minimaal €40 en een eventuele vergoeding voor gemaakte juridische kosten of kosten voor een incassobureau. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen over de periode waarin niet is betaald. Voor overeenkomsten met consumenten geldt een tarief van 2% en voor bedrijven en overheidsinstanties een tarief van 8%.
  5. Onderneem juridische stappen Blijft een betaling ondanks herhaaldelijke herinneringen en aanmaningen toch uit, dan kun je overwegen om juridische stappen te nemen. De meest laagdrempelige optie is het inschakelen van een incassobureau. Zij mogen alleen brieven met het verzoek tot betaling sturen. Het ontvangen van een brief van een incassobureau kan afschrikwekkend werken, waardoor mensen sneller overgaan tot betaling. Een andere optie is het inschakelen van een deurwaarder. Die kan namelijk gerechtelijke procedures starten, maar ook dwangmiddelen zoals beslaglegging en gedwongen verkoop gebruiken. De kosten hiervoor zullen hoger zijn dan voor het incassobureau, maar de kans op betaling is ook groter. Een derde optie is een incasso-advocaat. Dit is een goede optie wanneer je het faillissement van de niet-betalende klant wil aanvragen. Let wel op, het aanvragen van een faillissement is alleen mogelijk wanneer de klant twee of meer schuldeisers onbetaald laat. Ook zal de kans klein zijn dat je het hele factuurbedrag en bijkomende kosten terugbetaald krijgt wanneer de klant failliet wordt verklaard.
  6. Verklaar de vordering als oninbaar Over elke factuur die je stuurt, draag je BTW af. Wordt een factuur niet betaald, dan kun je die als oninbaar verklaren. De BTW die je hebt afgedragen kun je terugvragen bij de belastingdienst. Een factuur wordt als oninbaar beschouwd wanneer er 1 jaar is verstreken na de uiterste betaaldatum die met de klant is afgesproken. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Conclusie

In de meeste gevallen zal een klant na één van de hierboven genoemde stappen de factuur betalen. Dat is namelijk ook in hun eigen financiële belang. Het is in ieder geval belangrijk om te zorgen dat je facturen aan de wettelijke vereisten voldoen. Daarnaast kun je een passende betalingstermijn in je algemene voorwaarden opnemen. Let er daarbij wel op dat er voor consumenten en bedrijven andere termijnen gelden. Ook is het van belang om je administratie goed bij te houden, zodat je in kaart hebt welke facturen nog open staan.

Benieuwd hoe één van de boekhouders in ons netwerk je hierbij kan helpen? Plan dan hier een gratis intakegesprek in.

Wil je je algemene voorwaarden laten checken of opstellen? Dan is een gratis intakegesprek met onze partner MKBrecht een goed begin!