Het inschrijven van alle UBO’s voor de complete BV structuur van uw cliënt kan een flinke puzzel zijn. Uw cliënt kan dit in principe zelf via de website van de KvK, maar schattingen geven aan dat dit één uur tot 2 uur per BV zou kunnen duren. Zonde van zijn of haar kostbare tijd. Echter, voor u een geschikte kans om uw cliënt volledig te ontzorgen. Via Firm24 kunt u namelijk eenvoudig de UBO inschrijving verzorgen van de volledige structuur en daarmee van een toegevoegde waarde zijn voor uw cliënt. Benieuwd hoe? Lees hieronder meer.

Hoe werkt de UBO inschrijving?

Via Firm24 kunt u online de aanvraag starten voor de UBO inschrijving van uw cliënten. Daarbij kunt u in één aanvraag de gehele BV structuur van uw cliënt opnemen. Na het voltooien van de online aanvraag zal de notaris de UBO inschrijving verwerken in het UBO register van de KvK. U ontvangt een notificatie zodra de inschrijving is ingediend. De KvK heeft ongeveer 3-4 weken verwerkingstijd. Na de verwerking ontvangt u een KvK uittreksel UBO-register.

Wat zijn de stappen voor de aanvraag voor de UBO inschrijving?

In 3 stappen kunt u eenvoudig de UBO’s van de BV van uw cliënt inschrijven. De gehele BV structuur van een cliënt kan in één aanvraag worden ingediend.

Stap 1

Selecteer het aantal BV’s in de structuur waarvoor u de UBO inschrijving wilt verzorgen. Door middel van een koppeling met de KvK halen we vervolgens de algemene gegevens op per BV. Daarna vult u de UBO informatie in per BV.

Stap 2

Elke UBO krijgt vervolgens eens uitnodiging per mail voor de online identificatie. U kiest per BV uit wie de UBO verklaring dient te ondertekenen als bestuurder, en deze persoon tekent digitaal de UBO verklaring. Vervolgens is de notaris aan zet.

Stap 3

De notaris controleert de aanvraag en verwerkt de UBO opgave in het UBO register. Na het indienen van de aanvraag, krijgt u een notificatie dat de aanvraag is ingediend. Zodra de KvK de inschrijving heeft voltooid, ontvangt u van ons een bevestiging en het UBO uittreksel.

Het doel van het UBO-register

De afgelopen jaren is gebleken dat het te makkelijk was voor criminelen om zich te verschuilen achter een wirwar aan vennootschappen. In de strijd tegen witwaspraktijken en terorrismefinanciering is om deze reden in 2015 door de EU besloten dat alle lidstaten een UBO-register moesten gaan implementeren. In Nederland is dit ondergebracht bij het door de KvK bijgehouden Handelsregister.

Wat is de deadline voor het inschrijven van een UBO?

Op 27 maart 2022 dienen alle BV’s zich geregistreerd hebben in het UBO register. Of dit betekent dat de inschrijving voor 27 maart 2022 ingediend moet zijn of dat de daadwerkelijke registratie moet hebben plaatsgevonden is nog onduidelijk. Indien het laatste geval, dan dient u ook rekening te houden met de verwerkingstijd van de KvK. Deze bedraagt op dit moment 3-4 weken. Dit zal echter oplopen naarmate alle 1.5 miljoen verplichte organisaties zich zullen inschrijven. Schatting is dat slechts 8% van alle bestaande vennootschappen (opgericht vòòr 27 september 2020) zich op dit moment al heeft ingeschreven. Wij raden het daarom ook aan om tijdig de UBO inschrijving te verrichten en door te geven aan uw cliënt. Zo kunt u eventuele problemen (en mogelijke boetes of sancties) voorkomen voor uw cliënt.

Waarom is het belangrijk dat de UBO inschrijving goed en tijdig plaatsvindt?

Wanneer de UBO inschrijving te laat, niet of onjuist plaatsvindt, kunnen hier voor de BV vervelende consequenties aan verbonden zijn. Zo kunnen er zowel strafrechtelijke als bestuursrechtelijke sancties worden opgelegd. De reden hiervoor is dat dit wordt gezien als een economisch delict. Hiervoor kan een boete van €21.750 worden opgelegd. Daarnaast kan er ook een gevangenisstraf van maximaal zes maanden of een taakstraf worden opgelegd. Ook kan het OM ervoor kiezen om bij constatering van een foute registratie of bij het niet doen van een registratie een strafrechtelijk onderzoek in te stellen naar de onderneming en de verbonden UBO’s.

Waarom biedt Firm24 de UBO inschrijving aan?

Sinds 2013 (komst Flex-BV) ontzorgd Firm24 ondernemers met lastige processen zoals het oprichten van een BV. Wij zorgen voor begrijpbare informatie en efficiënte processen zodat iedereen goed weet waar hij of zij aan toe is. Sinds 2020 focussen wij onze dienstverlening ook op adviseurs van ondernemers zoals de accountant, boekhouder, fiscalist en andere soort adviseurs. Door het aanbieden van transparante processen kunt u als adviseur een toegevoegde waarde bieden aan uw cliënt door deze te ontzorgen bij externe diensten. Zo bent u altijd in controle.

Kan ik niet zelf de UBO inschrijving verzorgen voor mijn cliënten?

Helaas is het online portaal alleen toegankelijk voor de ondernemer zelf, of voor notarissen. U kunt daardoor helaas niet rechtstreeks de inschrijving verzorgen in het UBO register. Om er toch voor te zorgen dat uw als vertrouwenspersoon van de ondernemer deze kunt ontzorgen, hebben we speciaal de UBO inschrijving beschikbaar gemaakt voor adviseurs zoals u. Voor een gereduceerd tarief dit kunt u de inschrijving via Firm24 laten verlopen en deze dienst vervolgens aanbieden aan uw cliënten. Een win-win voor iedereen.

Hoeveel kost het om de UBO inschrijving door een reguliere notaris te verzorgen?

Diverse notarissen geven aan dat zij de UBO inschrijving kunnen verrichten voor €150,00 excl. per UBO (dus niet per BV). Rechtstreeks bij een notaris kan dus nog flink in de papieren lopen.

Hoe kan het dat Firm24 de UBO inschrijving zo scherp aanbiedt?

Wij staan voor efficiëntie. Alle stappen voor de klant zijn volledig geautomatiseerd waardoor er minder menselijke handelingen nodig zijn. Dit voordeel berekenen wij weer door aan de klant. Daarnaast zitten niet alle notarissen op deze werkzaamheden te wachten waardoor ze hogere prijzen zullen rekenen.

Wij adviseren de UBO inschrijving tijdig te starten. Gezien het aantal verplichte UBO inschrijvingen verwachten wij dat ondernemers en adviseurs hier te laat mee zullen starten, waardoor er problemen zullen ontstaan rondom de deadline. Via onderstaande knop kunt u al vrijblijvend starten met de aanvraag.