Anno 2021 zijn er steeds meer producten die tot het verleden behoren omdat ze in de loop der jaren vervangen zijn door modernere alternatieven. Zo zie je nog maar zelden telefoongidsen, videobanden of papieren bankafschriften. Dat is ook niet vreemd, want zeg nou zelf: Smartphones, Netflix accounts en bankieren apps zijn een stuk praktischer dan hun voorgangers uit het vorige millennium. Ook voor ondernemers zijn er in de afgelopen jaren gelukkig veel zaken makkelijker geworden. Ondanks deze digitale ontwikkelingen blijft de conservatieve notariële sector vaak een beetje bij achter bij digitale ontwikkelingen. Bij Firm24 is het sinds 2020 echter al mogelijk om je BV volledig digitaal op te richten. Juist tijdens de coronacrisis biedt dit veel voordelen voor ondernemers. Bovendien wordt het in de nabije toekomst op grond van Europese wetgeving verplicht om een BV digitaal te kunnen oprichten.. Naast het oprichten wordt ook het beheren van je BV een stuk eenvoudiger. Dat betekent dat je nooit meer op zoek hoeft naar dat originele papiertje achterin een archiefkast, maar altijd toegang hebt tot een actueel en volledig aandeelhoudersregister! In dit artikel gaan we nader in op de voordelen van het digitale aandeelhoudersregister voor jouw onderneming.

Functie en problemen van het huidige aandeelhoudersregister?

Al jaren ontvangt de oprichter van een BV na de oprichting niet alleen de statuten en een KVK uittreksel, maar ook een aandeelhoudersregister. Dit is een uniek exemplaar waarin de persoonlijke gegevens van de aandeelhouders worden opgenomen en wordt bijgehouden hoeveel aandelen zij bezitten. Omdat er slechts één exemplaar van dit fysieke register bestaat, komt het helaas erg vaak voor dat het originele aandeelhoudersregister in de loop der jaren is kwijtgeraakt. Probeer zo’n document maar eens snel te vinden na een verhuizing, grote schoonmaak of een verandering binnen je onderneming.

Voordelen van een digitaal aandeelhoudersregister

Vaak vinden er veranderingen plaats binnen ondernemingen. Je start een bedrijf met een compagnon, maar na een tijdje blijkt dat er iemand bijkomt of dat je juist alleen verder gaat. In beide gevallen moet het aandeelhoudersregister worden bijgewerkt door de notaris. Zoals gezegd komt het helaas erg vaak voor dat het originele aandeelhoudersregister in de loop der jaren is kwijtgeraakt. Aandelenoverdrachten vinden meestal plaats tijdens drukke periodes voor ondernemingen en juist dan is er weinig tijd om op zoek te gaan naar het originele document. Daarnaast biedt het digitale aandeelhoudersregister voordelen met betrekking tot inbreuk op privacy en kans op fraude. Het register belandt namelijk niet meer per ongeluk op straat bij het oud papier en hoeft niet per post verzonden te worden door de notaris. Bovendien leidt het kwijtraken van het register tot extra kosten. De notaris moet dan een nieuw aandeelhoudersregister opstellen en brengt hiervoor ongeveer €200,- in rekening. Daarnaast vraagt het veel van de ondernemers omdat zij allerlei aanvullende stukken moeten aanleveren.

Met het digitale aandeelhoudersregister zijn dit soort last-minute acties niet langer nodig! Het digitale aandeelhoudersregister is actueel, volledig, goed beveiligd en altijd toegankelijk. Natuurlijk hebben alleen de aandeelhouders toegang tot het register, maar het is ook mogelijk om tijdelijke leesrechten te geven aan andere partijen zoals de notaris of banken. Zo hoef je het originele register dus ook niet meer langs te brengen of per post op te sturen naar de notaris of bank!

Daarnaast kunnen in de digitale omgeving andere belangrijke documenten worden opgeslagen. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke contracten of aankondigingen voor de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA).

Wetgeving

Op basis van een Europese Richtlijn wordt het in Nederland bovendien verplicht om vennootschappen online te kunnen oprichten en te beheren. De Nederlandse wetgever heeft tot 1 augustus 2021 de tijd om deze regels om te zetten in de Nederlandse wetgeving. Inmiddels heeft ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) aangegeven dat een digitaal aandeelhoudersregister wenselijk is. Daar waar de Nederlandse politiek haar handen vol heeft aan allerlei andere (inter)nationale problemen en langzame bureaucratische procedures, bereiden wij ons bij Firm24 al een tijdje voor op deze toekomstige ontwikkelingen. Onze juristen, fiscalisten en developers hebben een digitaal aandeelhoudersregister ontwikkeld dat niet alleen praktisch is, maar ook voldoet aan de Europese wetgeving. Met het digitale aandeelhoudersregister ben je als ondernemer dus alvast voorbereid op de toekomstige wetgeving!

Hoe verkrijg ik een digitaal aandeelhoudersregister voor mijn BV?

Wanneer je je BV opricht bij Firm24 ontvang je daar gratis het digitale aandeelhoudersregister bij! Daarnaast wordt het in de loop van 2021 ook mogelijk om je bestaande (elders opgerichte) BV aan te sluiten op ons digitale platform. Houd onze websites in de gaten voor updates hierover!

Wil jij ook gratis je BV digitaliseren en de administratieve lasten verkleinen (minder bezig zijn met administratie, en meer tijd over hebben voor ondernemen)? → Neem dat contact met ons op via deze link.