Houd je gegevens prive tijdens belangrijke processen

Zie het als een digitale archiefkast voor al je bedrijfsinformatie. Met name voor de opslag van vertrouwelijke documenten - papieren aangaande verzekeringen, personeelszaken of patenten - is een VDR een fijne oplossing.

Zeker! In tegenstelling tot eenvoudige opslag in de cloud, beantwoorden VDR’s aan de hoogste veiligheidsnormen. Jij als ondernemer bepaalt zelf wie toegang krijgt en de mensen met toegang moeten verschillende stappen doorlopen om aan te tonen dat ze zijn wie ze zijn.

Naast het feit dat je zelf bepaalt wie toegang heeft tot de informatie in de VDR - anderen komen er simpelweg niet in - wordt bijgehouden wie zich op welk moment aanmeldt bij de VDR. Mocht er dus onverhoopt informatie ontvreemd zijn, dan kun je exact achterhalen wie op dat moment was aangemeld bij de VDR.

Een VDR is aanzienlijk praktischer dan een ‘analoge’ archiefkast. Je hoeft je informatie niet langer te kopiëren en te verspreiden onder alle medewerkers die het nodig hebben - wat weer een risico oplevert omdat het mogelijk zoekraakt - maar geeft al die medewerkers toegang tot een digitale kluis waar ze de informatie kunnen inzien. Het is niet alleen duurzamer, maar ook veel veiliger én de informatie kan niet verloren gaan door bijvoorbeeld brand.

Dit kennen we in Nederland als tweestapsverificatie. Het komt erop neer dat je naast het invullen van een wachtwoord een extra stap moet zetten om aan te tonen dat je bent wie je bent. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het invullen van een sms-code die naar je telefoonnummer wordt gestuurd; in principe kan alleen jij die ontvangen, dus zullen mensen die je wachtwoord bemachtigen evengoed geen toegang kunnen krijgen.

Dat is moeilijk te zeggen. Sommige aanbieders vragen tussen de € 100,- en € 500,- per maand voor een dataroom met onbeperkte opslag. Andere baseren de prijs op het aantal pagina’s dat je wilt opslaan en rekenen een prijs van ongeveer € 1,- per pagina. De prijs die je moet betalen hangt af van je wensen en van het verdienmodel van de aanbieder.

OneDrive van Microsoft biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid een kluis aan te maken in je cloudomgeving waar je gevoelige informatie kunt opslaan zodat deze beter beschermd is. Ook Google Drive biedt een soortgelijke optie. Dropbox houdt eraan vast alle informatie in één folder te bewaren, daar kun je dus geen aparte datarooms aanmaken met beperkte toegang.