Kennisbank

Een factuur! Hoe maak je die eigenlijk?

Een factuur is een rekening die je stuurt aan een klant, waar je een product of een dienst aan hebt geleverd, om deze persoon op de hoogte te stellen dat hij jou een bepaald bedrag verschuldigd is. Je hebt waarschijnlijk wel vaak over een factuur gehoord. Maar wat is het eigenlijk en hoe stel je het dan op? Wij leggen het uit!

Wat is een factuur?

Een factuur is dus hetgeen wat je naar een klant stuurt om de betaling te ontvangen. Een rekening en een factuur lijken erg op elkaar, het verschil is dat een factuur niet alleen als doel heeft de klant te informeren wat hij of zij moet betalen, maar het bevat ook alle informatie die nodig is voor de boekhouding van de klant. Op een factuur staat waar de klant voor moet betalen, dus de producten of services die door de ondernemer zijn verstrekt. Ook staan de betalingsvoorwaarden en andere relevante informatie voor de klant op de factuur. Hierdoor geldt een factuur voor veel ondernemingen als een ontvangstbewijs voor de koper, oftewel de klant. Het is namelijk ook nog eens een juridisch document, wat dus geldt als een bindende overeenkomst. Dit betekent dat beide partijen zich behoren te houden aan de afspraak (de koop).

Waarom is een factuur belangrijk?

Stel je hebt een dienst geleverd aan een klant, alleen hij betaalt hij de rekening niet. Wat moet je dan doen? Aangezien een factuur geldt als een bindende overeenkomst, is de factuur die je had opgesteld voor een transactie, een bewijs dat de klant nog steeds moet betalen. Het bijhouden van je factuur is daarom dus vooral belangrijk om achterstallige en ontbrekende betalingen te voorkomen, zo heb je namelijk een goed overzicht van je betalingen en verkopen.

Een tip om achterstallige betalingen te voorkomen is de factuur gelijk op te sturen na de dienst en levering en om gebruik te maken van offertes. In een offerte spreek je al van te voren af met de klant hoeveel hij of zij zal gaan betalen voor de dienst of het product dat je levert. Hiermee voorkom je dus dat er een miscommunicatie ontstaat over de prijs van je factuur na het leveren van je product of dienst.

De factuur als visitekaartje

Behalve dat een factuur je helpt om betaald te krijgen, is het ook een visitekaartje voor je bedrijf. Ook al is het slechts een stukje papier waar enkel een rekening op staat van een geleverde dienst of een product, wordt het natuurlijk door veel klanten bekeken. Daardoor kan je wel stellen dat het ook werkt als een soort visitekaartje van je onderneming, aangezien het toch iets over jouw bedrijf vertelt. Er staat op een factuur namelijk allerlei informatie wat iets zegt over jouw bedrijf: hoe het eruit ziet (denk aan logo), wat je aanbiedt en waar je gevestigd bent.

Hoe stel ik een factuur op?

Er zijn bepaalde stappen waar bij het opstellen van een factuur aan moet worden voldaan. Klik hier voor meer informatie over de onderdelen van een factuur en hoe je het schrijft. Ook zal hieronder in het kort worden uitgelegd wat de eisen zijn van een factuur, die zijn opgesteld door de Belastingdienst.

  • Allereerst moet de volledige naam van je onderneming worden vermeld, net zoals die van je klant. Dit moet jouw juridische naam zijn of de naam die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK).
  • Daarnaast moet je het volledige adres vermelden van je onderneming en ook die van jouw klant. Het is belangrijk dat je het adres vermeldt waar je feitelijk gevestigd bent, daarom is het alleen vermelden van een postbusnummer niet voldoende.
  • Ook vermeld je je btw-identificatienummer. Elke onderneming heeft een uniek nummer. Het bestaat uit 14 tekens: het begint met landcode NL, daarna volgen er 9 cijfers, vervolgens letter B, en het eindigt met een controlegetal van 2 cijfers. Kan je het niet vinden? Een tip: het is altijd het nummer met NL ervoor!
  • Wanneer je bent ingeschreven als onderneming bij de KVK dan moet je je KVK-nummer vermelden op je factuur.
  • Verder vermeld je de datum waarop de factuur is uitgereikt.
  • Ook vermeld je het factuurnummer. Dit nummer is voor elke factuur anders, zodat je al je opgestelde facturen uit elkaar kan houden. Dit moet opeenvolgende onafgebroken cijferreeks zijn.
  • Wanneer je een factuur stuurt van het leveren van goederen, moet je vermelden wat je levert en de hoeveelheid hiervan. Bijvoorbeeld 40 truien of 20 kilo meel.
  • Wanneer je een factuur stuurt van een dienst die je geleverd hebt, moet je vermelden wat de dienst is en de inhoud ervan. Bijvoorbeeld het schilderen van een huis van 20 m2 of het lakken van nagels van 30 minuten.
  • Je vermeldt de datum waarop deze diensten en goederen geleverd zijn. Wanneer er sprake is van een vooruitbetaling, wordt hier de datum van vermeld.
  • Niet te vergeten, moet het bedrag dat van de klant wordt gevraagd, exclusief btw, vermeld worden.

Daarnaast wordt wel het btw-bedrag vermeld met het juiste btw-tarief. Deze wordt dus los van de prijs vermeld. Hoe je het btw-bedrag precies afrondt en opstelt kan je op deze site van de Belastingdienst lezen.

Voorbeeld van een factuur

In het onderstaande voorbeeld van een factuur kan je duidelijk alle eisen zien waaraan moet voldaan.

Wanneer mag je een eenvoudige factuur opstellen?

In het geval dat het bedrag waarvan je een factuur gaat sturen inclusief btw lager dan 100 euro is, mag je een eenvoudige factuur opstellen. Maar dan moet je wel minstens de volgende eisen vermelden:

  • De datum waarop je de factuur uitreikt.
  • De juridische naam van de onderneming en de adresgegevens waar de onderneming feitelijk gevestigd is.
  • De goederen of diensten je hebt geleverd en de inhoud ervan.
  • Het bedrag van de btw.
factuur opstellen advies

Hoe maak je een digitale factuur?

In deze tijd van digitalisering is het voor veel mensen het makkelijkste voor je eigen boekhouding om je factuur elektronisch te versturen. Het is erg handig om gebruik te maken van e-facturen (digitale facturen), aangezien deze direct in jouw administratie worden verwerkt net zoals die van je klant. E-facturen kun je gemakkelijk verzenden vanuit je boekhouding naar je klant. Voor een e-factuur gelden de eisen waaraan een factuur moet voldoen die hierboven vermeld staan, die opgesteld zijn door de Belastingdienst. Je kan dan vervolgens je facturen inscannen van papier naar pdf om deze te versturen naar je klant.

Het boekhoudingsprogramma PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), is het standaard programma wat gebruikt wordt om e-facturen uit te wisselen. Het is een streng beveiligd boekhouding programma ontwikkeld door de Nederlandse overheid. Hierin wordt gelijk jouw administratie gecheckt en geregistreerd net zoals die van je klant. Je wordt daarom streng gecontroleerd door het programma voordat je toegang krijgt. Het is dus aan te raden gebruik te maken van deze boekhoudsoftware, wanneer je je facturen digitaal wil verzenden. Op de site van de Nederlandse Peppolautoriteit staat duidelijk uitgelegd hoe je PEPPOL kunt gebruiken als boekhoudsoftware.

Hoe maak je een factuur wanneer je zaken in het buitenland doet?

Als er sprake is van een klant waarmee je zaken doet die niet dezelfde taal spreekt, stel je je factuur op in het Engels. Het zijn precies dezelfde eisen waar je aan moet voldoen en de gegevens die je moet op stellen, dit moet natuurlijk alleen nog wel vertaald worden. Het enige wat anders is, is dat wanneer je een factuur naar een bedrijf in het buitenland verstuurt, je verplicht bent het btw-nummer van het buitenlandse bedrijf (jouw klant) op de factuur te vermelden. Dit kan je vinden op de website van de Europese Commissie, waar je het btw-nummer voor verschillende landen kan checken. Soms hoef je helemaal geen btw in rekening te brengen, dan is de btw ‘verlegd’, maar in andere gevallen moet je juist wel de btw in rekening brengen. Deze uitzonderingen kan je vinden op de website van de Belastingdienst. Tip voor het opstellen van een factuur in het Engels: het woord voor factuur in het Engels is ‘invoice’ en het woord voor btw is ‘VAT’. 

Ten slot (aanrader)

Wil je meer weten over het opstellen van facturen, of heb je hulp nodig dan kan altijd terecht bij de specialisten van Firm24!

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31(20) 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een rechtspecialist
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00