Kennisbank

Legalisatie, dit is wat je moet weten

    Wanneer een handtekening ‘voor echt’ wordt verklaard, heet dit legalisatie. Dit kan handig zijn bij goederentransport of een gegeven volmacht, maar ook voor het gebruik van bepaalde documenten zoals een diploma in het buitenland. Er zijn verschillende instanties die een document kunnen legaliseren. In dit artikel lees je alles over legalisatie.

    Wat is legalisatie?

    Met legalisatie wordt er een officiële bevestiging gedaan dat een handtekening op een bepaald document door een tekenbevoegde is gedaan. Het betekent eigenlijk gewoon dat een handtekening voor ‘echt’ wordt verklaard. Het kan per document verschillen wie deze verklaring kan doen. Vaak gaan mensen naar de notaris, maar soms is het nodig om andere instanties erbij te betrekken.

    Waarom legalisatie?

    Er zijn veel verschillende redenen voor legalisatie. In sommige landen is het nodig voor de import van producten maar het kan ook voor de geldigheid van een diploma gebruikt worden. Vaak wordt legalisatie gebruikt als je zaken met het buitenland doet, maar dit is niet altijd zo. Het heeft ook algemene voordelen zoals het voorkomen van onenigheid over de tekenbevoegdheid van iemand en het verkleinen van de de kans op misbruik van een handtekening.

    Legalisatie voor ondernemers

    Legalisatie is voor heel veel verschillende zaken handig. Voor sommige documenten zoals diploma’s of medische verklaringen is het nodig om rechtsgeldig te zijn. Verder is het vooral handig voor ondernemers die zaken doen met het buitenland aangezien het rechtszekerheid in het internationale handelsverkeer biedt.

    Hoe legaliseer je een document?

    In Nederland en in het buitenland is iedere notaris bevoegd om een handtekening voor echt te verklaren. Het enige wat je hoeft te doen is een afspraak maken bij een notariskantoor, die kunnen jouw document dan met een handtekening en een ambtsstempel voor echt verklaren. Hier kunnen wel kosten voor in rekening worden gebracht, dus bespreek dit altijd van tevoren zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Onze adviseurs kunnen jou hier ook bij helpen! Start even een chat op.

    Het is ook mogelijk om bij de gemeente bepaalde documenten te laten legaliseren. Je kan voor de legalisatie van een document bij iedere gemeente in Nederland terecht, je hoeft niet per se naar de gemeente waar je in woont. De gelegaliseerde handtekening krijg je meteen mee!

    Hoe legaliseer je een transportdocument?

    Als je een document wil laten legaliseren voor transportdoeleinden, kan dit in Nederland bij verschillende instanties. Het is altijd verstandig om bij de ambassade of consulaat van het land waar je naartoe gaat te vragen aan welke eisen het document moet voldoen. Bij de KvK kan je handelsdocumenten en zakelijke documenten laten legaliseren. Let op! De KvK legaliseert alleen documenten waarvoor het land van bestemming dit heeft voorgeschreven. Daarbij mag je niet alles in een document laten legaliseren zoals verklaringen over geloof en ras. Overleg daarom vooraf altijd met de KvK of je document gelegaliseerd kan worden.

    Het Apostilleverdrag

    Er zijn ook documenten die onder het Apostilleverdrag vallen. Dit zijn documenten die met een apostille (een stempel of een sticker) voor echt verklaard moeten worden. Zo’n apostille haal je bij de Nederlandse Rechtbank. Dit geldt bijvoorbeeld voor diploma’s en notariële akten.

    Wat als ik een document uit het buitenland in Nederland wil gebruiken?

    Als je een buitenlands document wil laten legaliseren zodat deze in Nederland geldig is, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Als het document afkomstig is uit een land van de Europese Unie hoeft deze niet gelegaliseerd te worden. Het document moet wel beschikbaar zijn in Engels, Nederlands, Frans of Duits. Dus het kan zo zijn dat het document vertaald moet worden.

    Als je een document van buiten de Europese Unie wil laten legaliseren, moet je dit doen in het land waarvan het afkomstig is. Het kan per land verschillen hoe je dit laat doen. Check daarom de website van Nederland wereldwijd, die alle informatie over legalisatie per land aangeeft.

    Welke documenten kun je laten legaliseren?

    Dit zijn wat voorbeelden van documenten die een notaris kan legaliseren:

    • Een volmacht
    • Een handtekening

    Voorbeelden van documenten die je bij de gemeente kan laten legaliseren zijn:

    • De aanvraag van een garantstelling
    • Medische verklaringen
    • Verklaringen omtrent inkomen en vermogen

    Documenten die onder het Apostilleverdrag vallen zijn:

    • Documenten van rechterlijke organisaties
    • Administratieve documenten - diploma’s, getuigschriften, akten
    • Notariële akten
    • Aktes van de burgerlijke stand
    • Officiële verklaringen op onderhandse stukken

    Ten slotte, wat voorbeelden van documenten die de KvK kan legaliseren. Let op! Het is verstandig om eerst contact op te nemen met de KvK over jouw specifieke document om te checken of zij deze kunnen legaliseren.

    • Handelsdocumenten
    • Douaneformaliteiten
    • Zakelijke documenten

    Voor sommige documenten zijn meerdere legalisaties nodig. Het kan zo zijn dat er een tweede legalisatie van het Consulair Dienstencentrum (CDC) of de rechtbank nodig is. Sommige landen eisen zelfs een derde legalisatie die bij hun ambassade in Nederland gehaald moet worden.

    Wat zijn de kosten?

    In 2022 kan je bij de gemeente voor € 21,70 een handtekening laten legaliseren. Bij het CDC rekenen ze € 10 per document dat gelegaliseerd moet worden. Bij notarissen kunnen prijzen verschillen maar het kost ongeveer € 40,00 per handtekening.

    Ten slot (aanrader)

    Om er zeker van te zijn dat je geen stappen over het hoofd ziet, is het verstandig om contact op te nemen met de specialisten van Firm24 die jou verder kunnen helpen!