Aandeelhoudersvergadering en notulen geregeld via Firm24

De aandeelhouders vormen samen de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Zij komen regelmatig bij elkaar in de vorm van een vergadering om besluiten te maken over belangrijke onderwerpen. De Algemene Vergadering is dus een bijeenkomst, maar ook een orgaan van de vennootschap. 

De aandeelhouders beslissen bijvoorbeeld over de benoeming en ontslag van bestuurders, de uitkering van dividend, statutenwijziging en liquidatie. 

De notulen is eigenlijk een kort schriftelijk verslag van een vergadering. Het is dus een samenvatting van wat er tijdens de vergadering is besproken. 

Het is handig om notulen op te stellen van de vergadering, zodat er achteraf kan worden teruggelezen wat er precies besproken is. Vooral wanneer er onenigheid bestaat over een punt, is het verstandig en handig om de notulen erbij te kunnen pakken. 

De wet geeft geen verplichting tot het maken van notulen, maar een vennootschap kan de verplichting wel in de statuten opnemen. Ook zonder deze statutaire verplichting wordt verwacht van een goed ondernemingsbestuur dat er bij de algemene vergadering van aandeelhouders wordt genotuleerd. 

Bij het houden van aantekening van de genomen besluiten wordt er alleen opgeschreven wat de genomen besluiten zijn. Dit is ook wel een besluitenlijst. De verdere overwegingen tot een besluit staan wel in de notulen.

De notulen moeten op het kantoor van de vennootschap ter inzage liggen van de aandeelhouders en andere vergadergerechtigden. De notulen worden gewoonlijk 7 jaar bewaard. 

• De statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
• De locatie en de datum van de vergadering
• De aanwezigen en in welke hoedanigheid
• De wijze van oproeping voor de vergadering
• Of er is voldaan aan de formele voorschriften voor de vergadering
• Een vastlegging van de genomen besluiten en uitslag per stemming
• Een samenvatting van wat er besproken is

De notulen kunnen of worden vastgesteld en ondertekend door de voorzitter of worden vastgesteld tijdens de volgende vergadering. Als er een statutaire verplichting tot notuleren bestaat, staat in de statuten ook vaak hoe de notulen worden vastgesteld.