Alles wat je moet weten over een 403-verklaring

Bij het oprichten en bestieren van een onderneming komt veel kijken, zo ook de aanvragen van verklaringen en vergunningen. Wat is een 403-verklaring precies, hoe kom je eraan en waar gebruik je ‘m voor? Dit alles lees je hieronder.

Wat is een 403-verklaring?

Elke onderneming die een rechtspersoon is, is er in principe toe verplicht een jaarrekening op te stellen. Als de rechtspersoon dochtermaatschappij is van een moedermaatschappij (of op een andere manier onderdeel is van een groep) kan er vrijstelling van deze verplichting plaatsvinden. Daarvoor moet de moedermaatschappij wel verklaren de hoofdelijke aansprakelijkheid voor de verplichtingen van de dochtermaatschappij op zich te nemen. Dat doet de moedermaatschappij door middel van een 403-verklaring, die je daarmee ook wel een aansprakelijkheidsverklaring kan noemen. Deze is noodzakelijk omdat schuldeisers inzicht moeten kunnen blijven houden in de financiële zaken van de dochteronderneming. Raadpleging van het handelsregister is namelijk niet meer mogelijk wanneer een 403-verklaring wordt verkregen, omdat dat de dochteronderneming vrijstelt van de plicht tot het deponeren van een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel.

Voorwaarden en aandachtspunten

Om in aanmerking te komen voor een vrijstelling middels een 403-verklaring, moet aan onderstaande voorwaarden worden voldaan:

• De financiële gegevens van de vrij te stellen dochtermaatschappij moet samengevoegd zijn in de jaarrekening van de moedermaatschappij;
• alle aandeelhouders van de dochteronderneming in kwestie moeten schriftelijk hebben ingestemd middels een instemmingsverklaring;
• de moedermaatschappij heeft verklaard de aansprakelijkheid voor de verplichtingen van de dochtermaatschappij op zich te nemen.

Belangrijk om indachtig te houden:

• De verklaring is zelf het ijkpunt voor de schulden die al dan niet gedekt worden door de samenvoegende partij. Leg dus goed vast welke verplichtingen je overneemt van een dochtermaatschappij.
• De aansprakelijkheid geldt alleen voor schulden die het gevolg zijn van rechtshandelingen van de dochteronderneming. De verantwoordelijkheid voor zaken die in strijd zijn met de wet berust te allen tijde bij de dochteronderneming zelf.
• De 403-verklaring ziet ook op toekomstige schulden van de dochtermaatschappij (dus ook daarvoor is de samenvoegende (moeder)maatschappij verantwoordelijk).
• In tegenstelling tot de 403-verklaring, moet de bijbehorende instemming jaarlijks worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel om aanspraak te kunnen maken op vrijstelling.

Voor- en nadelen

Een regeling als deze kan een uitkomst bieden voor de dochtermaatschappij, maar kent wel bepaalde risico’s. Zie de lijstjes hieronder.

Voordelen

• Een moedermaatschappij heeft vaak ‘bredere schouders’ dan een dochtermaatschappij en kan zwaardere schuldenlasten beter dragen;
• Je deponeert slechts één jaarrekening, dus minder administratieve rompslomp;
• Je kunt voor de hele groep van ondernemingen een financieringsovereenkomst afsluiten.

Nadelen

• De dochtermaatschappij krijgt als het ware een carte blanche: omdat de moedermaatschappij aansprakelijk is, kan de dochtermaatschappij zich meer permitteren (wel binnen de kaders van de wet, uiteraard);
• Als de verklaring te ruim (lees: vaag) is geformuleerd, heeft dit gevolgen voor de aansprakelijkheid van de moeder- en dochtermaatschappij;
• De 403-verklaring blijft geldig tot deze wordt ingetrokken, vergeet deze dus niet (in het bijzonder bij zaken als fusies en splitsingen);
• Schuldeisers kunnen bezwaar maken tegen intrekking van de 403-verklaring.

Intrekkingsverklaring

Als de regeling van de 403-verklaring stopgezet moet worden, moet je hiervoor een zogeheten intrekkingsverklaring deponeren bij de Kamer van Koophandel (deze komt in het handelsregister terecht). De ontheffing van de dochtermaatschappij wordt dan tenietgedaan, ware het niet dat alle schulden die bestonden vóór bekendmaking van de intrekking voor rekening van de moedermaatschappij blijven. Ook schulden die een gevolg zijn van rechtshandelingen die plaatsvonden vóór bekendmaking blijven de verantwoording van de moedermaatschappij. Deze zogenaamde ‘restaansprakelijkheid’ kan alleen worden beëindigd als de dochteronderneming niet langer onderdeel uitmaakt van de groep van de moedermaatschappij en de voorgenomen beëindiging bij de KvK is gedeponeerd en is aangekondigd in een landelijk dagblad.

Hulp nodig?

We staan voor je klaar! Plan een vrijblijvend check-gesprek in en ontdek of een 403-verklaring jouw en je concern kan helpen.