Administratiekantoor; slim of weggegooid geld?

Of je nou een startende ondernemer bent of al wat langer een BV hebt: administratie is een never ending story. Althans, als je dit zelf blijft doen. Want, je kan de meeste administratieve klusjes ook uitbesteden, bijvoorbeeld aan een administratiekantoor. Wat de voor- en nadelen hiervan zijn en welke zaken je allemaal kan uitbesteden aan zo’n administratiekantoor lees je in dit artikel.

Het administratiekantoor, wat en voor wie?

Als administratie niet jouw ding is of als je altijd torenhoog opziet tegen het doen van administratieve klussen dan is het zeker het overwegen waard om dit uit te besteden aan een administratiekantoor. Je kan voor allerlei soorten administratie terecht bij een administratiekantoor, zoals belastingaangifte, het opstellen van de jaarrekeningen of financieel advies. Administratiekantoren zijn er voor iedereen. Of je nou net begonnen bent als ondernemer of al een tijdje bezig bent en of je nou een deel wil uitbesteden of alle administratie wil uitbesteden.

Het administratiekantoor versus het accountantskantoor

Misschien denk je wel ‘Het laten uitbesteden van de administratie… dat komt me bekend voor?’ En dat kan zomaar kloppen, want boekhouders en accountants hebben naast het administratiekantoor ook allemaal te maken met de financiële administratie van een onderneming. Hoog tijd om even naar de verschillen te kijken tussen een administratiekantoor en een accountantskantoor. Eigenlijk is het verschil heel simpel, want bij een administratiekantoor werken boekhouders en bij een accountantskantoor werken accountants. Boekhouders hebben wat minder bevoegdheden dan accountants. Zo mag een boekhouder geen jaarrekening samenstellen en controleren omdat een boekhouder geen beschermde titel is. Een accountant daarentegen is wel een beschermde titel en mag dit dus wel. Bij een administratiekantoor kan je dus ook eerder terecht voor financieel advies, omdat een accountantskantoor zich vooral bezighoudt met het controleren van financiële documenten.

Een breed scala aan taken

Administratie is een breed begrip en dat zijn de taken van een administratiekantoor ook. Je kunt als ondernemer met heel veel verschillende administratieve klussen bij een administratiekantoor terecht en daarom hebben we deze taken voor je op een rijtje gezet:

De belastingaangifte

Allereerst kan je bij een administratiekantoor terecht voor belastingaangiften. Wanneer je ondernemer bent moet je verplicht ieder jaar een aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting doen. Maar dit is niet alles, want denk ook aan de aangifte omzetbelasting (BTW-aangifte) en aan de belastingaangifte voor loonheffingen. Zoveel belastingaangiften betekent ook veel verschillende formulieren, veel verschillende regels en misschien ook wel verschillende belastingvoordelen. Een administratiekantoor kan je helpen deze aangiften goed uit te voeren en kan je adviseren over eventuele belastingvoordelen.

Financieel advies

Vaak kan je bij een administratiekantoor ook terecht voor financieel advies. Wat dat precies inhoudt, ligt helemaal aan de behoeften die jij hebt als ondernemer. Misschien wil jij wel meer advies over aandelen of over een zakelijk krediet. Als ondernemer sta je vaak voor financiële keuzes en daarom kan het heel fijn zijn om financieel advies te krijgen van iemand die hier helemaal in thuis is.

Jaarrekeningen en jaarverslagen

Ieder jaar moet je als bedrijf of organisatie een jaarverslag opstellen met hierin als belangrijk onderdeel de jaarrekening. De jaarrekening geeft een financieel overzicht van jouw onderneming van dat afgelopen jaar. Een administratiekantoor kan je helpen met het opstellen van de jaarrekening. Let wel op dat een administratiekantoor niet bevoegd is om de jaarrekening daadwerkelijk samen te stellen en goed te keuren. Hier zijn alleen accountants voor bevoegd.

Salarisadministratie

Misschien heb je hier als beginnend ondernemer nog niet zoveel mee te maken, maar als je al wat langer onderneemt en een groot bedrijf hebt met veel werknemers is de salarisadministratie een belangrijke taak. Salarisadministratie is alle administratie betreffende de salarissen van jouw werknemers. Hoeveel loon krijgt iedereen en wanneer wordt dit uitbetaald? Veel bedrijven kiezen ervoor om salarisadministratie zelf te doen, maar door de snel veranderende en complexe wetgeving op het gebied van salarisadministratie is het slim om dit uit te besteden.

Algemene administratieve klussen

We missen nog een belangrijke taak, namelijk de overige administratie die je kan uitbesteden aan een administratiekantoor. Als ondernemer heb je veel algemene administratieve taken waar je constant mee te maken hebt. Denk bijvoorbeeld aan de bonnetjes en de facturen. Bij een administratiekantoor kan je ook terecht voor crediteuren- en debiteurenbeheer. Dit zijn eigenlijk alle geldstromen die binnen jouw onderneming lopen. Welke facturen moeten nog betaald worden aan jou en wat moet jij zelf nog betalen als ondernemer. Een goed crediteuren- en debiteurenbeheer is belangrijk omdat je zo beter overzicht krijgt van de financiële situatie van jouw onderneming.

Welk kantoor past bij mij?

Wanneer je besluit gebruik te maken van een administratiekantoor is het noodzakelijk om goed na te denken wat voor soort administratiekantoor je zou willen inschakelen. Zo is het allereerst belangrijk dat je een keuze maakt tussen een online of fysiek administratiekantoor. Het grote verschil is dat je bij een online kantoor vaak zelf ook wat zaken moet doen zoals het opstellen van facturen. Bij een fysiek kantoor daarentegen kan je vaak alles laten uitbesteden en kan je eens in de zoveel tijd fysiek een afspraak inplannen. Naast de keuze of je voor een online of fysiek kantoor wil gaan kan je er ook voor kiezen om een kantoor te kiezen die gespecialiseerd is in de branche waarin jij werkt. Veel administratiekantoren zijn niet gericht op een bepaalde branche, maar wanneer dit wel het geval is kan dit als voordeel hebben dat ze jou beter kunnen adviseren over belastingvoordelen specifiek voor jouw branche. Als laatste is het vooral belangrijk dat jij een kantoor kiest waar je je goed bij voelt. Doe dus goed research voordat je een keuze maakt.

De voordelen en de nadelen

Twijfel jij nog of je wel of geen gebruik moet maken van een administratiekantoor? We hebben nog een aantal voordelen en nadelen voor je die de keuze misschien wat vergemakkelijken.

Voordelen

Een van de grootste voordelen van een administratiekantoor is dat het jou als ondernemer heel veel tijd bespaart. Eén administratief klusje neemt misschien niet zoveel tijd in beslag maar als je alle administratieve klussen bij elkaar optelt dan is het ontzettend veel werk. Door dit uit te besteden kan jij je bezighouden met andere aspecten van het ondernemen. Daarnaast is administratie een vak apart en weet je met een administratiekantoor zeker dat het op een goede manier gebeurt. Zo heb jij zelf geen stress meer of je misschien ergens een aantal cijfertjes hebt omgewisseld.

Nadeel

Helaas staat er tegenover deze voordelen ook een nadeel, want de kosten voor een administratiekantoor kunnen best hoog zijn. Ieder administratiekantoor hanteert andere kosten. Zo zijn er wat goedkopere en wat duurdere kantoren en hanteren sommige een vast bedrag per maand of per jaar, terwijl andere werken met een uurtarief. Ga er vanuit dat een administratiekantoor minimaal 100/200 euro per maand kost, afhankelijk van wat je wil uitbesteden.

Tot slot

Hopelijk hebben we je een beetje op weg kunnen helpen! Heb je nog andere vraagstukken? Neem een kijkje in onze kennisbank of plan een gratis check-gesprek in met een van onze adviseurs en stel al je vragen!