Algemene voorwaarden opstellen, hoe doe je dat eigenlijk?

Helder en duidelijk communiceren: één van de belangrijke lessen die we allemaal als kind geleerd hebben. Natuurlijk is dit ook als ondernemer belangrijk tegenover je klanten. Het opstellen van goede algemene voorwaarden kan je hierbij helpen. Over algemene voorwaarden opstellen lees je in dit artikel alles!

Wat zijn algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden zijn algemene regels die je met je kopers of afnemers van producten of diensten afspreekt. Ze zijn aanvullend op de overeenkomst die gesloten wordt. Denk hierbij aan afspraken over aansprakelijkheid, betalingstermijn, annulering of onkostenvergoeding. In het vervolg zal dit artikel gaan over algemene voorwaarden opstellen. Wil jij meer weten over de algemene voorwaarden zelf? Dan is dit artikel misschien wel interessant voor jou!

Wie kan er algemene voorwaarden opstellen?

In principe is iedereen bevoegd om algemene voorwaarden op te stellen. Wel moet je kennis van zaken hebben zodat de inhoud ervan voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Daarom worden algemene voorwaarden meestal opgesteld door een jurist. Daarentegen lijken de algemene voorwaarden van veel ondernemingen erg op elkaar. Het is daarom zeker niet altijd nodig om per onderneming hele nieuwe algemene voorwaarden op te stellen. Om die reden maken veel ondernemingen gebruik van zogenaamde model algemene voorwaarden, oftewel een algemene voorwaarden voorbeeld. Deze model algemene voorwaarden kunnen makkelijk gepersonaliseerd worden voor een specifieke onderneming. Voor het opstellen van jouw algemene voorwaarden kan je ook terecht bij de juristen van Firm24.

Wat moet er allemaal in de algemene voorwaarden staan?

Algemene voorwaarden verschillen sterk per onderneming en branche. Wel zijn er aantal zaken die vaak in de algemene voorwaarden opgenomen zijn, zoals:

• Betalingstermijn: Er is in de wet voor consumenten een betalingstermijn van 30 dagen geregeld. Dit is in sommige branches echter veel te lang. Daarom mag jij als ondernemer dit ook zelf bepalen. Deze termijn moet dan wel redelijk zijn!
• Aansprakelijkheid: In principe ben je als ondernemer aansprakelijk voor de schade die ontstaat uit het leveren van jouw product of dienst. Een belangrijke reden voor ondernemers om algemene voorwaarden op te stellen is dan ook om de aansprakelijkheid te verminderen. Het is daarentegen niet toegestaan om je aansprakelijkheid volledig uit te sluiten in de algemene voorwaarden.
• Garantie: Veel ondernemers willen aan hun klanten duidelijk maken dat hun product of dienst van goede kwaliteit is. Om dat te doen kunnen ze de wettelijk garantie van 6 maanden uitbreiden in hun algemene voorwaarden. Dit houdt in dat de onderneming instaat voor het bereiken van een bepaald resultaat of eigenschappen van een product. Hou er wel rekening mee dat je de wettelijke garantie niet in mag perken!
• Leveringsafspraken: Onder leveringsafspraken vallen alle zaken omtrent de levering van een product. Denk hierbij aan de betaling van de kosten van het transport, de verzekering en de invoerrechten, maar ook bijvoorbeeld afspraken over de levertijd.

Wat mag niet in de algemene voorwaarden staan?

Je bent als ondernemer niet vrij om alle afspraken zomaar in de algemene voorwaarden op te nemen. Er zijn twee regels aan verbonden:

Kernvoorwaarden

Er mogen geen zogenaamde kernvoorwaarden in de algemene voorwaarden opgenomen worden. Dit zijn speciale eisen die aan de dienst of het product zelf verbonden zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de prijs, kleur of het aantal.

Onredelijke voorwaarden

Verder mogen er ook geen onredelijke voorwaarden in de algemene voorwaarden opgenomen worden. Om meer houvast te bieden in wat onredelijke voorwaarden zijn staan er in de wet voorbeelden van opgesomd. Er is de zwarte lijst, deze bevat voorwaarden die altijd onredelijk zijn. En er is de grijze lijst, deze bevat voorwaarden die onredelijk zouden kunnen zijn.

Wanneer is de klant gebonden aan de algemene voorwaarden?

De klant is pas gebonden aan de algemene voorwaarden als deze duidelijk kenbaar gemaakt zijn. De klant moet de mogelijkheid hebben om kennis te nemen van de algemene voorwaarden. Dit kan ofwel door ze ter hand te stellen ofwel door ze mee te sturen. Er zijn twee manieren waarop je de algemene voorwaarden ter hand kan stellen. De eerste manier is om de algemene voorwaarden fysiek aan de klant mee te geven. De tweede manier is om de algemene voorwaarden elektronisch toegankelijk te maken op een door jou medegedeeld adres. Let op! Bij elektronische toegang moet het voor de klant wel mogelijk zijn om de algemene voorwaarden te downloaden.

Wat gebeurt er met onduidelijke algemene voorwaarden?

In de wet wordt de consument meer beschermd dan de ondernemer. Dit is gedaan omdat de wetgever de consument als een zwakkere partij ziet. Om die reden is het zo dat als een bepaling uit de algemene voorwaarden dubbelzinnig uitgelegd kan worden, de voor de consument meest gunstige uitleg gebruikt wordt. Het is dus van groots belang dat de algemene voorwaarden duidelijk opgesteld zijn.

In welke taal moet ik de algemene voorwaarden opstellen?

Over het algemeen geldt er in Nederland geen taalvereiste voor de algemene voorwaarden. Wel is het de regel dat de wederpartij de algemene voorwaarden moet begrijpen. Je algemene voorwaarden in het Chinees opstellen en op de Nederlandse markt opereren heeft dus weinig zin. Ook is het handig om als je op een andere markt gaat opereren je algemene voorwaarden ook in die taal op te stellen. Daarentegen is het soms voldoende om Engelse algemene voorwaarden te hanteren als je weet dat je klanten deze taal allemaal beheersen. Ook voor algemene voorwaarden in het Engels kan je terecht bij de juristen van Firm24!

Verplichte algemene voorwaarden in sommige brancheorganisaties

Sommige brancheorganisaties verplichten hun leden om bepaalde algemene voorwaarden te gebruiken. Andere brancheorganisaties stellen algemene voorwaarden ter beschikking die je kan gebruiken. Dit gebeurt bijvoorbeeld in de makelaardij, het onderwijs of de kinderopvang. Op deze site kan je controleren of dit voor jouw brancheorganisatie geldt.

Algemene voorwaarden laten deponeren bij de Kamer van Koophandel

Na het opstellen van de algemene voorwaarden kan je je algemene voorwaarden laten deponeren bij de Kamer van Koophandel of de rechtbank. Dit is geen verplichting, maar kan wel een aantal voordelen meebrengen. Het eerste voordeel is dat de klant de algemene voorwaarden altijd kan opvragen en raadplegen. Let wel op! Het is na het deponeren alsnog verplicht om de algemene voorwaarden actief te verstrekken aan jouw klant. Het tweede voordeel is dat je een deponeringsdatum meekrijgt. Als er in de toekomst ooit een geschil ontstaat over hoe de algemene voorwaarden luidden op een bepaalde datum in het verleden, kan je dit met de deponeringsdatum bewijzen.

Wijzigen van algemene voorwaarden

Het wijzigen van de algemene voorwaarden voor nieuwe klanten is op ieder moment mogelijk. Als je deze nieuwe klanten bij het sluiten van de overeenkomst de nieuwe algemene voorwaarden ter hand stelt zijn ze daaraan gebonden.

Het is een ander verhaal als het gaat om een wijziging van de algemene voorwaarden van een doorlopende dienst. In dat geval is er onderscheid gemaakt tussen consumenten en zakelijke klanten. Hierbij is het van belang dat er een goed geformuleerde wijzigingsclausule in de algemene voorwaarden opgenomen is. Een wijzigingsclausule is een clausule waarin vermeld staat dat jij als ondernemer de algemene voorwaarden eenzijdig mag aanpassen. Bij het ontbreken van zo’n wijzigingsclausule mag je bij zowel consumenten als zakelijke klanten de algemene voorwaarden alleen wijzigen met toestemming van de wederpartij. Als er wél een wijzigingsclausule is opgenomen mag je bij zakelijke klanten de algemene voorwaarden wijzigen, indien deze wijziging wordt doorgegeven. Bij consumenten komt hier nog een voorwaarde bovenop. Als je gebruikmaakt van de wijzigingsclausule tegenover consumenten moet hen ook het recht worden gegeven om de overeenkomst vanaf dat moment te ontbinden.

Complex maar belangrijk

Het duidelijk en helder opstellen van de algemene voorwaarden is dus erg belangrijk. Als dit niet gebeurt ben jij als ondernemer daar vaak de dupe van! Daarom is het van groots belang om deze complexe taak goed uit te voeren. Daar kunnen wij jou bij Firm24 een handje mee helpen! Op deze pagina kan je een intake gesprek inplannen met een jurist die jou verder op weg kan helpen met betrekking tot het laten opstellen van de algemene voorwaarden.