Kennisbank

Alles wat jij moet weten over apostilles!

Het kan voorkomen dat jij voor je onderneming documenten moet gebruiken in het buitenland. Bijvoorbeeld voor een vergadering met buitenlandse investeerders of met het buitenlandse onderdeel van je onderneming. In ieder land kunnen de geldigheidseisen die aan documenten worden gesteld verschillen. 

Om dit probleem te verhelpen is het apostilleverdrag in het leven geroepen. Door dit verdrag is het makkelijker voor jou om documenten te gebruiken in het buitenland. In dit artikel gaan we dieper in op apostilles, het apostilleverdrag en alles waar jij als ondernemer op moet letten.

Wat is legalisatie ook al weer?

Als je gebruik wil maken van een apostille, is het eerst van belang om stil te staan bij legalisatie. Legalisatie is het legaliseren van Nederlandse documenten voor buitenlands gebruik. Bedrijven laten hun documenten registreren zodat er achteraf geen enkele twijfel bestaat over de echtheid van handtekening. Hierdoor verkleinen ze de kans op misbruik. De manier waarop dit gebeurt verschilt per land en per document. Een van de manier waarop jij een document kunt legaliseren is door gebruik te maken van een apostille. 

Wat is een apostille en waarvoor moet ik het gebruiken?

Een apostille is eigenlijk gewoon een duur woord voor een stempel of sticker die je haalt bij de rechtbank om jouw documenten te legaliseren voor buitenlands gebruik. Met deze apostillestempel toon je aan dat het document als het ware ‘echt’ is. Het is alleen mogelijk om gebruik te maken van een apostille in landen die aangesloten zijn bij het apostilleverdrag. 

Welke documenten kan ik legaliseren?

Er zijn tal van documenten die legalisatie vereisen. Ze vallen uiteen in de volgende zes categorieën:

  1. Overheidsdocumenten - hierbij moet je denken aan documenten van de burgerlijke stand zoals geboorteaktes of aan kopieën van een paspoort. 
  2. Diploma’s - de diploma’s van je studie of van je werk dienen gelegaliseerd te worden voor buitenlands gebruik. 
  3. Medische verklaringen - denk hierbij aan medicijn- of gezondheidsverklaringen. 
  4. Juridische documenten - als jij een beschikking van de rechtbank of een gegeven volmacht wil gebruiken in het buitenland dien je deze ook te legaliseren. 
  5. Zakelijke en handelsdocumenten - denk hierbij aan de statuten van je bedrijf, exportdocumenten of arbeidscontracten. 
  6. Vertalingen - vertalingen van de hiervoor genoemde documenten vereisen op zichzelf ook weer legalisatie. 

Wat staat er precies in het apostille verdrag?

Het apostilleverdrag is in 1961 in het leven geroepen door 103 landen, waaronder elk land van de Europese Unie, om de legalisatie van documenten voor buitenlands gebruik makkelijker te maken. In 2019 is het dankzij een verordening van de Europese Unie mogelijk om binnen de EU documenten te legaliseren zonder dat er een apostille aan te pas hoeft te komen. Echter is het wel zo dat niet iedereen hiervan op de hoogte is. Het kan dan ook geen kwaad om voor de zekerheid een apostille aan te vragen. In de landen buiten de EU is een apostille namelijk nog steeds een vereiste.

Hoe krijg ik een apostille?

Voordat jij een apostille kan aanvragen is het eerst vereist om je document door een beëdigd vertaler te laten vertalen. Deze vertaler is een expert in het vertalen van juridische vaktermen en is door de rechtbank beëdigd op basis van opleiding en ervaring. Vervolgens kun jij of iemand anders (het is immers geen vereiste om zelf naar de rechtbank te gaan) bij elke Nederlandse rechtbank jouw apostillestempel laten zetten! Daarnaast is het ook nog mogelijk om een apostillestempel te laten zetten door de beëdigd vertaler zelf. Hier zijn, in tegenstelling tot een rechtbank, meestal wel kosten aan verbonden. 

Hoe kan Firm24 jou hiermee helpen? 

Klinkt dit allemaal als muziek in de oren? Plan dan een adviesgesprek in bij ons! Mocht je na het gesprek gebruik willen maken van apostille en legalisatie, dan is Firm24 graag bereid je daarin te ondersteunen en een projectplan voor je op te stellen. Hierin wordt alle benodigde informatie voor je verzameld en een advies voor je uitgewerkt. We kunnen binnen 48 uur een afspraak voor je inplannen met een specialist! Heb je over het algemeen nog vragen? Neem dan gerust contact met ons op.

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31(20) 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00