Kennisbank

Betalingsherinnering sturen? Let vooral hier op!

Je hebt met iemand een afspraak gemaakt en aan jouw deel van deze afspraak gehouden door bijvoorbeeld een product af te leveren of werkzaamheden uit te voeren. Op dat moment verwacht je natuurlijk dat de klant ook betaalt. Een openstaande factuur is nooit leuk. Helaas kan het voorkomen dat jouw klant altijd te laat is met betalen of zelfs weigert te betalen. Om dit probleem op te lossen kan je een duidelijke betalingsherinnering sturen. In dit artikel lees je de belangrijkste informatie over een betalingsherinnering!

Wat is een betalingsherinnering?

Iedere ondernemer heeft wel eens te maken gehad met een klant die de facturen te laat of niet betaalt. Op dat moment kan je de klant een betalingsherinnering sturen. De onbetaalde factuur zal in veel gevallen alsnog worden betaald. Een betalingsherinnering is een verzoek van een schuldeiser (crediteur), waarin de schuldenaar (debiteur) wordt verzocht alsnog het factuur te betalen. Het is een vriendelijke herinnering dat er nog een onbetaalde factuur open staat, die betaald moet worden.

Wanneer verstuur je een betalingsherinnering?

Het is niet verplicht om een betalingsherinnering te versturen voor zakelijke debiteuren, maar voor consumenten is dit wel verplicht. Een zakelijke debiteuren is een andere onderneming en een consument is een particulier. Bij zakelijke debiteuren kan je meteen een zogenaamde aanmaning sturen. Later in dit artikel vind je meer informatie over een aanmaning. Een betalingsherinnering verstuur je enkele dagen nadat een betalingstermijn is verlopen. Vaak wordt in het contract of algemene voorwaarden een betalingstermijn bepaald. Pas je een betalingstermijn van 30 dagen toe? Verstuur de herinnering dan op de 31e of 32e dag. Wacht niet langer dan een maand, want dan komt het op de klant over dat je jouw eigen betalingstermijn ook niet serieus neemt. Hoe langer je wacht met het versturen van een betalingsherinnering, hoe lastiger het wordt om een factuur nog te kunnen incasseren. Wanneer je te lang wacht kan het kan zelfs gebeuren dat de verjaringstermijn van de factuur verstrijkt.

Wat staat er in een goede betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering heeft geen vormvereisten. Het is gebruikelijk om een betalingsherinnering schriftelijk per brief te versturen, maar dit kan ook mondeling of telefonisch. Daarnaast is een betalingsherinnering per e-mail of sms ook geldig. In de betalingsherinnering wordt verzocht om alsnog op korte termijn de factuur te betalen. De volgende informatie staat meestal in een betalingsherinnering:

  • Het factuurnummer;
  • De verstreken factuurdatum;
  • Het openstaande bedrag;
  • Een eventueel klant- of ordernummer;
  • Termijn waarbinnen de betaling alsnog moet worden gedaan.

Waar moet je op letten?

Het is van belang dat de toon van de betalingsherinnering vriendelijk is. Het kan namelijk zijn dat er sprake is van een vergissing, waardoor het factuur nog niet is betaald. Een formele (of boze) brief is meestal niet meteen nodig. Afhankelijk van de relatie met je klant kan je bepalen hoe formeel de toon van de betalingsherinnering het beste kan worden. Een eerste betalingsherinnering heeft meestal een vriendelijke toon maar is wel duidelijk, waardoor de relatie met de klanten goed blijft.

Het is dus ook belangrijk dat het een duidelijke betalingsherinnering is. Hierdoor weet de debiteur precies wat hij of zij moet doen en zal daarom ook sneller betalen. Allereerst moet het doel van de brief duidelijk zijn: een openstaande factuur die zo snel mogelijk betaald moet worden. Daarnaast is het verstandig om duidelijk het openstaande bedrag te vermelden en naar welke rekening dit bedrag overgemaakt moet worden. Als laatste is het van belang om zo concreet mogelijk te zijn over de betaaltermijn door een specifieke datum op te schrijven waarvoor er betaald moet worden.

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?

Je laat de klant met een betalingsherinnering en een aanmaning weten dat er nog een openstaande factuur is die betaald moet worden. Vaak wordt in de praktijk eerst gekozen om een betalingsherinnering te sturen en daarna volgt pas een aanmaning, omdat een betalingsherinnering klantvriendelijker is en minder dwingend overkomt. In een aanmaning wordt gesommeerd en kan bijvoorbeeld ook gedreigd worden dat er juridische stappen genomen indien niet wordt betaald. Een betalingsherinnering is juist vaak vriendelijker van toon. Je mag bij zakelijke klanten ook meteen een aan aanmaning versturen, maar wij raden het altijd eerst aan om een betalingsherinnering te versturen en daarna pas een aanmaning (indien nodig)!

Ten slot (aanrader)

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een betalingsherinnering? Dat kan, maak een afspraak met één van onze adviseurs. Klik hier!

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31(20) 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een rechtspecialist
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00