Kennisbank

Alles over het boekenonderzoek door de Belastingdienst

Het kan je zomaar gebeuren: een boekenonderzoek door de Belastingdienst. De belastinginspecteur zal dan langskomen en checken of je administratie en belastingaangifte kloppen. Er zijn meerdere zaken die de Belastingdienst kan controleren en er komen voor jou plichten bij kijken. Een goede voorbereiding is meer dan het halve werk. Lees daarom verder voor meer informatie over het boekenonderzoek.

Hoe werkt een boekenonderzoek precies?

Waarom een boekenonderzoek? Omdat je gebruik kunt maken van meerdere belastingvoordelen en belastingaftrek, moet er natuurlijk wel op worden toegezien dat dit juist verloopt. Om dit te controleren kan de Belastingdienst een boekenonderzoek naar je bedrijf instellen. Door middel van een boekenonderzoek kan de Belastingdienst dus controleren of je bedrijf zich aan alle belastingregels houdt. Je ontvangt altijd van tevoren een schriftelijke aankondiging van de Belastingdienst dat ze langs zullen komen voor een boekenonderzoek. In deze schriftelijke aankondiging vermelden ze welke gegevens je klaar moet leggen en wat ze precies gaan onderzoeken. Vervolgens komt de belastinginspecteur langs bij jouw bedrijf. Ook vindt een groot gedeelte van de controle digitaal plaats en kan de belastinginspecteur dit vanaf afstand doen. 

Welke gegevens worden gecontroleerd? 

Er zijn drie soorten boekenonderzoeken die de Belastingdienst bij jouw bedrijf kan instellen: algemeen boekenonderzoek, deelcontrole, loonbelasting controle en due diligence-onderzoek bij de verkoop van je bedrijf. Maar wat houden deze onderzoeken dan precies in?

Algemeen boekenonderzoek

Bij een algemeen boekenonderzoek wordt de hele administratie gecheckt. Zo’n onderzoek komt, van de drie controles, het minst vaak voor. Er zijn meerdere aanleidingen voor een algemeen onderzoek. Allereerst kan het worden ingesteld door jouw ingediende aangifte. Het kan zo zijn dat de aangifte niet klopt of dat het tot vragen roept bij de Belastingdienst. Een andere aanleiding kan een klik brief zijn: de Belastingdienst ontvangt een melding van niet-kloppende aangiftes. Dit moeten ze dan natuurlijk uitzoeken. Als laatste kan het ook gaan om een onderzoek bij een ander bedrijf. Als de Belastingdienst namelijk een onderzoek houdt bij bijvoorbeeld een klant van jouw bedrijf, kunnen verstuurde facturen of bijgehouden administratie helpen bij dit onderzoek. 

Deelcontrole

In tegenstelling tot het algemene boekenonderzoek, controleert de Belastingdienst bij een deelcontrole alleen een specifiek onderdeel van de administratie. Meestal gaat het om de afdracht van de omzetbelasting of de loonbelasting. De Belastingdienst checkt dan deze drie dingen:

  1. Of jouw jaarrekening aansluit bij de aangiftes van de omzetbelasting die jullie hebben gedaan.
  2. Of de btw-tarieven juist zijn toegepast.
  3. Of facturen kloppen.

Loonbelasting Controle

Van de controles is dit de snelste en makkelijkste. Hierbij controleert de Belastingdienst alles wat te maken heeft met de werknemers. Aan welke gegevens moet je dan denken? De contracten, loonstaten, loonstroken en jaaropgaven. Maar ook andere beloningen, zoals onkostenvergoeding voor reizen met het openbaar vervoer of afdracht verminderingen. 

Is het mogelijk om een boekenonderzoek te voorkomen? 

De Belastingdienst zegt zelf: “vroeg of laat krijg je ermee te maken”. Je kunt een boekenonderzoek dus niet voorkomen, maar er geldt wel een uitzondering voor het algemene boekenonderzoek. De Belastingdienst moet namelijk een reden hebben om het algemene onderzoek in te stellen. Je kunt het dus voorkomen door je aangiften zorgvuldig en volledig te doen en je aan de belastingregels te houden.  En daar kunnen wij je enorm goed bij helpen

Boekenonderzoek advies

In drie stappen regelt Firm24 jouw waterdichte administratie

Je kunt een algemeen boekenonderzoek dus voorkomen door een juiste en volledige belastingaangifte en administratie. Bij niet-voorkombare controles is er ook geen reden voor paniek als je je belasting en administratie goed bijwerkt. In drie stappen zorgen we ervoor dat jij je geen zorgen hoeft te maken over een boekenonderzoek

  1. Adviesgesprek: voor € 99,- plannen wij een adviesgesprek met je in. We bekijken en bespreken jouw huidige administratie en geven adviezen voor jouw toekomstige administratie. Na het gesprek ontvang je een mail met daarin het uitgebreide advies. Zo kun je dit zelf nog rustig nalezen. 
  2. Projectplan: voor € 199,- stellen wij een projectplan met je op om ervoor te zorgen dat je administratie zorgvuldig en volledig is en de Belastingdienst jou niets kan maken. 
  3. Belasting Scan: voor € 750,- voeren wij een belastingscan uit en komt aan het licht of jouw belastingaangiften klopt. Als dit niet het geval is, geen zorgen. We zijn er namelijk juist op tijd bij en kunnen nog de stappen ondernemen om de administratie kloppend te maken.  

Wat zijn mijn kansen op een boekenonderzoek? 

Een boekenonderzoek wordt ingesteld naar een X aantal bedrijven per jaar. Het gaat dus om steekproeven. Hoeveel procent dat op dit moment precies is, is niet bekend. Gelukkig gaat het maar om een paar procent per jaar. 

Welke verplichtingen komen er kijken bij een boekenonderzoek? 

Tijdens de boekencontrole heb je een meewerk plicht. Dit houdt in dat je toegang moet geven tot gebouwen van jouw bedrijf, relevante gegevens en inlichtingen, inzicht moet geven in de administratie en moet toestaan dat de Belastingdienst hier kopieën van maakt. Als laatste moet je inzicht geven in de opzet en de werking van de administratie. 

Ook heb je een fiscale bewaarplicht. Als er geen administratie is, valt er immers ook niets te checken. Er geldt een bewaarplicht van 7 tot 10 jaar. Voor de basisgegevens geldt 7 jaar. Denk hierbij aan het grootboek, debiteuren- en crediteuren administratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en de loonadministratie. Hierbij geldt dat je de administratie altijd in originele vorm bewaart; dus digitaal of papier. De bewaarplicht van 10 jaar geldt voor gegevens over onroerende zaken, levering elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten. 

Ook na de opheffing van je bedrijf kun je alsnog worden gecontroleerd. De bewaarplicht van 7 - 10 jaar geldt dus ook voor bedrijven die inmiddels al zijn opgeheven. 

Kan ik een uitzondering maken in de bewaarplicht?

Als je voor bepaalde gegevens een kortere bewaarplicht wilt hebben, kun je contact opnemen met de Belastingdienst. Een reden hiervoor kan zijn dat je geen ruimte hebt om 7 jaar administratie te bewaren. In overleg met de Belastingdienst kan het dan mogelijk zijn om een kortere bewaarplicht te krijgen. 

Ook is het mogelijk om als klein bedrijf een uitzondering te krijgen op het bewaren van de administratie in originele vorm. Je mag als klein bedrijf namelijk je gehele administratie op papier afdrukken (ook van origine digitale administratie) als je administratie binnen een redelijke termijn valt te controleren. Neem contact op met de Belastingdienst om zeker te weten of je hieronder valt. 

Los van de Belastingdienst, kunnen ook andere instanties vragen naar je administratie tot 7 jaar terug. Dus ook al geeft de Belastingdienst groen licht voor een kortere bewaarplicht, houd rekening met andere instanties. Je kunt je administratie ook digitaal bewaren als alternatief voor het weggooien ervan. Je kunt de administratie dan opslaan in de cloud, zoals in Dropbox of op Google Drive. Ook dit moet in overleg. 

Wat als je niet voldoet aan de meewerk plicht? 

Je bent dus verplicht om mee te werken aan een boekenonderzoek. Hierbij wordt van je verwacht dat je bovenstaande gegevens en toegang verstrekt. Als je niet of niet voldoende meewerkt aan het boekenonderzoek, kan de belastinginspecteur een zogenaamde informatiebeschikking aanvragen bij de rechter. Wanneer de rechter dit verzoek rechtmatig acht, legt de rechter je een informatiebeschikking op. Dan moet je alsnog de gevraagde medewerking verlenen.

Hoe lang duurt een boekenonderzoek?

Een boekenonderzoek duurt gelukkig maar een paar dagen. Wel verschilt het per type onderzoek en hoe groot je bedrijf is. Verder heb jij ook nog invloed op de snelheid van het proces: als je je administratie goed en nauwkeurig bijhoudt, zal de Belastingdienst ook sneller kunnen controleren.

Tips

Om problemen met de Belastingdienst te voorkomen, is het dus belangrijk om zorgvuldig je administratie bij te houden. Daarnaast is het ook van belang om goed op de hoogte te zijn van eventuele veranderingen in regelgeving. Wil je gebruik maken van een van onze diensten? Neem dan contact op met onze adviseurs. Ook voor vrijblijvende vragen kun je bij onze juristen terecht. Zie de chatbox rechtsonder. 

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31(20) 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00