Kennisbank

Hoe schrijf je een factuur? Dit zijn de belangrijkste onderdelen

Één van de belangrijkste onderdelen voor een ondernemer is het schrijven van facturen! Je gaat ‘als het goed is’ namelijk betaald krijgen voor bewezen diensten of het leveren van je producten. De Belastingdienst is echter wel streng met betrekking tot ​​de regels waaraan je moet voldoen, anders kun je geen gebruik maken van de btw-aftrek. In dit artikel delen we de belangrijkste onderdelen waar jij op moet letten bij het opstellen van je facturen!

Een factuur, wat is dat precies?

Voor je aan de slag gaat, moet je natuurlijk wel eerst weten wat een factuur precies inhoudt. Facturen stuur je naar je klanten om een betaling te ontvangen. Een factuur bevat zowel informatie over het te betalen bedrag, als informatie die nodig is voor de boekhouding van de klant. Een factuur bevat onder andere informatie over het product of de dienst waarvoor betaald moet worden en betalingsvoorwaarden. Hierdoor geldt een factuur voor veel ondernemingen als een ontvangstbewijs voor de koper, oftewel de klant. Daarnaast is het ook nog eens een juridisch document, wat het een bindende overeenkomst maakt. Dit betekent dat beide partijen zich behoren te houden aan de afspraak (de koop).

Van groot belang!

Omdat een factuur dus als bindende overeenkomst geldt, is het heel belangrijk om een factuur correct op te stellen en om je facturen goed bij te houden. Zo voorkom je achterstallige en ontbrekende betalingen en hou je een goed overzicht van alle betalingen en verkopen. Naast dit grote belang, is een factuur ook een visitekaartje voor je bedrijf. Dit klinkt misschien een beetje gek, maar een factuur wordt bekeken door heel veel klanten. En ongemerkt zegt een factuur best wel veel over jouw bedrijf: ziet de factuur er professioneel uit? Wat is jullie logo en wat voor producten of diensten bied je aan?

factuur

De belangrijkste onderdelen op een rij!

Op naar het belangrijkste onderdeel: hoe stel je nou zo’n factuur op? Ongeacht wat voor onderneming je ook hebt, zijn er een paar elementen die elke ondernemer terug moet laten komen in zijn factuur. Doe je dit niet? Dan kan een factuur als niet rechtsgeldig worden gezien. Je hebt als ondernemer dan geen recht op de btw-aftrek. Wees daarom ook altijd nauwkeurig met facturen die jij als ondernemer van (bijvoorbeeld) een tussenpersoon kan ontvangen. Bemerk je een fout van een factuur die je zelf ontvangen of die je zelf verstuurd hebt? Corrigeer deze dan altijd en zorg dat je een nieuwe factuur ontvangt of verstuurt zonder fouten, inclusief alle belangrijke onderdelen. Hoog tijd om eens naar deze belangrijke onderdelen te kijken! 

Je KVK-nummer

Sta je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KVK)? Dan heb je een unieke achtcijferige code die je op elke factuur moet aangeven: het KVK-nummer. Dit is een officieel bewijs dat je staat ingeschreven in het handelsregister. Voor je klanten is dit nummer een indicatie dat je op een wettige manier onderneemt. Wil jij meer weten over het KVK-nummer? Lees hier meer!

Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag

Net zoals je KVK-nummer is je btw-identificatienummer ook een officiële code die benoemd dient te worden in je facturen. En is het bedrag boven de 100 euro? Vergeet dan niet het btw-bedrag weer te geven. Lees hier alles over je btw-nummer en waar je deze kan vinden!

De factuurdatum en het factuurnummer

Door de factuurdatum op je factuur te zetten weet je klant wanneer het bedrag dat hij of zij dient te betalen is aangemaakt en vanaf wanneer een mogelijk betaaltermijn geldt. De factuurnummering van je facturen moet doorlopend zijn.

De datum van levering

Met het aangeven van de leveringsdatum erken je het product/dienst te kunnen leveren aan een klant. De klant kan op zijn beurt zien wanneer hij zijn bestelling kan ontvangen.

De naam en het adres van jezelf en je klant

Het aangeven van naam en adres is een formaliteit op elke (formele) factuur. Het is een voor de hand liggende manier om te checken of de factuur die is gemaakt van de juiste persoon komt en bij de juiste persoon aankomt.

De goederen of diensten die je levert

Elke factuur geeft aan wat er precies gefactureerd is. Zo geef je als ondernemer aan waar je je klant voor laat betalen. Dit is niet alleen een controle voor jezelf, maar ook voor de klant.

Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt

Net zoals je het soort product of dienst benoemt in de factuur, is het ook noodzakelijk om te vermelden hoeveel er van dat product is afgenomen en/of hoeveel uur er in een gegeven dienst heeft gezeten.

deal

Extra tips

Bovenstaande onderdelen mogen dus niet ontbreken wanneer je een factuur gaat opstellen. Toch zijn er nog een aantal andere zaken die van groot belang zijn rondom het opstellen van een factuur die we graag nog even onder de aandacht brengen!

Denk aan de AVG

De Algemene Gegevens Verordening (AVG) is de privacywet die sinds mei 2018 geldt voor alle ondernemers. Omdat je tijdens het factureren met persoonsgegevens in de weer bent en deze ook (digitaal) gaat versturen, moet je goed rekening houden met de regels die hier aan verbonden zijn. Persoonsgegevens mogen niet zomaar (intern) voor van alles gebruikt worden en mogen al helemaal niet zomaar verspreid worden. Houd je je niet aan de AVG regels, dan kunnen hier flinke boetes tegenover staan. Als ondernemer moet je kunnen aantonen waar je de gegevens van je klanten allemaal voor gebruikt en hoe lang je deze bewaart. In dit artikel lees je meer over de AVG.

Stuur je factuur

Het leukste gedeelte voor veel ondernemers: de financiele beloning! Om snel je geld te ontvangen van je klanten moet je zoals bovenaan al is benoemd altijd aangeven wat de betaaltermijn is. Daarnaast is het belangrijk om de factuur zo snel mogelijk te versturen naar de klant. Zorg in ieder geval dat je de factuur verstuurt voor de 15e van de maand, volgend op de maand waarin je je product of dienst hebt geleverd. De Belastingdienst noemt dit de uitreikingsdatum. Een factuur kan je digitaal of via de post versturen, waarover later meer.

Het bewaren van facturen

Facturen moet je bewaren voor verschillende redenen, maar de belangrijkste reden is toch wel de administratie. De Belastingdienst wil dat je binnen een redelijk termijn je administratie kan overhandigen. Hoe je de facturen bewaart maakt niet uit. Je kan ze elektronisch bewaren of opslaan in mappen, zolang je ze maar weer kan oproepen. Het bewaartermijn voor facturen, bonnetjes en dergelijke staat op zeven jaar. Voor onroerende goederen is dit tien jaar.

raket

Opstellen maar!

We weten nu de belangrijkste onderdelen en de andere belangrijke zaken rondom het opstellen van een factuur. Maar, wat komt er nou eigenlijk kijken bij het opstellen zelf? Kies je voor een papieren versie, schrijf je zo’n factuur met een ouderwetse balpen of gaat het toch net even anders?

Digitaal

In deze tijd van digitalisering is het voor veel mensen het makkelijkste om de factuur elektronisch te versturen. Het is erg handig om gebruik te maken van e-facturen (digitale facturen), aangezien deze direct in jouw administratie worden verwerkt, net zoals die van je klant. E-facturen kun je gemakkelijk verzenden vanuit je boekhouding naar je klant. Voor een e-factuur gelden dezelfde eisen als voor een papieren factuur, namelijk de eisen die zijn opgesteld door de Belastingdienst. Het boekhoudingsprogramma PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), is het standaard programma wat gebruikt wordt om e-facturen uit te wisselen. Het is een streng beveiligd boekhouding programma ontwikkeld door de Nederlandse overheid. Hierin wordt gelijk jouw administratie gecheckt en geregistreerd net zoals die van je klant. Het is dus aan te raden gebruik te maken van deze boekhoudsoftware, wanneer je je facturen digitaal wil verzenden. 

Het template

Als (jong) bedrijf wil je zorgen voor een professionele uitstraling. Naast dat je factuur netjes en overzichtelijk moet zijn, wil je ook graag dat je factuur past bij het imago van je bedrijf en er mooi uit ziet. Daarom hebben wij hieronder een paar handige tools genoemd die jou, ook als non creatieveling, kunnen helpen met het maken van een net en mooi template voor je facturen.

  • Canva (gratis)
  • Upwork/ Fiverr
  • Designer

Conclusie

Je factuur mag best meer zijn dan alleen functioneel. Je wilt met je factuur ook uitstralen dat je een professioneel bedrijf bent. Zorg wel dat je factuur blijft voldoen aan de bovengenoemde elementen, anders zou je problemen kunnen krijgen met je btw-aftrek. Zorg dat je je houdt aan de regels van de AVG wet, je facturen verstuurt voor de 15 van de maand en facturen zelf minstens 7 tot 10 jaar bewaart. Heb jij nog vragen of ben je benieuwd wat Firm24 voor je kan betekenen? Plan dan snel via deze link een gratis check-gesprek in of neem een kijkje in onze kennisbank

Gepubliceerd op 12 oktober 2023
Kiki Dusebout linkedin
Kiki is Content schrijver bij FIRM24. Ze schrijft over allerlei onderwerpen m.b.t. ondernemingsrecht.

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31 (0)20 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Sales team Firm24