Maak je onderneming veilig met een ‘virtual data room’

Het kan ontzettend waardevol zijn om je bedrijfsarchief volledig gedigitaliseerd tot je beschikking te hebben. Je medewerkers kunnen hier ook baat bij hebben en het zal je bedrijf ten goede komen wanneer thuiswerken wederom de norm wordt of nooit meer verdwijnt. Dit regel je door een virtual data room op te zetten. Meer weten? Lees snel verder!

Hoe zorg ik dat hybride werken werkt?

Hoewel de ellende veroorzaakt door het coronavirus grotendeels beheersbaar is geworden, zal hybride werken na corona naar men verwacht blijven bestaan. Dus zullen je werknemers ook vanuit huis moeten kunnen beschikken over alle bedrijfsinformatie die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. We horen je vragen: hoe verspreid ik deze informatie zonder me in allerlei bochten te moeten wringen én het risico te lopen dat deze informatie door slordigheid in de verkeerde terechtkomt? Een virtual data room biedt dan uitkomst.

Wat is een virtual data room?

Een virtual data room (VDR) is een volledig gedigitaliseerd archief waarin je al je bedrijfsdocumenten beveiligd kunt onderbrengen. Met name vertrouwelijke documenten zoals verzekeringspapieren en octrooien/patenten wil je zo veilig mogelijk wegstoppen. Een virtual data room biedt dan uitkomst. Het verschilt van cloudopslag omdat het veel veiliger is, maar daar betaal je ook meer voor

De kosten voor een VDR variëren en daarom is het lastig een inschatting te geven. Sommige aanbieders vragen een vast maandbedrag voor een dataroom met onbeperkte opslag van documenten; meestal kost dit tussen de € 100,-  en € 500,-. Er zijn ook bedrijven waar je per opgeslagen document een bedrag betaalt, meestal rond € 1,-, of per gebruiker.

Voordelen van een ‘VDR’

Afgezien van het feit dat je medewerkers nu ook vanuit huis bij de informatie kunnen die ze nodig hebben voor hun werkzaamheden, spreekt nog veel meer voor het inrichten van een VDR. Een VDR is zelfs beter dan simpele cloudopslag, omdat:

• de functionaliteiten uitgebreid zijn en beantwoorden aan de hoogste veiligheidseisen: zo kun je vereisen dat mensen zich op meerdere wijzen identificeren (multi factor authentication) alvorens ze toegang krijgen tot de informatie in de VDR;
• je medewerkers efficiënter kunnen werken doordat alle informatie op één plek beschikbaar is, de klok rond;
• wijzigingen aan in de VDR opgeslagen documenten/bestanden worden geregistreerd.

In vier stappen een data room opzetten

Als je eenmaal overtuigd bent door het gemak dat een virtual data room je als ondernemer biedt, is het zaak de dataroom op te zetten. Beantwoord eerst de volgende vragen:

1. Welke documenten wil je opslaan? Dit biedt inzicht in wat je van een VDR verwacht, dat maakt de keuze voor zowel een provider als een type VDR eenvoudiger.
2. Hoe toegankelijk moet je VDR zijn? Wil je dat je medewerkers ook toegang kunnen krijgen via mobiele apparaten, bijvoorbeeld? Meer toegangsmogelijkheden betekent meer risico op inbraak, ga dus zorgvuldig om met het verlenen van toegang.
3. Hoeveel ondersteuning verwacht je van je aanbieder? Sommige aanbieders van VDR’s bieden meer ondersteuning dan anderen. Voor soepele bedrijfsvoering is zoveel mogelijk ondersteuning aan te raden, ook als dit meer geld kost.
4. Vinden van een geschikte aanbieder. Als je bovenstaande vragen hebt beantwoord, kun je een geschikte aanbieder zoeken bij wie je je VDR wilt gaan onderbrengen. Aan de hand van je antwoorden op bovenstaande vragen kun je vaststellen welke aanbieder aan je eisen voldoet. Handig!

Behoefte aan hulp? Wij zijn er voor je!

Firm24 kan je assisteren wanneer je twijfelt over de beste aanbieder van VDR’s voor jouw bedrijf. Wil je even sparren over de vraag of je bedrijf toe is aan een VDR, of weet je niet hoe je bepaalt welke informatie erin thuishoort? Plan hier je gratis check-gesprek in over jouw dataroom.