Wat is een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

Wanneer je in onderhandeling treedt met een andere partij, of wanneer een partij vanwege de aard zijn werkzaamheden in contact komt met gevoelige informatie over jouw bedrijf, dan is het verstandig om deze partij zijn mond te laten houden daarover. Je kunt die verplichting vastleggen in een geheimhoudingsovereenkomst. Als je dan ook een boete koppelt aan het uitlekken van die informatie, dan heb je een goede stok achter de deur. Je kunt dan met een geruster hart de informatie delen.

Wat is een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

Een geheimhoudingsovereenkomst (Engels: non-disclosure agreement, NDA) is een overeenkomst tussen twee partijen, waarin zij zich over en weer verplichten bepaalde informatie geheim te houden. Dat zorgt ervoor dat deze twee partijen vertrouwelijke informatie kunnen uitwisselen, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over het uitlekken of verspreiden van die informatie. Als één van de partijen dat toch doet worden daar fikse boetes op gesteld in deze overeenkomst. Een geheimhoudingsovereenkomst ga je vaak aan voordat je in onderhandeling treedt over een samenwerking of koop. Een variant op de geheimhoudingsovereenkomst is de geheimhoudingsverklaring. Hierin verklaart één partij eenzijdig dat hij bepaalde informatie geheim zal houden. Dit kan ook als bepaling worden opgenomen in een andere overeenkomst, bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst.

Waarom geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

Ga je in gesprek of onderhandeling, maar wil je niet dat de bedrijfsgeheimen, jouw creatieve ideeën of andere vertrouwelijke informatie op straat komt te liggen, dan kan je deze informatie beschermen met een geheimhoudingsovereenkomst. Je ziet het vooral terug in onderhandelingen bij bedrijfsovernames, waar het noodzakelijk is dat alle (financiële) informatie open en bloot op tafel kan komen.

Wat zijn de voordelen van een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

• Je kan in gesprek gaan zonder bang te zijn dat waardevolle informatie zomaar op straat komt te liggen. De geheimhoudingsovereenkomst geeft vrijheid in het gesprek en biedt bescherming.
• Het heeft een afschrikkende werking. Wanneer partijen zich ervan bewust zijn dat de informatie onder elkaar moet blijven en dat er financiële gevolgen aan hangen wanneer de overeenkomst wordt geschonden, zal ieder wel twee keer nadenken om de informatie te delen met derden.
• Het zorgt voor duidelijkheid tussen de verschillende partijen. Het is helder welke informatie geheim moet blijven en zorgt niet voor onbegrip achteraf.
• Bij overtreding hoef je je schade niet te onderbouwen voor de rechter. Als het goed is heb je namelijk een boetebeding opgenomen, waardoor je onmiddellijk een boete kunt opeisen.

Hoe werkt het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

De informatie die in ieder geval in een geheimhoudingsovereenkomst moet staan is:

Het doel

Je gaat de geheimhoudingsovereenkomst opstellen met een doel: die specifieke informatie beschermen. Die informatie moet je dus ook heel duidelijk omschrijven.. Het vermelden van ‘geheime informatie’ is niet voldoende. Vermeld ook met welk doel de vertrouwelijke informatie wordt gedeeld. De achtergrond van de onderhandelingen is ook belangrijk. De daadwerkelijk informatie hoeft niet in de geheimhoudingsovereenkomst te staan.

Voor wie de informatie is bestemd

Laat er geen onduidelijkheid over bestaan met wie de overeenkomst wordt aangegaan. Ga je deze bijvoorbeeld aan met alleen de persoon aan de onderhandeltafel, bedenk dan of hij met medewerkers of partners aan de slag moet met deze informatie. Zo ja, dan moet je wederpartij daar ook de verantwoordelijkheid voor op zich nemen.

De duur van de geheimhoudingsovereenkomst

De informatie die tijdens de looptijd van de geheimhoudingsovereenkomst gedeeld wordt valt onder de geheimhouding. Maar het zou kunnen zijn dat de onderhandeling of de samenwerking op niets uitloopt, en dat je daarna weer op dezelfde markt aan de slag gaat of zelfs elkaars concurrent bent. Daarom wordt voor de periode na de geheimhoudingsovereenkomst ook vaak een periode van geheimhouding opgenomen in de overeenkomst. Deze geldt, ook al is de overeenkomst geëindigd (net zoals bijvoorbeeld een concurrentiebeding in een arbeidsovereenkomst).

De sanctie

Wanneer de geheimhoudingsovereenkomst wordt geschonden door de ene partij lijdt de andere schade. Maar hoe hoog is die schade? Reputatieschade, oneerlijke concurrentie door misbruik van informatie, vertrouwensschade… : het is zeer moeilijk om hier een prijskaartje aan te hangen. Daarom is het verstandig om een boetebeding op te nemen in de overeenkomst. Dan hoef je de schade niet te onderbouwen, het volstaat om eenvoudig aan te tonen dat de andere partij de informatie heeft gelekt. Het is van belang dat er een boetebedrag wordt opgenomen in de overeenkomst. Daarnaast wil je de mogelijkheid openhouden om je daadwerkelijk geleden schade te verhalen, dus neem dit ook op in je boetebepaling.

Hierbij een aantal zaken die belangrijk zijn om op te letten bij het opstellen van een geheimhoudingsovereenkomst:

• De geheimhouding geldt voor beide partijen.
• Zorg dat de informatie schriftelijk wordt gedeeld. Zo kan je achteraf duidelijk bepalen welke informatie vertrouwelijk is.
• Mondeling is dit moeilijk aan te tonen.
• Informatie kan ook via een derde partij lekken en publiekelijk bekend worden. Ook dan mag de andere partij niets met die informatie doen, tenzij je daar een uitsluitingsclausule voor opneemt.
• Op alle vertrouwelijke documenten moet ‘vertrouwelijk’ staan. Zo is er achteraf geen onduidelijkheid wat nu wel of niet geheim moet worden gehouden.
• Let op aan wie de informatie beschikbaar wordt gesteld: werknemers, partners, adviseurs, etc. Iedere partij is verantwoordelijk voor geheimhouding door de mensen die hij inschakelt.
• Leg geen andere verplichtingen vast in een geheimhoudingsovereenkomst. De overeenkomst gaat alleen over het geheimhouden van bepaalde informatie en je moet er geen andere verplichtingen aan koppelen.
• Regel bij een geheimhoudingsovereenkomst op het gebied van software wie de de gebruikersrechten over de software krijgt.
• Regel octrooien in een aparte overeenkomst.

Wat kost een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

De kosten voor een geheimhoudingsovereenkomst kunnen erg verschillen. Wil je een geheimhoudingsovereenkomst template, dan kun je dit online al aanvragen voor € 45,00 bij DAS. Dat is een betrouwbare dienstverlener.

Andere namen voor een geheimhoudingsovereenkomst

• Geheimhoudingsverklaring
• Geheimhoudingscontract.
• Non-Disclosure Agreement (NDA)
• Confidentiality agreement (CA)
• Confidential disclosure agreement (CDA)
• Proprietary information agreement (PIA)
• Secrecy agreement (SA)

Ten slot (aanrader)

Ben je na het lezen van dit artikel net als veel andere ondernemers op zoek naar verdieping over dit onderwerp? Dat kan! Plan dan nu een gratis gesprek in met één van onze adviseurs!