Wat is een KVK uittreksel en waarom heb ik het nodig?

Het aantal bedrijven in Nederland is aan het begin van 2023 gestegen tot meer dan 2,1 miljoen, wat neerkomt op een toename van 79.000 ten opzichte van het voorgaande jaar. Dit betekent dat er vandaag naast jou nog minimaal heel veel andere ondernemers actief zijn. Dit wil niet zeggen dat er constant volop geconcurreerd wordt, soms is het namelijk juist leuk om je passie met anderen te kunnen delen. Maar voordat je met een partner in zee gaat is het wel zo fijn om er zeker van te zijn dat het zuivere koffie is. Dit kun je onder andere controleren door een KVK uittreksel te kopen. Ben je benieuwd wat je precies met zo’n uittreksel kunt doen wat het is en hoe je het kan aanvragen? Lees dan verder!

Wat is een KVK uittreksel?

Iedere ondernemer moet zich bij de start registreren in het Handelsregister. Dit doe je via de Kamer van Koophandel (KVK). Het officiële bewijs van de inschrijving van jouw onderneming in het Handelsregister, heet een uittreksel. De KVK vraagt je om gegevens door te geven zoals onder andere de naam van je organisatie, adres- en contactgegevens, het aantal medewerkers en de gegevens van alle vestigingen. Zo’n KVK uittreksel, van jezelf of van andere ondernemingen, kun je vervolgens kopen bij de Kamer van Koophandel (KVK). De gegevens die dan worden verstrekt zijn de gegevens die op het moment van aanvraging gelden.

Wat staat er in een KVK uittreksel? 

Een KVK uittreksel is dus een document dat bewijst dat jij in het Handelsregister geregistreerd staat en daarmee een bestaande onderneming bent. In dit document staat onder andere vermeld:

• Naam
• KVK nummer
• Adresgegevens
• Oprichtingsdatum
• Functionarissen
• Eigenaren informatie
• Type inschrijving

Uittreksels uit het Handelsregister tonen bedrijfsgegevens op het moment van aanvragen. Als er daarna wijzigingen plaatsvinden, is de informatie over de bepaalde onderneming verouderd. Daarom vragen de meeste bedrijven dus een uittreksel aan die niet ouder is dan een maand, om zo te voorkomen dat er wordt gewerkt met foute informatie.

Waar heb je een KVK uittreksel voor nodig?

De redenen waarom ondernemers een KVK uittreksel opvragen zijn uitlopend. Meestal vragen ondernemers hun eigen KVK uittreksel aan om aan te kunnen tonen dat ze een bestaande, geregistreerde onderneming zijn. Wanneer je bijvoorbeeld een lease-auto aanschaft of een zakelijke rekening afsluit wordt er vaak om zo’n bewijs gevraagd. Daarnaast kun je ook een KVK uittreksel aanvragen van een andere onderneming om er zeker van te zijn dat het bedrijf wel betrouwbaar is. Een KVK uittreksel kan je daarnaast een goed beeld geven van wie er in het betreffende bedrijf bevoegd zijn om bijvoorbeeld contracten te tekenen. Tenslotte kun je met het uittreksel ook aantonen dat je geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil door middel van een Non-Mailing-Indicator (NMI). Als je deze activeert bij een inschrijving in het Handelsregister krijg je geen ongewenste post en verschijnt er niemand aan je deur.

Hoe lang en wanneer is een uittreksel van de KvK geldig?

De geldigheid kan verschillen. Het ligt er maar net aan met voor wat voor doel je het uittreksel van de KvK aanschaft. Het is in ieder geval belangrijk dat de naam van de tekenbevoegde staat op het uittreksel. Dit is de persoon die namens een bedrijf contracten kan ondertekenen. In veel gevallen is dat de eigenaar, maar dit kunnen ook de bestuurders zijn van de BV. Een uittreksel mag vaak niet ouder zijn dan één jaar, zodat de gegevens overeenkomen met de huidige situatie.

De verschillende soorten uittreksels

Je kunt als ondernemer vier verschillende soorten uittreksels kopen. Het verschil zit hem in hoe officieel het document is en of je hem digitaal of uitgeprint wilt ontvangen. Tenslotte kun je naast een nederlandstalige uittreksel ook nog een engelstalig uittreksel kopen. De uittreksels zijn qua inhoud precies hetzelfde als de Nederlandstalige, het enige verschil is dus de taal. Om het overzichtelijk te houden hebben vind je hieronder een opsomming van de verschillende uittreksels: 

• Inzien - niet gewaarmerkt (geen officieel document) 
• Digitaal - gewaarmerkt (officieel document
• Papieren - gewaarmerkt (officieel document)
• Engelstalig - gewaarmerkt (officieel document)

Naast het KVK uittreksel kun je ook een uittreksel uit het bevolkingsregister aanvragen. Dit is een heel ander soort uittreksel dan het uittreksel van het Handelsregister. Het uittreksel uit het bevolkingsregister is namelijk een bewijs dat je ingeschreven staat in de gemeente waar je woont, ook wel de basisregistratie personen genoemd. Deze bevat de persoonsgegevens van de inwoners van Nederland. Je kan je eigen uittreksel aanvragen bij de gemeente waar je woont.

Firm24 helpt je graag!

Voor advies over het aanvragen van een KVK uittreksel kun je altijd terecht bij Firm24! Wij voorzien je graag van de juiste informatie. Wil je graag een paar vragen stellen? Plan dan een gratis check-gesprek in!