Wat is een KVK uittreksel en waarom heb ik het nodig?

Het aantal bedrijven in Nederland is aan het begin van 2023 gestegen tot meer dan 2,3 miljoen. En de positieve trend zet zich voort in 2024. Het aantal startende ondernemers en de interesse in duurzame bedrijfsmodellen zijn de drijvende kracht achter deze aanhoudende groei. Dit betekent dat er vandaag naast jou nog minimaal heel veel andere ondernemers actief zijn. Dit wil niet zeggen dat er constant volop geconcurreerd wordt, soms is het namelijk juist leuk om je passie met anderen te kunnen delen. Maar voordat je met een partner in zee gaat is het wel zo fijn om er zeker van te zijn dat het zuivere koffie is. Dit kun je onder andere controleren door een KVK uittreksel te kopen. Ben je benieuwd wat je precies met zo'n uittreksel kunt doen wat het is en hoe je het kan aanvragen? Lees dan verder!

Wat is een KVK uittreksel?

Iedere ondernemer van een bedrijf moet zich bij de start registreren in het Handelsregister. Dit doe je via de Kamer van Koophandel (KVK). Het officiële bewijs van de inschrijving van jouw onderneming in het Handelsregister, heet een uittreksel. De KVK vraagt je om gegevens door te geven zoals onder andere de bedrijfsnaam van je organisatie, adres- en contactgegevens, het aantal medewerkers en de gegevens van alle vestigingen. Zo'n KVK uittreksel, van jezelf of van andere ondernemingen, kun je vervolgens kopen bij de Kamer van Koophandel (KVK) en is dus niet gratis. De gegevens die dan worden verstrekt zijn de gegevens die op het moment van de aanvraag gelden en later dus een officieel bewijs van inschrijving bij de KVK.

Wat staat er in een KVK uittreksel? 

Een KVK uittreksel is dus een document dat bewijst dat jij in het Handelsregister geregistreerd staat en daarmee een bestaande onderneming bent. In dit document staat onder andere de volgende gegevens van een onderneming vermeld:

• Naam van het bedrijf
• KVK nummer
• Adresgegevens van het bedrijf
• Oprichtingsdatum van het bedrijf
• Functionarissen
• Eigenaren informatie
• Type inschrijving van de onderneming

Voor ondernemers die snel en gemakkelijk een actueel overzicht van hun bedrijfsgegevens nodig hebben, kun je in de meeste gevallen het KVK uittreksel downloaden. Je ontvangt het uittreksel van de KVK dan online. Deze uittreksels uit het Handelsregister van de KVK tonen bedrijfsgegevens op het moment van aanvragen. Als er daarna wijzigingen plaatsvinden, is de informatie over de bepaalde onderneming verouderd. Daarom vragen de meeste bedrijven dus een uittreksel aan die niet ouder is dan een maand, om zo te voorkomen dat er wordt gewerkt met foute informatie. Ga naar de website van de KVK en download een uittreksel van de onderneming en zoek uit waar jij hem voor kan gaan gebruiken.

Waarvoor heb je een KVK uittreksel nodig?

Wellicht weten de meeste ondernemers al wel waar je een KVK uittreksel van een onderneming kan vinden maar waarvoor heb je deze eigenlijk nodig is de vraag die deze ondernemers misschien wel stellen. De redenen waarom ondernemers een KVK uittreksel opvragen zijn uitlopend. Meestal vragen ondernemers hun eigen KVK uittreksel aan om aan te kunnen tonen dat ze een bestaande, geregistreerde onderneming zijn. Wanneer je bijvoorbeeld een lease-auto aanschaft of een zakelijke rekening afsluit wordt er vaak om zo'n bewijs gevraagd. Daarnaast kun je ook een KVK uittreksel aanvragen van een andere onderneming om er zeker van te zijn dat het bedrijf wel betrouwbaar is. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel van de KVK kan je daarnaast een goed beeld geven van wie er in het betreffende bedrijf bevoegd zijn om bijvoorbeeld contracten te tekenen. Tenslotte kun je met het uittreksel van de onderneming ook aantonen dat je geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil door middel van een Non-Mailing-Indicator (NMI). Als je deze activeert bij een inschrijving in het Handelsregister van de KVK krijg je geen ongewenste post en verschijnt er niemand voor de deur van de onderneming en de deur van je eigen huis.

Hoe lang en wanneer is een uittreksel van de KvK geldig?

De geldigheid kan verschillen. Het ligt er maar net aan met voor wat voor doel je het uittreksel van de KvK aanschaft. Het is in ieder geval belangrijk dat de naam van de tekenbevoegde staat op het uittreksel. Dit is de persoon die namens een bedrijf contracten kan ondertekenen. In veel gevallen is dat de eigenaar, maar dit kunnen ook de bestuurders zijn van de BV. Een uittreksel mag vaak niet ouder zijn dan één jaar, zodat de gegevens overeenkomen met de huidige situatie.

De verschillende soorten uittreksels

Je kunt als ondernemer van een bedrijf vier verschillende soorten uittreksels kopen. Het verschil zit hem in hoe officieel het document is en of je een digitaal gewaarmerkt uittreksel of een uitgeprinte versie op papier wilt ontvangen. de twee laatstgenoemde zijn beide geschikt voor officieel gebruik. Tenslotte kun je naast een Nederlandstalige uittreksel ook nog een Engelstalig uittreksel kopen. De Engelstalige uittreksels van de KVK zijn qua inhoud precies hetzelfde als dit uittreksel in het Nederlands, het enige verschil is dus de taal. Om het overzichtelijk te houden hebben vind je hieronder een opsomming van de verschillende uittreksels: 

• Inzien - niet gewaarmerkt (geen officieel document) 
• Digitaal - gewaarmerkt (officieel document
• Papieren - gewaarmerkt (officieel document)
• Engelstalig - gewaarmerkt (officieel document)

Naast het uittreksel van de KVK kun je ook een uittreksel uit het bevolkingsregister aanvragen. Dit is een heel ander soort uittreksel dan het uittreksel van het Handelsregister. Het uittreksel uit het bevolkingsregister is namelijk een bewijs dat je ingeschreven staat in de gemeente waar je woont, ook wel de basisregistratie personen genoemd. Deze bevat de persoonsgegevens van de inwoners van Nederland. Je kan je eigen uittreksel aanvragen bij de gemeente waar je woont.

Het belang van een uittreksel van de KVK bij internationale handel

Als je internationaal zakendoet, speelt het KVK uittreksel een sleutelrol. Dit document bewijst aan je zakenpartner uit het buitenland dat jouw bedrijf officieel staat geregistreerd in Nederland, een cruciaal aspect om te zien bij het opbouwen van een internationale zakelijke relatie. In het uittreksel zijn niet alleen de oprichtingsdatum, KVK nummer en bedrijfsgegevens van een onderneming te zien, maar ook andere essentiële informatie, die nodig is voor buitenlandse relaties om de echtheid van een bedrijf te controleren. Een uittreksel van de KVK is dus niet zomaar een document; het vormt een fundament voor een succesvolle internationale samenwerking.

Het belang van een uittreksel van de KVK bij due diligence

In de context van due diligence is het KVK uittreksel een onmisbaar hulpmiddel, misschien ben je hier in het verleden al eens de mist mee in gegaan. Dit document biedt namelijk waardevolle informatie over potentiële zakenpartners en helpt je bij de weloverwogen beslissing die je moet nemen. Bij due diligence is het essentieel om de financiële gezondheid en juridische status van een bedrijf te verifiëren, iets wat je met een KVK uittreksel kunt doen. Of je nu overweegt te investeren in een bedrijf, een samenwerking aan te gaan, of een overname te doen, het KVK uittreksel biedt de transparantie die nodig is om een geïnformeerde keuze te maken. Dit document is echter niet geschikt voor het beoordelen van de operationele prestaties van een bedrijf. Wil je een diepgaandere analyse doen moet je een beroep doen op andere bronnen.

Firm24 helpt je graag!

Voor advies over het aanvragen van een KVK uittreksel kun je altijd terecht bij Firm24! Wij voorzien je graag van de juiste informatie. Wil je graag een paar vragen stellen? Plan dan een gratis check-gesprek in!