Wat is een aanmaning en hoe stel je deze op?

Je hebt al een tijd geleden een factuur gestuurd naar de klant, maar de betaling blijft uit. Een erg vervelende situatie die je natuurlijk graag wilt oplossen. Bovenal wil je het geld. Wat kun je nu doen? Je kunt de klant een aanmaning sturen. In dit artikel leggen we uit wat een aanmaning precies is en hoe je een juiste aanmaning opstelt en verstuurt.

Stappen vóór een aanmaning

In de verstuurde factuur heb je normaal gesproken een betalingstermijn vermeld. Als je dit niet hebt gedaan, ook geen zorgen. Wettelijk gezien geldt dat de termijn dertig dagen nadat de factuur is ontvangen bij de klant (oftewel: schuldenaar) alsnog is verstreken. In zo’n geval kan het handig zijn om eerst een betalingsherinnering te sturen. Het verschil tussen de aanmaning en een betalingsherinnering is de toon. Bij een betalingsherinnering wordt over het algemeen een vriendelijkere toon aangeslagen, terwijl je bij een aanmaning meer zakelijk aandringt om de factuur te betalen. In de betalingsherinnering vermeld je ook weer een nieuwe betalingstermijn, hopelijk krijg je nu wel uitbetaald… Is dat nog steeds niet het geval? Dan kun je een aanmaning sturen. Het is aan te raden om niet langer dan drie dagen nadat de termijn van de betalingsherinnering is verstreken, de aanmaning te versturen.

Wat is een aanmaning?

Aanmanen betekent ook wel “aanzetten”, “aansporen” of “teweegbrengen”. Het wordt tijd dat de klant de factuur nu echt betaalt! Je hebt dus al een factuur en een betalingsherinnering verstuurd, en nu verstuur je een aanmaning. Waar je in de betalingsherinnering nog een vriendelijke toon aansloeg, is het nu tijd voor een zakelijke en meer dwingende aanmaning.

Is een aanmaning versturen verplicht?

Als je als schuldeiser de incassokosten in rekening wil brengen bij de schuldenaar, moet je minimaal één aanmaning hebben verstuurd. Als de schuldenaar 14 dagen na het ontvangen van de aanmaning nog steeds niet heeft betaald, kan de schuldeiser bovenop de rekening ook de gemaakte incassokosten terugvragen aan de schuldenaar.

Vereisten van een aanmaning

Een aanmaning is een schriftelijke betalingsherinnering. Je verwijst hierin naar de eerder verstuurde betalingsherinnering(en). Je vermeldt dat je een incassobureau inschakelt of naar de rechter stapt als de klant niet betaalt. Verdere vereisten van de aanmaning zijn:

• Het factuurnummer
• De datum van betalingsherinnering(en)
• Het factuurbedrag
• Vermelden dat incassokosten voor rekening van schuldenaar komen
• Vermelden dat wettelijke rente (die je misloopt door het uitblijven van betaling) in rekening brengt.

Het is van belang om al deze informatie zorgvuldig te vermelden. Wanneer je dit namelijk vergeet of verkeerd vermeldt, is er geen geldige aanmaning tot stand gekomen. Je kunt dan gelukkig nog wel een nieuwe aanmaning sturen.

De hoogte van de incassokosten

De kosten die het incassobureau in opdracht van jou maakt, komen in rekening voor de schuldenaar. Deze kosten heten ook wel herinneringskosten. Hoeveel de incassokosten zijn, hangt af van het percentage van het bedrag van de openstaande rekening. De maximale percentages verschillen van 15% tot 0,5%, afhankelijk van of het bedrag onder de € 2500 of boven de € 200.000 valt. Ook is er een minimumbedrag van € 40 voor de incassokosten.

Eventuele andere kosten

Op de aanmaning kun je ook aangeven een rente te rekenen over de openstaande rekening. Verder mag je geen kosten in rekening brengen.

Na hoe lang is er sprake van verjaring?

Je houdt niet voor eeuwig het recht om het het geld voor de openstaande factuur te verkrijgen. Na een tijd verjaart dit recht. Voor een factuur geldt dat je vijf jaar het recht hebt om het geld terug te vragen van een zakelijke klant. Je hebt ook een kortere of langere duur overeen kunnen komen met de klant. Om er voor te zorgen dat een factuur niet verjaart, kun je de verjaring stuiten. Hoe dit precies in zijn werk gaat, lees je hier.

Aanmaning verstuurd, wat nu?

Vanaf het moment dat de schuldenaar de aanmaning heeft ontvangen, heeft hij of zij nog 14 dagen de tijd om de factuur alsnog te betalen. Als de betaling nog steeds uitblijft, kun je een incassobureau inschakelen. Je geeft de vordering dan aan het incassobureau en vanaf dat moment gaan zij achter jouw betaling aan. Het incassobureau stuurt één of meerdere herinneringen naar de schuldenaar. Deze moet weer binnen 14 dagen betalen. Als dan nog weer niet wordt betaald, kan de rechter de schuldenaar veroordelen tot het betalen van de schuld plus alle kosten.

Aanmaning per brief of e-mail

De klassieke manier om een aanmaning te sturen is per post, maar dit is geen vereiste. Je mag ook een aanmaning per e-mail, per sms of zelfs per whatsapp versturen. Hoe je de aanmaning verstuurt maakt dus niet uit, als het maar voldoet aan de eerder genoemde vereisten. Ook moet je kunnen bewijzen dat de schuldenaar de laatste aanmaning ook echt heeft ontvangen. Daar moet je dus wel rekening mee houden bij het kiezen van het verzendmiddel.  

Vragen? Neem contact op!

Herken je jezelf in bovengenoemde situatie en wil je advies over welke stappen je het beste kunt ondernemen? Of wil je bijvoorbeeld weten of jouw aanmaningsbrief aan alle vereisten voldoet? Neem dan gerust contact op met onze adviseurs door hier te klikken. Je kunt ook altijd rechtsonder op onze site met onze juristen chatten.