Werkkostenregeling: wat is het en hoe regel ik het?

Geen auto van de baas, maar een fiets van de baas. Vóór 2015 was het door het zogenaamde fietsplan mogelijk om onbelast een fiets aan te schaffen van maximaal € 745 wat een groot belastingvoordeel met zich meebracht. Het fietsplan was dus een vergoeding met een eigen regelgeving. En dat was geen uitzondering, want zo ongeveer iedere vergoeding of verstrekking had een eigen regelgeving. Met de komst van de werkkostenregeling veranderde dit. Geen afzonderlijke regels meer, maar één regelgeving via waar werkgevers onbelast vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven. Maar wat valt er eigenlijk onder de werkkostenregeling en hoe regel je dit?

Eén regeling voor alle vergoedingen

Met de werkkostenregeling (wkr) kunnen werkgevers onbelast vergoedingen of verstrekkingen geven aan hun werknemers. Dit betekent dus dat er over deze vergoedingen of verstrekkingen geen belasting betaald hoeft te worden. Helaas is dit niet onbeperkt mogelijk, want hoeveel dit is heeft alles te maken met de vrije ruimte. De vrije ruimte is het percentage van de fiscale loonsom dat de werkgever aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen mag geven aan de werknemers. Dit wordt berekend aan de hand van de totale loonsom van alle werknemers, oftewel het totaal aan loon van alle werknemers bij elkaar. Er is dus per bedrijf maar één vrije ruimte voor alle werknemers. Voor de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom geldt een percentage van 1,7% en voor hetgeen wat daar boven valt geldt een percentage van 1,18%.

Wat valt er onder de werkkostenregeling?

Een kerstpakket, een fiets van de zaak, en fitness buiten het werk: het zijn allemaal zaken die binnen de vrije ruimte kunnen vallen. Eigenlijk alle vergoedingen en verstrekkingen kunnen onder de vrije ruimte vallen en een werkgever mag zelf beslissen wat hij onder de vrije ruimte plaatst, mits deze vergoeding of verstrekking als gebruikelijk wordt gezien. Toch zijn er twee uitzonderingen: de zaken die onder gerichte vrijstelling vallen en de zaken die onder de nihilwaarderingen vallen.

Gerichte vrijstelling

Vergoedingen of verstrekkingen die niet onder de vrije ruimte wkr vallen noemen we gerichte vrijstellingen. Onder andere reiskosten tot 0,19 cent per kilometer, verhuiskosten die gemaakt moeten worden door het werk, abonnementen op het openbaar vervoer en de aanvraag voor een verklaring omtrent gedrag (VOG), vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Nihilwaarderingen

Een andere uitzondering zijn de nihilwaarderingen. Nihilwaardering is loon in de vorm van natura dat gebruikt wordt op de werkvloer. Het gaat dus altijd om verstrekkingen die gewaardeerd worden op een waarde van € 0,00 oftewel nihil. Onder de nihilwaarderingen vallen bijvoorbeeld consumpties op werk, werkkleding of fitness op het werk.

Geregeld in een paar stappen!

Er zijn een aantal stappen die je moet doorlopen om de wkr te regelen als werkgever. Eerst moet je bepalen of de vergoedingen en verstrekkingen onder het loon vallen. De wkr is namelijk alleen van toepassing wanneer iets als loon kan worden gezien. Mocht er sprake zijn van loon, dan is de volgende stap om te kijken of het onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. Het kan gebeuren dat sommige verstrekkingen zowel onder de gerichte vrijstelling, als onder de nihilwaardering kunnen vallen. In dat geval worden deze altijd onder nihilwaarderingen gerekend. Vallen de vergoedingen niet onder deze twee uitzonderingen, dan moet bepaald worden of het onder de vrije ruimte valt of dat het onder het loon van de werknemer valt. Wanneer het onder het loon van de werknemer valt, moet hier gewoon belasting over betaald worden. In de meeste gevallen mag je als werkgever zelf bepalen of iets onder de vrije ruimte valt of onder het loon van de werknemer. Er zijn echter een aantal uitzonderingen. Deze zijn te vinden in hoofdstuk tien van het handboek loonheffingen van de Belastingdienst. De laatste stap voor de wkr is om een berekening te maken van hetgeen wat boven de vrije ruimte uitkomt. Over dit bedrag moet 80% eindheffing betaald worden aan de Belastingdienst.

Werkkostenregeling Belastingdienst: hoe zit het?

Het is belangrijk dat je alle vergoedingen en verstrekkingen als werkgever goed administreert. Zo weet je precies wat er binnen de vrije ruimte is gevallen en wat hier buiten is gevallen. De wkr geef je aan bij de aangifte loonheffingen van de Belastingdienst. Over hetgeen wat boven de vrije ruimte uitkomt moet je 80% eindheffing betalen als werkgever en het is dus belangrijk dit bij de Belastingdienst aan te geven. Mocht je dit niet doen, dan kan je een naheffing en boete verwachten van de Belastingdienst.

Firm24 helpt je!

Bij Firm24 helpen we je graag met alles rondom de werkkostenregeling. Zo kun je een gratis check-gesprek inplannen met een van onze adviseurs waar al jouw vragen beantwoord worden. Verder kunnen onze specialisten jou helpen door middel van een adviesgesprek, een projectplan of het gehele proces betreffende het regelen van de werkkostenregeling. Bekijk hier wat de mogelijkheden zijn!