Het opstellen van je AVA notulen regel je in 3 stappen

De algemene vergadering van aandeelhouders maken vaak beslissingen binnen de BV. Volgens de akte van de BV moeten hiervoor notulen worden opgemaakt. Een notulen is een beknopt schriftelijk verslag van de besproken zaken en de genomen beslissingen. De notulist is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen tijdens de vergadering. 

De algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) is een verplicht orgaan binnen een NV en BV. De AvA heeft belangrijke rechten en plichten, namelijk alle bevoegdheden die het bestuur niet heeft. De AvA mag onder andere het bestuur ontslaan en benoemen, de bestemming van het dividend bepalen, de statuten wijzigen en een ontbindingsbesluit nemen. Bij de aandeelhoudersvergadering is de daadwerkelijke vergadering waar de AvA besluiten. 

Het is niet wettelijk verplicht om notulen op te stellen tijdens vergaderingen. De statuten kunnen wel een regeling bevatten over het opstellen van notulen, waardoor dit toch wel verplicht kan zijn. Dit verschilt dus per onderneming! 

Notulen kan je onderverdelen in drie soorten: 

• Woordelijk verslag: alles wat in de vergadering wordt gezegd wordt hierin genoteerd. 
• Samenvattend verslag: een beknopte weergaven van wat erin de vergadering is besproken en besloten. 
• Besluitenlijst of activiteitenlijst: alleen de genomen besluiten of activiteiten worden genotuleerd. 

Met een notulen kan je alles wat tijdens de vergadering is besproken na de vergadering nog een keer doornemen. Wanneer je niet aanwezig kon zijn, is een notulen handig om toch op de hoogte te zijn wat er besproken was. Je kan de notulen gebruiken als bewijsmateriaal van de gemaakte afspraken en is ook handig voor een volgende vergadering.

Een goede notulen zijn objectief geschreven. Let bij het schrijven op dat de notulen: 

• een feitelijke weergave zijn van de vergadering, zonder persoonlijke meningen en waarnemingen.
• zijn herschreven naar een concreet en prettig  leesbaar verhaal, zonder spreektaal. 
• geen roman wordt. Het hoeft niet alle details van het verloop van de vergadering te bevatten.
• geen vanzelfsprekendheden bevatten. 
• exact alle punten bevat.
• prettig leesbaar is met een afwisseling van korte en lange zinnen. 
• actief is geschreven. De lijdende vorm zoveel mogelijk wordt vermeden. 

Notuleren is dus heel belangrijk bij de algemene vergadering van aandeelhouders. Heb jij hierover een vraag of heb je hulp nodig? Wij helpen je graag bij Firm24! Maak een gratis afspraak met één van onze adviseurs.