(Boek)houd je administratie makkelijk!

Wat is boekhouding precies?

In het kort is boekhouden de administratie van inkomsten en uitgaven. Vaak vallen onder boekhouding ook de jaarverslaggeving en de debiteuren-/crediteurenadministratie. Voor het bijhouden van deze (voornamelijk financiële) administratie hebben veel bedrijven een boekhouder in dienst. Er wordt veelal gebruikgemaakt van een grootboek: hierin zijn alle boekingen opgenomen.

Jaarverslaggeving

Voor bv’s is het verplicht ieder boekjaar een jaarrekening en jaarverslag in te dienen bij de Kamer van Koophandel. De jaarrekening moet ook worden goedgekeurd door de algemene vergadering van aandeelhouders (ava) binnen vijf maanden nadat het boekjaar is afgelopen.

Debiteuren-/crediteurenadministratie

Wanneer je je producten en diensten aanbiedt, kan het zijn dat je van sommige klanten niet direct het verschuldigde geld betaald krijgt. Deze klanten zijn dan ‘debiteuren’, ze zijn je nog geld verschuldigd. Dit houd je bij in de administratie, zodat je precies weet van wie je nog geld moet ontvangen. Andersom zijn crediteuren leveranciers van een product of dienst die jij hebt afgenomen. Voor hen ben jij dus de debiteur als je het product of de dienst nog niet hebt afgerekend.

Enkel of dubbel boekhouden?

Binnen het boekhouden kan onderscheid worden gemaakt tussen enkel(voudig) en dubbel(voudig) boekhouden. Enkel boekhouden wil zeggen dat er vooraf geen grootboek wordt gemaakt waarin alle boekingen worden opgenomen. Dubbel boekhouden betekent dat er wel een grootboek is en minstens één ander register voor boekingen: het financieel dagboek. Vroeger was enkel boekhouden aantrekkelijk vanwege de tijdsbesparing die het opleverde, maar die is door de automatisering van tegenwoordig vrijwel geheel tenietgedaan. Je kan het beste dubbel boekhouden met behulp van een boekhoudprogramma.

Let op! Dubbel boekhouden is niet te verwarren met de illegale praktijk van een dubbele boekhouding, waarbij twee boekhoudingen worden bijgehouden (ook wel schaduwboekhouding). Zorg dat alle registers onderdeel zijn van één en dezelfde boekhouding binnen je bedrijf om illegaliteit te voorkomen!

Waarom zou je een boekhoudprogramma aanschaffen?

Zoals gezegd is het automatiseren van je boekhouding efficiënt op twee manieren. Het bespaart je veel tijd en geld. Je betaalt enkel voor de aanschaf van het programma, waar je naast salaris ook geld moet besteden aan secundaire arbeidsvoorwaarden wanneer je een boekhouder zou inhuren. Veel boekhoudprogramma’s zijn eenvoudig in gebruik en dus kun je zelf je boekhouding regelen.

Vier fantastische boekhoudprogramma’s voor DGA’s en BV’s

Hieronder vind je een overzicht van vijf boekhoudprogramma’s die we zouden aanraden, met toelichting. Ze variëren in doelgroep, mogelijkheden en prijzen.

Het beste van beide werelden

Uiteraard is het ook mogelijk om zowel een boekhouder in te schakelen als een boekhoudprogramma aan te schaffen. Het is altijd een fijn idee om een expert mee te laten kijken terwijl je zelf eenvoudig digitaal je boekhouding regelt. Aan de hand van onderstaand stappenplan kun je een boekhoudprogramma kiezen dat bij je past. Vervolgens bepaal je welke diensten je van een boekhouder nodig hebt.

Kies in enkele stappen het beste boekhoudprogramma

1. Kies voor een programma dat aansluit op de wensen en vereisten van je bedrijf. Als je net een bv hebt opgericht, heb je bijvoorbeeld minder functionaliteiten nodig dan wanneer je al flink hebt uitgebouwd en veel meer administratie moet verwerken. Vaak is voor een startende bv een minder uitgebreid boekhoudprogramma al voldoende. Dat scheelt weer in de kosten; tel uit je winst.
2. Welke functies heb je nodig? Sommige aanbieders leveren een totaalpakket tegen een vaste prijs, bij andere makers van boekhoudprogramma’s kun je zelf kiezen welke functionaliteiten je wilt hebben en welke niet. Wil je bijvoorbeeld:
   - een handige app om je boekhouding mobiel te kunnen regelen/inzien?
   - de optie om facturen automatisch in te scannen en boeken?
   - je boekhouding kunnen koppelen aan je zakelijke rekening voor een snellere ?
   - je programma kunnen verbinden met andere programma’s die je gebruikt? Het boekhoudprogramma van Exact biedt bijvoorbeeld meer dan 220 koppelingen, waar andere aanbieders minder of geen aanbieden.
3. Ben je winkelier of maak je op een andere manier gebruik van kassasystemen? Dan is een kassakoppeling voor je boekhoudprogramma een belangrijk criterium bij het kiezen van een passend boekhoudprogramma. SnelStart biedt bijvoorbeeld zo’n kassamodule.
4. Onderneem je met je bedrijf internationale activiteiten? Zorg dan dat je boekhoudprogramma vreemde valuta kan verwerken.
5. Als je een programma hebt gevonden, zorg dan dat je deze altijd eerst uitprobeert. Dan weet je of het programma echt voldoet aan je verwachtingen en werkt zoals je is verteld. Veel aanbieders bieden een online demo aan die je vrijblijvend kan proberen of kunnen je een afspraak aanbieden waarbij de werking van het programma aan je uitgelegd wordt. 

Tip! Kies wijzer via Firm24

Kom je er nog niet helemaal uit en wil je een intakegesprek inplannen met een boekhouder? Volg dan deze link. Bij Firm24 staan we voor je klaar!