Werkruimte en belastingaftrek: wat elke BV-eigenaar moet weten

Veel dingen zijn na de corona pandemie weer teruggedraaid naar het oude normaal. Toch zijn enkele zaken juist het nieuwe normaal geworden. Een van die dingen is thuiswerken. Waar we vroeger nog zonder twijfels vijf dagen naar kantoor gingen, zitten we nu vaak ook een aantal dagen thuis. Thuiswerken is het nieuwe normaal. Een goede werkruimte is hierbij heel belangrijk. Maar, wist je dat in sommige gevallen de kosten hiervoor aftrekbaar zijn? Wel komen hier een aantal strenge regels en eisen bij kijken die als BV-eigenaar belangrijk zijn om in gedachten te houden. In deze blog vertellen we je alles over de laatste regels omtrent werkruimte en belastingaftrek.

Belastingregels omtrent de thuiswerkplek

Om in aanmerking te komen voor belastingaftrek zijn er twee belangrijke voorwaarden waar een thuiswerkplek aan moet voldoen. Allereerst moet aan het zelfstandigheidscriterium voldaan worden. Dit betekent dat je thuiswerkplek zelfstandig moet kunnen functioneren, los van je woonruimte. Kort gezegd is een werkruimte zelfstandig wanneer de werkruimte ook aan externe partijen verhuurd zou kunnen worden als werkruimte. Denk hierbij bijvoorbeeld aan eigen sanitair. Het zou natuurlijk wat gek zijn als je de werkruimte verhuurt en de huurder moet iedere keer bij jou naar het privé toilet. Een eigen ingang en sanitair zijn noodzakelijk om aan het zelfstandigheidscriterium te voldoen. Daarnaast is een eigen keuken of wasbak wenselijk. 

Een tweede criterium is het inkomenscriterium. Het inkomenscriterium betekent dat minimaal 30% van de inkomsten van je bedrijf vanuit je werkruimte moet worden verdiend. Dit is anders wanneer je nog een werkruimte bezit. In dat geval moet minimaal 70% van de inkomsten verdiend worden vanuit je kantoor aan huis. Onder het inkomen verstaan we de winst van onderneming, het belastbare loon en het resultaat uit eventuele overige werkzaamheden. 

Een kantoor aan huis als DGA

Ben jij de DGA van een BV en heb jij een kantoor aan huis dat je ter beschikking stelt aan je BV? Dan gelden er net wat andere regels. Dit deel wordt namelijk belast in box 1 onder het resultaat uit overige werkzaamheden. Het is hierbij wel belangrijk dat een eventuele vergoeding die de BV betaalt voor het gebruik van deze werkruimte, een redelijk bedrag is. Deze vergoeding mag de onderneming aftrekken van de winst van het bedrijf. Wanneer je als DGA een werkruimte ter beschikking stelt aan je BV, kun je nog steeds een belastingkorting van 12% van je inkomen in box 1 toepassen. 

Huur versus koop

Zowel in een huurpand, als in een koopwoning is belastingaftrek mogelijk wanneer we het hebben over een zelfstandige werkruimte. Het is echter minder voor de hand liggend dat een werkruimte daadwerkelijk onder het zelfstandigheidscriterium valt wanneer deze in een huurpand gevestigd is. Dit komt doordat je bij een koopwoning vaak meer mogelijkheden hebt om de woning anders in te richten, terwijl je deze bij een huurpand niet hebt. Wanneer er geen zelfstandige ruimte in je huurpand zit, is het daarom lastig om een zelfstandig huurpand te realiseren. 

Soorten aftrekbare kosten

Er zijn verschillende kosten aftrekbaar wanneer je een zelfstandige werkruimte hebt. 

1. De huur - en afschrijvingskosten

Allereerst is het mogelijk om de huurkosten of de afschrijvingskosten af te trekken. Ook geldt de regel dat er 4% van de werkelijke waarde van de werkruimte mag worden afgetrokken. 

2. Energiekosten 

Vaak zijn energiekosten ook fiscaal aftrekbaar. Hieronder verstaan we de kosten voor gas, elektriciteit en water. Het gaat hierbij om het evenredige deel. 

3. Telefoon en internetkosten indien zakelijk

Het is mogelijk om internetkosten en telefoonkosten af te trekken van de Belastingdienst. Maar, dit mag enkel wanneer deze kosten zakelijk worden gebruikt. 

4. Verzekeringen

Verzekeringen met betrekking tot de werkruimte zijn belasting aftrekbaar.

5. Schoonmaakkosten en inrichtingskosten

Ook de schoonmaakkosten van de werkruimte mogen worden afgetrokken. Daarnaast is het vaak ook mogelijk om inrichtingskosten af te trekken, zoals aankleding van de ruimte en meubels. 

Werkruimte inrichten conform belasting eisen

Een zelfstandige werkruimte heeft dus belastingvoordeel omdat bepaalde kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Maar, hoe richt je je werkruimte nou zo in dat het aan alle belasting eisen voldoet? Dat doe je vooral door te zorgen dat de werkruimte helemaal zelfstandig kan worden gebruikt. Zorg dus voor een eigen ingang, eigen sanitair en een eigen wasbak of keuken. Richt daarnaast de ruimte in met zakelijke meubels, zoals een bureau, een computer en een printer. Houd daarnaast goed bij hoeveel tijd je doorbrengt in de werkruimte en welke werkzaamheden je uitvoert. Zorg er altijd voor dat jouw werkruimte aan alle veiligheids- en bouwvoorschriften voldoet.

Veelgemaakte fouten en hoe deze te voorkomen

Er zijn een aantal fouten die vaak gemaakt worden wanneer het gaat over een werkruimte aan huis waardoor je flinke belastingvoordelen misloopt. Deze zetten we voor je op een rijtje: 

1. Het is toch geen zelfstandige werkruimte 

Omdat het zelfstandigheidscriterium essentieel is om voor belastingaftrek in aanmerking te komen, is een van de meest gemaakte fouten dat de werkruimte toch niet helemaal zelfstandig blijkt te zijn. Misschien heb je wel een eigen keuken, maar geen eigen toilet. Ben dus echt kritisch wanneer je de werkruimte gaat inrichten. Kan je een hele dag in de werkruimte doorbrengen zonder dat je even naar je woning hoeft te lopen? Is er bijvoorbeeld voldoende eten en drinken en heeft het een aparte ingang?

2. Je haalt de regels voor een BV en een onderneming voor de inkomstenbelasting door elkaar 

De belastingregels en eisen voor een BV-eigenaar en voor een eigenaar van een ander soort onderneming verschillen hier en daar een beetje van elkaar. Ook de aftrekbare kosten kunnen verschillen van elkaar. Het is daarom altijd aan te raden om professioneel advies in te winnen wanneer het gaat over belastingaftrek en werkruimte. Dat brengt ons gelijk naar de volgende veelgemaakte fout.

3. Je hebt geen professioneel advies ingeschakeld. 

Vaak denk je er als ondernemer niet aan om professioneel advies in te schakelen of heb je het idee dat dit overbodig is. Toch is het in dit geval sterk aan te raden om professioneel fiscaal advies in te schakelen. Of iets daadwerkelijk aftrekbaar is, hangt namelijk altijd af van de persoonlijke omstandigheden. Bovendien kan je met professioneel advies zoveel mogelijk belastingvoordeel behalen. 

Tot slot!

De regels rondom de werkruimte kunnen dus best complex zijn. Heb jij nog vragen na het lezen van deze blog? Plan dan een gratis check-gesprek met een van onze professionals. Benieuwd naar andere vraagstukken? Neem dan een kijkje tussen onze andere blogs

Kiki Dusebout linkedin
Kiki is Content schrijver bij FIRM24. Ze schrijft over allerlei onderwerpen m.b.t. ondernemingsrecht.
Bijgewerkt op 20 februari 2024
Gepubliceerd op 20 november 2023

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31 (0)20 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Sales team Firm24