Alles over het procuratiebesluit

Eén van de voordelen die men vaak noemt als het gaat om ondernemen, is eigen baas zijn: zelf bepalen wat er binnen je onderneming gebeurt. Toch zullen er gevallen zijn waarin je zelf niet in staat bent om bepaalde beslissingen te nemen of overeenkomsten te sluiten, terwijl dit wel moet gebeuren omdat het in het belang is van je onderneming. Hoe machtig je je werknemers dan om namens jou een dergelijke besluit te nemen? Dat doe je middels een procuratiebesluit of procuratieregeling. Wat dat is, lees je in dit artikel.

Wat is een procuratiebesluit?

Een procuratiebesluit is in feite een doorlopende volmacht. Op deze manier kan een betrokkene binnen het bedrijf vertegenwoordigingsbevoegd zijn zonder onderdeel te hoeven zijn van het bestuur van de onderneming. Het besluit kan geheel naar eigen smaak worden vormgegeven als het gaat om hoeveel en welke bevoegdheden de procuratiehouder krijgt. Deze bevoegdheid geldt wel alleen binnen de onderneming, bijvoorbeeld tussen vestigingen. Wanneer het procuratiebesluit wordt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en bekendgemaakt wordt, geldt deze ook buiten de onderneming.

Een procuratiebesluit kan onderdeel zijn van een procuratieregeling, waarin is vastgelegd dat medewerkers doorlopende volmachten kunnen krijgen voor het afhandelen van bepaalde zaken. Een procuratiebesluit heeft dus te maken met de vertegenwoordigingsbevoegdheid van werknemers binnen een onderneming. Wil je daar meer over lezen? Bekijk dan dit artikel.

Voorbeelden

Situaties waarin een procuratieregeling toegepast kan worden zijn:

• gevallen waarin namens de onderneming transacties moeten worden verricht;
• gevallen waarin namens de onderneming een overeenkomst moet worden ondertekend;
• gevallen waarin over zaken onderhandeld moet worden en de belangen van de onderneming daarbij behartigd moeten worden.
• een situatie waarin de bestuurder(s) niet langer in staat is of zijn om namens de onderneming handelingen te verrichten, bijvoorbeeld door ziekte of overlijden.

Naast een procuratiebesluit kun je ook een eenmalige volmacht aan je werknemers verstrekken Het verschil is dat een procuratiebesluit doorlopend is en een eenmalige volmacht - zoals uit de naam blijkt - voor een eenmalig, specifiek geval wordt afgegeven.

Waar je voor kiest, is afhankelijk van de reden van het verstrekken van de volmacht en de rol van de werknemer. Bestaat er een situatie waardoor je misschien langere tijd niet in staat zult zijn om bepaalde zaken, die een volmacht vereisen, te regelen? Dan doe je er goed aan een procuratieregeling op te stellen voor een van je medewerkers. Ben je eenmalig verhinderd en moet er toch echt iemand die dag naar een instantie toe om ergens voor te tekenen? Dan ben je beter af met een eenmalige volmacht.

Risico’s

Wees erop bedacht dat een doorlopende volmacht iets waardevols is. In de juiste handen kan het een hoop verlichting bieden, maar in de verkeerde handen kan het voor problemen zorgen. Denk altijd goed na over wie je een (al dan niet doorlopende) volmacht verstrekt en met welke reden. Stel alleen een procuratieregeling op als dat daadwerkelijk nodig is en probeer waar dat kan altijd eerst voor een eenmalige volmacht te gaan. Zo houd je meer controle en beperk je je risico.

Een volmacht is in die zin ook een goede manier om werknemers die dat aankunnen meer verantwoordelijkheid te geven. Het is een blijk van vertrouwen en dat zal door werknemers zeker gewaardeerd worden. Als je als ondernemer een stapje terug wilt doen en meer tijd wilt besteden aan zaken buiten je onderneming, is een procuratiebesluit misschien een gulden middenweg tussen 24/7 aanwezig zijn en helemaal niet meer aanwezig zijn. Waar je ook voor kiest, maak met je werknemer heldere afspraken over wat de doorlopende volmacht betekent en wat je van de werknemer verwacht.

Hulp nodig? We zijn er voor je!

Bij Firm24 zijn we gespecialiseerd in alle vormen van bedrijfsvoering. Wil je weten of een procuratiebesluit de juiste keuze is? We helpen je graag! Plan een gratis check-gesprek in en we nemen je situatie met je door. Zo weet je exact welke aanpak het best bij je past. Handig!