Het belang van leveringsvoorwaarden voor ondernemers met een BV

Je bent er waarschijnlijk al vaak mee akkoord gegaan wanneer je iets online koopt en hebt ze hoogstwaarschijnlijk zelf ook als ondernemer: de algemene voorwaarden. In deze voorwaarden vind je alle rechten en plichten van zowel de klant als de aanbieder. Maar wist je dat er ook speciale voorwaarden zijn die gaan over de levering van een product of dienst? Dat zijn de leveringsvoorwaarden. Deze belangrijke voorwaarden geven jou als ondernemer juridische bescherming als het gaat om aansprakelijkheid. In dit artikel vertellen we je alles wat je moet weten over de leveringsvoorwaarden en waarom ze zo belangrijk zijn. 

Wat zijn leveringsvoorwaarden?

Leveringsvoorwaarden zijn dus voorwaarden die specifiek gericht zijn op de levering van een product of dienst. Het lijkt een beetje op de algemene voorwaarden, maar ze verschillen dus wel degelijk van elkaar. De woorden verklappen het namelijk al een klein beetje; algemene voorwaarden zijn veel algemener en gaan in brede zin over alle rechten en plichten tussen klant en aanbieder, terwijl leveringsvoorwaarden enkel over de levering gaan. Afspraken over reparatie zal je dus wel in de algemene voorwaarden vinden en niet in de leveringsvoorwaarden. In de leveringsvoorwaarden vind je dan weer zaken als levertijd, regels rondom het annuleren, en verantwoordelijkheid betreffende bezorgkosten. 

De juridische waarde van leveringsvoorwaarden voor een BV

Leveringsvoorwaarden zijn voor jouw BV onmisbaar. Dat klinkt misschien een beetje overdreven, maar zonder leveringsvoorwaarden sta jij juridisch als ondernemer een stuk minder sterk. Bij een conflict of discussie staat er namelijk niks op papier waar jij als ondernemer op terug kan vallen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aansprakelijkheid bij eventuele schade. In de leveringsvoorwaarden kan jij namelijk opnemen dat je als aanbieder niet aansprakelijk bent voor eventuele schade aan het product ten gevolge van het transport. Zo kan je dus flinke schadeclaims voorkomen. Daarnaast zijn leveringsvoorwaarden handig om misverstanden en conflicten te voorkomen. Mocht er iets gebeuren tijdens de levering of mocht de levering vertraging hebben, dan kan de koper altijd teruglezen in de leveringsvoorwaarden wat de afspraken hierover zijn. Bovendien kan je als ondernemer bij discussie altijd terugvallen op de afspraken die op papier staan.

Voordelen van duidelijke leveringsvoorwaarden voor een BV

Naast de grote juridische waarde die leveringsvoorwaarden opleveren voor jouw BV, zijn er nog een aantal voordelen die deze voorwaarden met zich meebrengen. Zo zorgen leveringsvoorwaarden er namelijk allereerst voor dat bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk kunnen lopen door de duidelijke afspraken die jullie als bedrijf hebben. Zowel voor werknemers, als voor klanten is het duidelijk terug te lezen wat de afspraken zijn en wat er moet gebeuren. Hierdoor dragen leveringsvoorwaarden ook direct bij aan een versterking van het professionele imago van jouw onderneming. Wanneer er namelijk onduidelijkheid is en klanten niet terug kunnen vinden wat er moet gebeuren in sommige gevallen, is het aannemelijk dat ze jouw bedrijf gelijk als minder professioneel zullen beschouwen. 

Gemeenschappelijke componenten van leveringsvoorwaarden

Als ondernemer bepaal jij zelf wat er in de leveringsvoorwaarden wordt opgenomen. Dit is heel fijn, want zo houd jij zelf de touwtjes in handen. Wat vind je belangrijk en wat past bij jouw onderneming? Hoewel je ze zelf helemaal kan personaliseren, zijn er ook een aantal componenten die in iedere leveringsvoorwaarden terugkomen. Hieronder bespreken we kort wat gemeenschappelijke componenten die in iedere leveringsvoorwaarden terugkomen. 

Afspraken betreffende de leveringstermijnen

Allereerst staat er in de leveringsvoorwaarden vaak wat de leveringstermijn is. Dit betekent dat je vastlegt binnen hoeveel dagen het product geleverd zou moeten worden en wat er gebeurt als het product later geleverd wordt.

Wat zijn de betalingsvoorwaarden? 

Iets anders wat vaak opgenomen wordt in de leveringsvoorwaarden zijn de betalingsvoorwaarden. Dit zijn alle afspraken die te maken hebben met de betaling van jouw product. Wat is bijvoorbeeld de betaalwijze en wat is de uiterste termijn waarop de klant kan betalen? Naast deze afspraken is het ook van belang om afspraken te noteren over een situatie waarin de klant niet betaalt of te laat betaalt. Wat zijn hier de gevolgen van en wat is de procedure wanneer dit gebeurt. 

Alles over garantiebepalingen

De garantiebepalingen zijn ook onmisbaar in de leveringsvoorwaarden. De garantiebepalingen gaan over de garantie die de koper van jouw product of dienst heeft. In andere woorden betekent dit dus dat je afspraken vastlegt over wat er gebeurt als er iets mis is met een product. Hierbij is ook de garantietijd belangrijk, oftewel tot wanneer de garantie geldt. 

Het retourbeleid en de klachtenprocedures

Een laatste component is het retourbeleid. Wat zijn de afspraken rondom het retourneren van een product? Welke producten mogen geretourneerd worden en binnen hoeveel dagen? Hierbij is het ook belangrijk om de klachtenprocedure te beschrijven. Dit gaat over de manier waarop klanten eventuele klachten kunnen uiten en wat jullie als bedrijf met deze klachten doen. 

Het belang van maatwerk

Natuurlijk zijn er een aantal standaard zaken die terugkomen in alle leveringsvoorwaarden. Toch is maatwerk geen overbodige luxe wanneer het gaat om leveringsvoorwaarden. Ieder bedrijf heeft unieke behoeften en omstandigheden. Het is belangrijk dat de leveringsvoorwaarden aansluiten op deze unieke behoeften en op jouw producten of diensten die je levert. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan welke verwachtingen er zijn vanuit de klant in jouw branche. Passende leveringsvoorwaarden dragen bij aan de transparantie en het klantvertrouwen. Daarnaast is het slim om advies te vragen aan een juridisch expert. Zo weet je zeker dat jouw voorwaarden voldoen aan de meest recente wet- en regelgeving en weet je dat je zo min mogelijk risico loopt. 

Potentiële valkuilen zonder duidelijke leveringsvoorwaarden

Stel je voor: je hebt een bestelling ruim op tijd op de post gedaan voor de klant, maar door overmacht komt dit pakket toch te laat aan. De klant is hartstikke boos en eist een vergoeding. Wanneer je leveringsvoorwaarden hebt waarin staat dat de klant geen vergoeding krijgt in zo’n geval, kan je hierop terugvallen. Heb je geen leveringsvoorwaarden en komt er een discussie met de klant, dan kan het zomaar gebeuren dat je straks in een juridisch geschil terechtkomt met daarbij de nodige kosten die daaruit voortvloeien, om nog maar te zwijgen over eventuele reputatieschade van je onderneming. Het kan je dus niet alleen een hoop geld kosten, het kan je ook nog eens een deuk in je bedrijfsimago opleveren. Het ontbreken van goede leveringsvoorwaarden komt immers ook niet zo professioneel over. En dat terwijl je deze onnodige (financiële) risico’s makkelijk kan voorkomen. 

Conclusie 

Met goede leveringsvoorwaarden ben je dus goed beschermd tegen eventuele tegenslagen. Bovendien is het van belang om deze voorwaarden regelmatig te herzien en bij te werken. Heb jij nog geen leveringsvoorwaarden? Hoog tijd dus om deze op te stellen. Heb je ze al wel, maar staan ze alweer een tijd onaangeraakt op de website? Dan kan het geen kwaad ze weer eens onder de loep te nemen. We raden aan om hier altijd juridisch advies over in te winnen zodat je zeker weet dat je sterke leveringsvoorwaarden hebt die passend op maat zijn voor jouw onderneming. Benieuwd wat Firm24 voor je kan betekenen? Plan snel een gratis check-gesprek in met een van onze professionals en we helpen je graag verder!