Het regent bevoegdheden met de procuratieregeling!

Het liefst geven we geen enkele controle uit handen. Niet in het dagelijkse leven en ook niet wanneer we ondernemen. ‘Ik doe het wel zelf, dan weet ik zeker dat het goed komt' is een veel gehoorde zin. En natuurlijk snappen we dat, want dat is heel veilig. Maar, een dag heeft nou eenmaal maar 24 uur en een werkdag nog minder. Het is dan ook niet mogelijk om alles zelf te doen en gelukkig bestaan er oplossingen om veilig taken uit handen te geven! De procuratieregeling is zo'n oplossing. Met de procuratieregeling geef jij veilig en gereguleerd taken uit handen zonder dat je bang hoeft te zijn dat het fout gaat! Benieuwd? Lees dan snel verder! 

Wat is een procuratieregeling?

Met de procuratieregeling regel je de procuraties voor jouw onderneming! Dat klinkt heel ingewikkeld, maar in werkelijkheid betekent het woord procuratie eigenlijk gewoon een volmacht. Hiermee kan je werknemers van de onderneming dus bevoegd maken om bepaalde taken of handelingen te verrichten. Een schriftelijke volmacht kan zowel eenmalig zijn, als voor langere tijd. Wanneer we het over een procuratie volmacht hebben, dan hebben we het over een volmacht voor doorlopende tijd of voor handelingen die herhaaldelijk moeten worden uitgevoerd. Heb jij een werknemer een procuratie verleend? Dan is dit nu een procuratiehouder. Een procuratiehouder hoeft geen lid van het bestuur te zijn van de onderneming, iedere werknemer kan een procuratiehouder worden en de onderneming vertegenwoordigen.

De touwtjes in handen door een goede regeling!

Natuurlijk is het verleidelijk om zelf alle touwtjes in handen te houden en om niks uit handen te geven. Toch kan het heel handig zijn om bepaalde handelingen uit te besteden aan iemand anders. Hierdoor bespaar je namelijk best wel wat tijd en dat geeft je weer ruimte om je bezig te houden met andere zaken. En, omdat je zelf kan bepalen aan wie je een procuratie verleent, houd je toch nog controle over de situatie. Ondanks die controle die je zelf houdt, is een goede procuratieregeling van groot belang. Met een goede procuratieregeling leg je namelijk vast wie waarvoor bevoegd is. Zo kan er geen onduidelijkheid of discussie ontstaan bij jou of bij de gevolmachtigde. Een tip is om het procuratie besluit ook in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Door deze inschrijving is het ook voor externe partijen inzichtelijk wie waarvoor bevoegd is.

Financiën, overeenkomsten en besluiten

Het is natuurlijk niet de bedoeling om gelijk alles uit je handen te laten vallen en iedere werknemer een hoop procuraties te verlenen. Het is ook niet mogelijk om overal maar een procuratie besluit over te nemen, maar wanneer is dit dan wel mogelijk? Allereerst worden procuraties vaak verleend wanneer het gaat om financiële zaken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan firma transacties die gedaan moeten worden. Ook voor overeenkomsten die getekend moeten worden kunnen procuraties verleend worden. Als laatste kan het voorkomen dat er onderhandeld moet worden of dat er besluiten moeten worden genomen in naam van de onderneming. Ook hier kan je ervoor kiezen om bevoegdheid te verlenen aan een werknemer middels een procuratie besluit.

De voordelen van een procuratieregeling

Een procuratieregeling is dus voor best wat handelingen te gebruiken en is superbelangrijk om alles goed inzichtelijk te houden. Maar een procuratieregeling heeft nog wat meer voordelen die we je graag vertellen!

Voordeel 1: Je houdt de regie in eigen handen

Met een procuratieregeling kan je zelf bepalen wie je waarvoor bevoegd maakt. Zo kun je kiezen om een werknemer volledige bevoegdheid te geven, maar je kan er ook voor kiezen om een werknemer beperkte bevoegdheid te geven. Het verschil tussen deze twee is dat er bij een beperkte procuratie grenzen zijn waarin de procuratiehouder moet handelen. De procuratiehouder mag niet alles, alleen hetgeen waarvoor hij of zij daadwerkelijk bevoegd is. Bij een volledige procuratie zijn er geen beperkingen en is de procuratiehouder bevoegd voor alle handelingen.

Voordeel 2: Duidelijkheid voor iedereen

Met een goede procuratieregeling is het voor iedereen duidelijk wie bevoegd is en wat de grenzen zijn van die bevoegdheid. Zo is de kans dat er iets fout gaat klein. Heb je een goede regeling en houdt de procuratiehouder zich niet aan de beperkingen? Dan hoeft de onderneming niks met deze handeling te doen en is deze niet geldig.

Voordeel 3: Externe zichtbaarheid 

Laat jij de procuratieregeling registreren bij de Kamer van Koophandel? Dan is het niet alleen voor interne partijen, maar ook voor externe partijen duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit is een groot voordeel, want zo weten personen van buiten jouw onderneming precies naar wie ze moeten gaan voor welk vraagstuk. Op deze manier voorkom je een ‘van het kastje naar de muur' situatie.

Voordeel 4: Verplichting en vertrouwen

Het spreekt een beetje voor zich, maar het verlenen van procuraties geeft jou een hoop verlichting en ruimte om je met andere zaken bezig te kunnen houden. En dat is niet alles! Wanneer je procuratie verleent aan een werknemer, geef je deze werknemer ook een stuk verantwoordelijkheid en vertrouwen. Dit is goed voor de relatie die je hebt en opbouwt met je werknemers.

Tot slot!

Wij hopen natuurlijk dat het nu helemaal duidelijk is wat de procuratieregeling is! Ben jij benieuwd naar meer vraagstukken? Neem dan snel een kijkje in onze kennisbank waar je alles kan vinden over het ondernemen en wat hierbij komt kijken!