Non-Disclosure Arrangement (NDA) opstellen: waar moet je op letten?

Krachten bundelen met andere ondernemers kan een goede keuze zijn om zelf te groeien. Daarbij moet wel vaak vertrouwelijke informatie uitgewisseld worden. Het moet dan duidelijk zijn dat de wederpartij die informatie niet mag doorspelen aan derden. Dit kan door het vast te leggen in een overeenkomst: de zogenoemde non-disclosure arrangement (NDA), ook wel bekend als een geheimhoudingsverklaring. Er is daarentegen niet één standaard NDA die altijd voldoet. Telkens moet de NDA weer gespecificeerd worden voor een nieuwe situatie. Hoe dit in z’n werk gaat lees je in dit artikel!

Wat is een non-disclosure agreement (NDA)?

Een non-disclosure agreement (NDA) is een overeenkomst tussen partijen om bepaalde informatie als vertrouwelijk te bestempelen. In zo’n geheimhoudingsovereenkomst staat welke informatie voor wie bestemd is. Door daar een boete aan te koppelen in het geval dat de informatie toch uitlekt heb je een goede stok achter de deur. Hierdoor zal je met een geruster hart de informatie kunnen delen!

Waarom zou ik een NDA opstellen?

Er zijn tal van redenen om een NDA op te stellen. Je stelt er vaak een op als je in onderhandeling treedt over een samenwerking of een koop met een ander bedrijf. Dit bedrijf krijgt gedurende die periode namelijk vertrouwelijke informatie te zien. Een specifieke situatie waarbij de NDA erg belangrijk is, is als het gaat om een bedrijfsovername. Het is dan namelijk noodzakelijk dat de overnemende partij alle (financiële) informatie over het bedrijf in te zien krijgt. 

Daarnaast is een NDA ook vaak onderdeel van een arbeidsovereenkomst. Werknemers komen in de meeste gevallen uit hoofde van hun functie in contact met bedrijfsgeheimen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een succesvolle marketingstrategie, een recept of belangrijke cliënten. Als deze werknemers dan overstappen naar een concurrent is het belangrijk dat zij deze informatie niet meenemen. Dit kan door de werknemer een NDA te laten ondertekenen voordat hij of zij deze informatie ter oren krijgt.

Wat staat er in een NDA?

Het doel van een NDA is om informatie als vertrouwelijk te bestempelen. Daardoor is het niet meer toegestaan voor de wederpartij om de informatie met derden (anderen) te delen. Het is dan wel belangrijk om de geheimhoudingsovereenkomst goed op te stellen. Er zitten namelijk veel haken en ogen aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onredelijke geheimhoudingsovereenkomst doordat deze te ruim geformuleerd is of zonder goede reden maar één kant op werkt. Dan kan de rechter deze NDA nietig verklaren, wat inhoudt dat de overeenkomst wordt geacht nooit bestaan te hebben. Dan kan de wederpartij er met jouw informatie van doorgaan, wat vanzelfsprekend voor grote problemen kan zorgen!

Daarnaast moet ook precies duidelijk worden welke informatie gedekt is. Hoe gaat dat bijvoorbeeld met mondelinge informatie? En moet je vertrouwelijke informatie bijvoorbeeld watermerken? Zo zijn er nog tal meer punten waar aandacht aan besteed moet worden die je hieronder kan lezen. Als je hier zelf vragen over hebt kan je altijd contact met ons opnemen of gebruikmaken van de chat rechtsonder!

Checklist NDA opstellen

De informatie die in ieder geval in een geheimhoudingsovereenkomst moet staan om hem geldig te maken is:

• Het doel. Je gaat de geheimhoudingsovereenkomst opstellen met een doel: die specifieke informatie beschermen. De betreffende informatie moet dus ook heel duidelijk omschreven zijn. Het uitsluitend vermelden van ‘geheime informatie’ is niet voldoende. Dat zal in een rechtszaak geen stand houden. Vermeld dus ook met welk doel deze vertrouwelijke informatie wordt gedeeld en welke achtergrond de onderhandelingen hebben. De precieze geheime informatie hoeft niet in de geheimhoudingsovereenkomst te staan!
• Voor wie de informatie bestemd is. Laat er geen onduidelijkheid over bestaan met wie de overeenkomst aan wordt gegaan. Ga je deze bijvoorbeeld alleen aan met de persoon aan de onderhandelingstafel, of bijvoorbeeld ook met de partners van deze persoon? Als dat laatste het geval is, dan moeten zij ook partij zijn van de geheimhoudingsovereenkomst.
• De duur van de geheimhoudingsovereenkomst. De informatie die gedurende de onderhandelingen wordt gedeeld valt onder de geheimhouding. Maar voor hoe lang moet de wederpartij deze informatie geheim houden? Dit kan, zeker als de onderhandelingen mislopen, een belangrijk punt zijn om op te nemen in de overeenkomst.
• De sanctie. Je hebt een reden waarom je wil dat de informatie geheim blijft. Dit is vaak omdat je schade oploopt als de informatie wordt gedeeld met anderen. Maar hoe hoog is die schade dan? Reputatieschade, oneerlijke concurrentie, vertrouwensschade, etc. Het is moeilijk om daar een prijskaartje aan te hangen. Om later te onderbouwen bij de rechter hoe hoog die schade is, is erg lastig. Daarom is het handig om een boetebeding op te nemen. Dan hoef je je daar later geen zorgen over te maken!

Waar moet je bij het opstellen nog meer aan denken?

Daarnaast zijn er nog een aantal belangrijke zaken om op te letten bij het opstellen van de geheimhoudingsovereenkomst:

• De geheimhouding geldt voor de beide partijen.
• Zorg ervoor dat de informatie schriftelijk wordt gedeeld. Zo kan je achteraf duidelijk bepalen welke informatie vertrouwelijk is. Dit is lastig te bewijzen met mondelinge informatie.
• Informatie kan via een derde partij uitlekken. Ook dan mag de wederpartij niks met die informatie doen, tenzij je daar een uitsluitingsclausule voor opneemt. Dit houdt in dat je expliciet in de NDA opneemt dat de wederpartij de informatie dan wel mag gebruiken.
• Het kan handig zijn om op alle vertrouwelijke documenten ‘vertrouwelijk’ te zetten. Hierdoor kan er later ook geen geschil ontstaan over over welke documenten het ging.
• Leg geen andere verplichtingen vast in de overeenkomst. De overeenkomst moet alleen gaan over de geheimhouding, daar mag je geen andere verplichtingen aan koppelen.
• Bij software: regel wie de gebruikersrechten van de software krijgt.
• Regel octrooien altijd in een aparte overeenkomst.

Wat zijn de voordelen van een NDA?

Het opstellen van een NDA kan veel voordelen met zich meebrengen. Zo hoef je in het gesprek niet meer bang te zijn dat waardevolle informatie zomaar op straat terechtkomt. De geheimhoudingsovereenkomst geeft daardoor vrijheid in het gesprek en biedt bescherming. Daarnaast heeft een NDA ook een afschrikkende werking. Doordat partijen zich er bewust van zijn dat de informatie vertrouwelijk is en er financiële gevolgen aan hangen wanneer de informatie uitlekt, zal iemand wel twee keer nadenken voordat hij of zij de informatie deelt met derden. Tevens zorgt het ook voor duidelijkheid tussen de partijen. Het is helder welke informatie geheim moet blijven en zorgt niet voor onbegrip achteraf. Als laatste hoef je je schade ook niet te onderbouwen voor de rechter. Je hebt, als je een boetebeding hebt opgenomen, immers meteen recht op dat van te voren bepaalde bedrag.

Hoe werkt het laten opstellen van een NDA door Firm24?

Om er écht zeker van te zijn dat alles waterdicht geformuleerd is kan je de NDA het best laten opstellen door een ervaren jurist. Bij Firm24 kunnen we dat in een paar eenvoudige stappen en voor een vaste prijs voor jou doen! Binnen 7 dagen zal onze jurist de NDA voor jou opstellen. Als jij zelf al een NDA opgesteld hebt kunnen we deze ook voor jou nakijken en aanvullen waar nodig. Dan ben je er zeker van dat niemand er vandoor gaat met jouw bedrijfsgeheimen!

Ten slot (aanrader)

Heb jij na het lezen van dit artikel nog vragen over de NDA? Of zijn er misschien zelfs nieuwe vragen opgekomen? Schroom dan niet om even contact met ons op te nemen! Je kan altijd gebruikmaken van de chat rechtsonder of plan hier jouw gratis check-gesprek in!