Notulen bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders komt regelmatig bij elkaar om besluiten te nemen. Op zulke momenten wordt bijvoorbeeld besloten over een statutenwijziging, uitkering van dividend of over de benoeming en ontslag van bestuurders. Daarnaast wordt een keer per jaar tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders de jaarrekening vastgesteld en de decharge van het bestuur verleend. Bij zo’n vergadering wordt genotuleerd. Wat zijn notulen nou precies en wat is het belang hiervan? Dat leggen we je in dit artikel uit.

Wat zijn notulen nou precies?

Notulen zijn een kort schriftelijk verslag van de vergadering. De notulen geven een samenvatting van wat er is besproken tijdens de vergadering. In de notulen worden de overwegingen tot een besluit opgenomen, de eventuele discussies hierover en de uitslag van de stemming. Klik hier om te lezen hoe je goede notulen schrijft.

Het belang van notulen

Er bestaat geen wettelijke verplichting om te notuleren tijdens vergaderingen. Wel wordt er vaak een notuleer-verplichting in de statuten opgenomen. Daarnaast bestaat er een soort impliciete verplichting tot notuleren in de normen van een goed ondernemingsbestuur. Maar waarom zijn notulen nou zo belangrijk? Door middel van notulen kan worden nagegaan waarom er tot een bepaald besluit is gekomen. Dat is vooral van belang bij discussie over wat er is besloten of om na te gaan hoe de vennootschap functioneert.

Wat staat er in de notulen?

De notulen vermelden dus de belangrijkste discussies, de overwegingen tot een besluit en of / hoe een aanwezige advies heeft gegeven. Daarnaast zijn deze algemene punten belangrijk om in de notulen te vermelden:

• De statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
• De locatie en de datum van de vergadering
• De aanwezigen en in welke hoedanigheid
• De wijze van oproeping voor de vergadering
• Of er is voldaan aan de formele voorschriften voor de vergadering
• Een vastlegging van de genomen besluiten en uitslag per stemming
• Een samenvatting van wat er besproken is

De diensten van Firm24 wat betreft notulen

In drie stappen kun je een aanvraag regelen van de aandeelhoudersvergadering en van de notulen:

1. Je kunt kiezen voor een gratis check-gesprek met een Firm24 adviseur. Deze helpt je met de eerste vragen. Ook kun je een opdracht laten uitvoeren. Hiervoor plan je een intakegesprek in met een van onze specialisten.
2. Nu kun je de aanvraag voor jouw keuze starten. Doorloop het online proces en vul online de informatie in. Op deze manier krijgt de adviseur een efficiënt dossier en bespaar jij direct op de kosten.
3. Jouw aanvraag is goed ontvangen! Via het online dashboard heb je altijd 1 op 1 contact met de specialist. Deze neemt contact met je op voor de vervolgstappen.

Slot

Heb je naar aanleiding van dit artikel een vraag over de notulen van een vergadering van aandeelhouders? Of wil je graag een aanvraag doen. Dat kan! Onze adviseurs helpen je graag verder. Heb je meer een vrijblijvende vraag? Dan kun je terecht in de chatbox rechtsonder om met een van onze juristen te praten.