Wat is het UBO-register?

Het UBO-register: grote kans dat jij er mee te maken krijgt, kleine kans dat je er al alles over weet. Als je een BV hebt opgericht vòòr 27 september 2020, dienen namelijk alle UBO’s van die onderneming voor 27 maart 2022 ingeschreven te zijn in het register. UBO? Wat is dat überhaupt? In dit artikel zullen we antwoord geven op alle vragen rondom het UBO-register.

Wat is een UBO?

De afkorting UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, oftewel de Uiteindelijke Belanghebbenden van een BV. Dit zijn dus de daadwerkelijke personen die eigenaar zijn van een onderneming, stemrecht hebben of de feitelijke zeggenschap. Je wordt (simpel gezegd) als UBO aangemerkt als je minimaal 25% van de aandelen (direct of indirect via een holding) in bezit hebt. Er kunnen dus maximaal 4 UBO’s zijn bij een BV. Het overgrote gedeelte van de Nederlandse BV’s zullen 1 of meerdere UBO’s hebben.

Wat is een Pseudo UBO?

Indien er geen aandeelhouders aanwezig zijn die minimaal 25% van de aandelen bezitten, zijn er geen UBO’s aanwezig. Hoef je dan niemand te registreren als UBO? Nee, helaas gaat dat niet op. Indien er geen UBO’s aanwezig zijn, moeten de Pseudo UBO’s worden ingeschreven in het UBO-register. De Pseudo UBO’s zijn de hoger leidinggevende van de vennootschap. Dit zal in de praktijk slechts voorkomen bij grotere bedrijven. De hogere leidinggevende zijn alle statutaire bestuurders volgens het Handelsregister.

Wat is het UBO-register?

Het UBO-register is het centrale register waar alle UBO’s worden ingeschreven. Dit register wordt beheerd door het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Alle Europese lidstaten dienen een landelijke UBO-register bij te houden. Dit is het gevolg van Europese wetgeving. Het doel van het UBO-register is het voorkomen van witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Wie is de UBO bij een BV?

Een BV kan één of meer UBO’s hebben. Dit wordt bepaald aan de grootte van het belang. Bij een BV kunnen dat natuurlijke personen zijn die (direct of indirect via een holding):

• meer dan 25% van de aandelen bezitten;
• meer dan 25% stemrecht hebben;
• meer dan 25% economisch belang hebben, en/of;
• feitelijke zeggenschap hebben op basis van andere middelen.

Kan een bestuurder een UBO zijn?

Een bestuurder is niet direct een UBO maar kan worden aangemerkt als Pseudo UBO. Een Pseudo UBO wordt aangewezen op het moment dat er geen UBO”s aanwezig zijn. Alle statutaire bestuurders (dit blijkt uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel) worden dan aangemerkt als Pseudo UBO. Voor de meeste BV’s is hier geen sprake van. Enkel bij grotere organisaties.

Heeft Nederland een eigen UBO-register?

Ja, elk Europees lidstaat heeft een eigen UBO-register.

Is het UBO-register verplicht?

Elke BV is verplicht de UBO’s in te schrijven in het UBO-register voor 27 maart 2022. Lees hier meer over hoe je de UBO-inschrijving kunt regelen via FIRM24.

Is de UBO-inschrijving verplicht?

Ja, van elke BV is de UBO-inschrijving verplicht. Van BV’s die worden opgericht sinds 27 september 2020, schrijft de notaris de UBO’s in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. BV’s die opgericht zijn voor 27 september 2020, moeten dit zelf actief doen. Lees hier meer over hoe je de UBO-inschrijving kunt regelen via FIRM24.

Kan een UBO minderjarig zijn?

Het is mogelijk om een minderjarige UBO te hebben, dit betekent wel dat diegene niet zonder toestemming van haar wettelijke vertegenwoordiger (ouder of voogd) rechtshandelingen mag verrichten. Daarnaast kunnen de openbare persoonsgegevens van de minderjarige in het UBO-register worden afgeschermd, als diegene dat verzoekt.

Wie moet UBO invullen?

De UBO en de bestuurder van de BV zijn beide verantwoordelijk voor de UBO-inschrijving. Elke UBO dient zich zelf in te schrijven als UBO in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Echter, kun je de UBO-inschrijving ook uitbesteden. Lees hier meer over.

Kan een BV een UBO zijn?

Simpelweg: nee. Een UBO is namelijk een natuurlijk persoon die een belang heeft in de onderneming. Het kan daarom nooit zo zijn dat een rechtspersoon een UBO is, dat geldt dus ook voor een BV.

Hoe weet ik of ik in het UBO-register sta?

Volgens de website van de KvK duurt het maximaal 1 maand voordat de UBO-registratie is verwerkt in het UBO-register. Wanneer de registratie verwerkt is, krijgen de BV en de UBO(‘s) een bericht hiervan. Vanaf dat moment sta je dus in het UBO-register.

Hoe kan ik het UBO-register raadplegen?

Het is mogelijk om een KvK uittreksel UBO-register aan te vragen. Dit kost € 2,50 en hiermee kun je bepaalde gegevens inzien. De informatie die je met zo’n uittreksel krijgt, zijn het KvK nummer van de organisatie, de naam van de organisatie, de persoonsgegevens van de UBO en het belang wat die UBO met de organisatie heeft.

Hoe moet ik het UBO-register invullen?

Lees hier meer over hoe je de UBO-registratie kunt doen.

Wanneer moet ik mijn UBO’s inschrijven?

Heb je een BV opgericht vóór 27 september 2020? Dan moet je de UBO’s voor 27 maart 2022 hebben ingeschreven in het UBO-register. Alle BV’s die vanaf 27 september 2020 worden opgericht, schrijven hun UBO’s automatisch in bij de oprichting. Het klinkt nog ver weg, maar regel de inschrijving toch zo snel mogelijk om eventuele boetes te voorkomen.

Hoe moet ik mijn UBO’s inschrijven?

Lees hier meer over hoe je de UBO-inschrijving kunt doen.

Is het UBO-register openbaar?

Zoals onder het kopje ‘hoe moet ik het UBO-register raadplegen?’ is uitgelegd, kan iedereen een uittreksel bij de KvK opvragen. Dit betekent echter niet dat alle gegevens voor iedereen openbaar zijn. De gegevens van de desbetreffende UBO die wel openbaar zijn en die iedereen dus kan zien, zijn:

• De voor- en achternaam
• De nationaliteit
• Het woonland
• Het geboortemaand en -jaar
• Het belang en de omvang van dit belang dat de UBO in de organisatie heeft

Welke informatie van het UBO-register is niet-openbaar?

Er zijn ook nog gegevens over de UBO die niet openbaar zijn. Bevoegde autoriteiten kunnen deze gegevens wel altijd inzien, bijvoorbeeld voor onderzoek. Het gaat hierbij om:

• De geboorteplaats
• De geboortedag
• Het woonadres
• Het BSN en TIN
• Het kopie van het identiteitsdocument
• De documenten waaruit het belang en de omvang van dit belang blijkt

Daarbij kunnen de persoonsgegevens op verzoek worden afgeschermd, bijvoorbeeld als het gaat om een minderjarige UBO.

Heb ik recht op uitstel van de UBO-registratie?

Indien je op 27 september 2020 al een BV hebt, moet je de UBO’s vóór 27 maart 2022 inschrijven in het register. Als je na 27 september 2020 een BV opricht, heb je echter geen recht op uitstel tot 27 maart 2022. In dat geval moet je namelijk bij inschrijving de UBO’s ook meteen registreren.

We hopen dat dit artikel je meer duidelijkheid heeft verschaft over de UBO-registratie en alles wat erbij komt kijken. Bij FIRM24 kunnen wij de inschrijving volledig voor je regelen. Op deze pagina vind je daar meer informatie over.