18 factuureisen voor een perfecte BTW-aangifte

Welke gegevens zijn verplicht?

De BTW-regelgeving bepaalt wat er op een factuur vermeld moet worden. Wanneer jouw factuur niet voldoet aan de factuurvereisten kan dit leiden tot boetes, beperking aftrekrecht bij afnemers of problemen bij het terugvragen van in rekening gebrachte buitenlandse BTW.

Onderaan staat een lange lijst van de factuurvereisten. Schrik niet, het lijkt heel veel maar, als het goed is loop je hier zo doorheen. Better safe than sorry!

Handel met het buitenland

Ondernemers mogen(in de meeste gevallen) de factureringsregels van hun eigen land toepassen.

Factuur grensoverschrijdende leveringen. Voor leveringen van goederen binnen de Europese Unie moet je met “enige aanduiding” duidelijk maken dat er sprake is van een export vanuit Nederland naar een ander EU-land, een intracommunautaire levering. Wij adviseren om te kiezen voor: “Intra Community supply”, met eventueel “Art. 138, VAT Directive 2006/112”. Verder is het verplicht om het BTW-identificatienummer van de afnemer te vermelden. De BTW bij een een intracommunautaire levering is pas verschuldigd op het moment dat de factuur wordt uitgereikt, óók wanneer er al eerder een vooruitbetaling wordt gedaan.
Factuur grensoverschrijdende diensten: Btw verlegd. Voor diensten die vanuit Nederland naar een andere lidstaat van de Europese Unie worden verricht moet je de Nederlandstalige aanduiding “Btw verlegd” op de factuur te plaatsen. Wij adviseren om het daarnaast in het Engels of in de taal van het land van de afnemer erop te zetten. De Engelstalige aanduiding is “Reverse charge”. Aanduidingen in andere talen kunt je bij ons opvragen. Verder moet je alleen nog het BTW-identificatienummer van de afnemer te vermelden.

In de volgende gevallen gelden wel de buitenlandse factureringsregels:

De ondernemer reikt een factuur uit met berekening van buitenlandse BTW;
De afnemer uit een andere lidstaat reikt de factuur uit (self-billing) voor een prestatie die voor de BTW wordt geacht te zijn verricht in een andere lidstaat; of
De prestatie wordt verricht door een vaste inrichting van een ondernemer in een andere EU-lidstaat.
Lees een interessant artikel over hoe jij je conversie verhoogt in het geval van het verzenden naar het buitenland.

Papier of elektronisch

De factuur mag zowel op papier als elektronisch worden verzonden. Voor het elektronisch verzenden geldt dat de ondernemer de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur dient te waarborgen. De methode en de technologie die je daarbij gebruikt mag je zelf bepalen.

De 5 meest voorkomende fouten bij BTW-aangifte:

Vereenvoudigde factuur

Er zijn twee situaties waarin je een vereenvoudigde factuur mag uitreiken. Dit is het geval wanneer het bedrag van de vergoeding niet hoger is dan € 100 (incl. BTW) en wanneer het gaat om een aanvullend bericht dat wijzigingen aanbrengt in (specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar) de oorspronkelijke factuur. Op een vereenvoudigde factuur moet in ieder geval de datum van uitreiking, uw naam en adres van de ondernemer, de aard van de prestatie, het belastingbedrag en een eventuele verwijzing naar de oorspronkelijke factuur worden vermeld.

Als u meer wilt weten over BTW facturatievereisten of wenst u de BTW administratie uit te besteden, neem dan contact op met onze boekhouders

Dit zijn de 18 niet te vergeten factuureisen:

De datum waarop de factuur is uitgereikt;
Een opeenvolgend nummer;
Het -identificatienummer van de ondernemer die de levering of dienst verricht. Bij een BTW-fiscale eenheid moet het BTW-identificatienummer van de vennootschap die de betreffende levering of dienst verricht, worden vermeld;
Het BTW-identificatienummer van de afnemer in situaties waarin de BTW van de afnemer wordt geheven en bij intracommunautaire leveringen;
Naam en adres van de ondernemer en de afnemer. Het gebruik van de handelsnaam is geoorloofd (mits deze is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel);
De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of verrichte diensten;
De datum waarop de goederenlevering of dienst heeft plaatsgevonden, voltooid is of wanneer vooruitbetalingen zijn gedaan;
De vergoeding die in rekening is gebracht, gespecificeerd naar tarief, vrijstelling en eenheidsprijs (excl. BTW), evenals kortingen en teruggaven die daarin niet zijn begrepen;
Het toepasselijke BTW-tarief en het bedrag waarop dit is toegepast;
Het te betalen bedrag van de belasting (in euro’s);
Wanneer de afnemer de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht (self-billing) de vermelding: “Factuur uitgereikt door afnemer”;
Wanneer sprake is van een intracommunautaire levering, enige aanduiding hiervan;
Wanneer een vrijstelling van toepassing is, enige aanduiding hiervan, bijvoorbeeld “vrijgesteld”;
Wanneer de BTW van de afnemer wordt geheven op grond van een verleggingsregeling de vermelding: “Btw verlegd”;
Wanneer sprake is van de intracommunautaire levering van een nieuw vervoermiddel de gegevens waaruit blijkt dat het vervoermiddel nieuw is;
Wanneer de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd, de vermelding: “Bijzondere regeling reisbureaus”;
Wanneer de margeregeling voor bepaalde goederen van toepassing is, de vermelding:
- “Bijzondere regeling – gebruikte goederen”
- “Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen”
- “Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten”
Wanneer een fiscaal vertegenwoordiger is aangesteld, naam, adres en BTW-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger.