De onkostenvergoedingen: wat mag er worden gedeclareerd?

Nu anno 2024 de inflatie de pan uit rijst kunnen we allemaal wel een extra steuntje in de rug gebruiken. Misschien zijn jij en je werknemers er nog niet helemaal van op de hoogte, maar sommige kosten die een personeelslid maakt kan hij of zij declareren bij jouw onderneming. Fijn! Maar wat wordt er precies verstaan onder onkosten en wanneer is een declaratie terecht? Dat lees je allemaal in deze blog!

Wat zijn onkostenvergoedingen?  

Natuurlijk betaal je als werkgever je personeel iedere maand een eerlijk bedrag in de vorm van het maandsalaris. Zo zorg jij ervoor dat je werknemers weer brood op de spreekwoordelijke plank hebben. Maar soms moeten werknemers een deel van dit salaris inleveren om hun functie te kunnen vervullen. Dat is natuurlijk niet helemaal eerlijk, en daarom zijn er onkostenvergoedingen in het leven geroepen. Zo kun jij als werkgever de gemaakte kosten die betrekking hebben op de werkvloer aan je personeel terugbetalen.

Terecht of onterecht? 

Natuurlijk is het niet meer dan logisch dat de kosten die je werknemer moet maken om zijn of haar functie te kunnen vervullen door jou als werkgever worden vergoed. Maar toch kunnen declaraties soms nogal eens voor wat discussie zorgen, omdat ‘gemaakte kosten’ nogal een vaag begrip is. De dure treinkaartjes of een volle tank benzine die je werknemer moet betalen om bij jouw bedrijf te geraken zijn niet meer dan logisch, maar dat nieuwe mantelpakje of die dure smoothies tijdens de lunch zijn misschien nogal overbodig. Gemaakte kosten bevinden zich dus nogal in een grijs gebied, en daarom is het belangrijk dat jij als werkgever duidelijk bij je personeel aangeeft wat jij verstaat onder onkosten. 

Wat kan jouw werknemer declareren? 

Er zijn twee verschillende vormen van onkostenvergoedingen die jouw werknemer kan declareren: belaste en onbelaste onkostenvergoedingen. Over het algemeen zullen de meeste onkostenvergoedingen waar je mee te maken krijgt onbelast zijn, omdat vrijwel alle onkosten niet worden gezien als loon en je dus ook geen loonbelasting over die onkostenvergoedingen hoeft te betalen. 

Belast 

Een voorbeeld van een onkostenvergoeding die wél belast is, is bijvoorbeeld het eerder genoemde mantelpakje. Dit wordt namelijk niet gezien als werkkleding, wat je als werkgever belastingvrij aan je personeel kunt vergoeden. Je kunt het natuurlijk wel aan je werknemer schenken, maar dan wordt het gezien als onderdeel van het loon en moet je er dus loonbelasting over betalen. 

Onbelast

Vrijwel alle andere onkostenvergoedingen zijn belastingvrij. De meest voorkomende onkostenvergoedingen hebben betrekking op het woon-werkverkeer, eten en op de verblijfplaats van je personeel. Zo kunnen werknemers bijvoorbeeld treinkaartjes, bakjes friet of hotelovernachtingen bij jouw bedrijf declareren.

Wie controleert jou? 

Natuurlijk is het fijn als de band met je personeel bestaat uit wederzijds vertrouwen. Daarom zul je waarschijnlijk niet constant bezig zijn met het controleren van alle declaraties die jij als werkgever van je werknemers binnenkrijgt. Toch is het wel goed als iemand een oogje in het zeil houdt. Onbetrouwbare of stelselmatig vreemde declaraties kunnen door de Belastingdienst namelijk worden gezien als fraude. Dit kan hoge boetes als gevolg hebben. Daarom zal jouw accountant in meerdere of mindere mate jouw overzicht aan declaraties van je werknemers controleren. 

Advies nodig? Firm24 staat voor je klaar!

Wil jij na het lezen van deze blog meer weten over het indienen van declaraties door je medewerkers of heb je advies nodig bij jouw situatie? Wij bij Firm24 helpen je graag! Plan daarom vandaag nog gratis een check-gesprek in!

Mylène de Vos linkedin
Mylène is student aan Universiteit van Amsterdam en schrijft daarnaast graag artikelen over ondernemersrecht.
Bijgewerkt op 18 april 2024
Gepubliceerd op 12 april 2024

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31 (0)20 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00