eHerkenning: wat is het en hoe werkt het?

Wat is eHerkenning?

eHerkenning is het digitale inlogmiddel waarmee bedrijven en organisaties veilig inloggen bij de overheid. Het werkt in de basis zoals DigiD dat voor particulieren doet, maar dan voor bedrijven: je bewijst met een gebruikersnaam, wachtwoord en een extra controlestap dat jij bent wie je zegt dat je bent.

De overheid heeft in de wet vastgelegd dat overheidsinstanties eHerkenning moeten aanbieden aan organisaties die digitaal met hen zaken doen. Dat betekent niet dat elke ondernemer verplicht is om het te gebruiken: eenmanszaken en zzp'ers loggen bijvoorbeeld gratis in met DigiD, terwijl grotere rechtsvormen er al snel wél mee te maken krijgen.

Wie heeft eHerkenning nodig?

Heb je een eenmanszaak of ben je zzp'er? Dan log je voor je belastingaangifte gewoon in met je gratis DigiD, eHerkenning is dan niet nodig. Overweeg je juist de stap naar een BV te zetten, dan verandert dat: BV's, VOF's, stichtingen en andere rechtsvormen loggen met eHerkenning in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk, bijvoorbeeld voor de aangifte omzetbelasting of de aangifte vennootschapsbelasting. Bij het werkgeversportaal van het UWV is eHerkenning zelfs verplicht zodra je personeel hebt.

Doe je aangifte via een boekhoudpakket dat rechtstreeks koppelt met de Belastingdienst? Dan heb je daarvoor geen eHerkenning nodig.

Ketenmachtiging: werk je met een boekhouder of accountant?

Een begrip dat je tegenkomt bij het kiezen van een leverancier is ketenmachtiging. Hiermee machtig je een andere organisatie, bijvoorbeeld je boekhouder of accountant, om met hun eigen eHerkenningsmiddel namens jouw bedrijf een online dienst af te nemen. Niet elke leverancier biedt dit aan, dus werk je structureel met een intermediair, neem dat mee in je keuze voor een leverancier.

Welk niveau eHerkenning heb je nodig?

eHerkenning kent drie betrouwbaarheidsniveaus: EH2+, EH3 en EH4. Hoe hoger het niveau, hoe uitgebreider de controle bij de aanvraag en hoe meer diensten er met dat middel toegankelijk zijn. Met een hoger niveau kun je altijd ook inloggen bij diensten die een lager niveau vragen.

EH2+: Je logt in met een gebruikersnaam, wachtwoord en een aanvullende sms- of pincode. Dit is het instapniveau en kost bij de goedkoopste aanbieder op dit moment vanaf ongeveer €14 per jaar. Je gebruikt dit niveau onder meer voor eenvoudigere portalen zoals mijn.rvo.nl.
EH3: Naast gebruikersnaam en wachtwoord log je in met een sms-code, een pincode via een token of een app met QR-code. Dit is het meest gebruikte niveau en kost bij de goedkoopste aanbieder vanaf ongeveer €30 per jaar. De Belastingdienst, de Douane en het UWV vereisen minimaal dit niveau.
EH4: Je logt in met een PKI-certificaat, de hoogste vorm van digitale ondertekening. Dit niveau kost vanaf ongeveer €33 per jaar en is nodig voor gevoelige processen, zoals het aanvragen van een octrooi of het inzien van vertrouwelijke gegevens bij bepaalde gemeenten en provincies.

Vroeger bestond er ook een instapniveau zonder de plus, EH2. Leveranciers zijn daarmee gestopt: wie nu eHerkenning aanvraagt, kiest uit EH2+, EH3 of EH4.

Wat kost eHerkenning?

eHerkenning is, in tegenstelling tot DigiD, niet gratis: je betaalt een van de zes erkende leveranciers voor een jaarlijks abonnement, en de prijs loopt op met het niveau. Log je in bij de Belastingdienst met het speciale Belastingdienst EH3-inlogmiddel? Dan kun je een deel van die kosten terugkrijgen via de compensatieregeling.

Compensatieregeling eHerkenning van de Belastingdienst

De Belastingdienst biedt, samen met RVO, een jaarlijkse compensatieregeling van €24,20 inclusief btw voor het speciale Belastingdienst EH3-inlogmiddel. Deze regeling is geen eenmalige actie: je vraagt hem elk kalenderjaar opnieuw aan, en dat kan nog steeds.

Kom je in aanmerking? Dat hangt af van je situatie.

Heb je een eenmanszaak of ben je zzp'er, dan kom je niet in aanmerking. Je logt gratis in met DigiD en hebt de compensatie dus niet nodig.
Heb je het speciale Belastingdienst EH3-inlogmiddel gekocht, of een bestaand middel daarnaar omgezet, dan kun je de compensatie aanvragen voor het lopende kalenderjaar.
Machtig je een fiscaal dienstverlener om je aangifte te verzorgen, dan komt dat middel niet in aanmerking. De regeling geldt alleen voor je eigen inlogmiddel.
Log je in met een gewoon EH3-middel in plaats van het specifieke Belastingdienst-middel, dan wijst het aanvraagportaal je aanvraag af.

De regeling compenseert maximaal één middel per organisatie per jaar. Voor aanvraagjaar 2025 kun je de compensatie regelen tot en met 30 september 2026, via het portaal van RVO.

Zes leveranciers, verschillende prijzen

De overheid heeft zes organisaties erkend om eHerkenning uit te geven: Reconi, Digidentity, Z login, We-ID, KPN en QuoVadis. Alleen zij mogen eHerkenning leveren en ze moeten allemaal aan dezelfde beveiligingseisen voldoen. Waarin ze wél verschillen, zijn de prijs, de inlogmethode en het aanvraagproces.

Wij werken bij voorkeur samen met Reconi, via Firm24 met een extra kortingscode.

eHerkenning aanvragen via Firm24

Via de samenwerking tussen Firm24 en Reconi vraag je eHerkenning aan tegen Reconi's actuele tarieven, met toegang tot meer dan 600 overheidsorganisaties zoals de Belastingdienst, het UWV en gemeenten. Gebruik bij het afrekenen de kortingscode FIRM24 voor 10% extra korting.

EH2+ vanaf €13,99 per jaar
EH3 vanaf €29,99 per jaar, meest gekozen, inclusief gratis beheermodule
EH4 vanaf €33 per jaar

Vraag EH3 aan

In vier stappen naar je eHerkenning

Bepaal welk niveau je nodig hebt. Ga na bij welke diensten je moet inloggen en welk niveau die diensten minimaal vragen. Kies vervolgens het hoogste niveau uit die lijst.

Kies een leverancier. Vergelijk de zes erkende leveranciers op prijs, inlogmethode en of ze ketenmachtiging aanbieden.
Doorloop de identificatie. De leverancier controleert je gegevens aan de hand van een KVK-uittreksel en, afhankelijk van het niveau, ook je identiteit fysiek of via een videocheck. Ben je geen bestuurder, dan is een ondertekende machtiging nodig van iemand die dat wel is.
Activeer je middel en test het. Zodra je eHerkenning actief is, log je in bij de dienst waarvoor je het nodig had. Test dit meteen, zodat je zeker weet dat het werkt voordat een deadline in zicht komt.

Hardnekkige misverstanden over eHerkenning

“eHerkenning is verplicht voor elke ondernemer.” Te stellig. De wet verplicht overheidsinstanties om eHerkenning aan te bieden, niet elke ondernemer om het te gebruiken. Eenmanszaken en zzp'ers loggen gratis in met DigiD.
“De compensatieregeling is gestopt.” Onjuist. De regeling wordt jaarlijks verlengd en staat nog open. Je vraagt hem alleen wel voor elk kalenderjaar opnieuw aan.
“Elke leverancier biedt dezelfde mogelijkheden.” Te stellig. Alle leveranciers voldoen aan dezelfde beveiligingseisen, maar verschillen in prijs, inlogmethode en of ze ketenmachtiging ondersteunen.

Zo regel je het goed

Voordat je aan de slag gaat, is het slim om deze punten op orde te hebben.

Weet welke diensten je nodig hebt en welk niveau daarvoor vereist is.
Reserveer budget: eHerkenning is niet gratis, in tegenstelling tot DigiD.
Check of je in aanmerking komt voor de compensatieregeling van de Belastingdienst.
Vergelijk de zes erkende leveranciers op prijs en aanvraagproces.
Werk je met een boekhouder of accountant? Bespreek dan of ketenmachtiging nodig is.

Wil je in contact komen met een leverancier van eHerkenning? Via Firm24 kan dat. Klik hier om je eHerkenning te regelen. Wil je naast eHerkenning ook meer weten over het beheren van bestuurders en machtigingen binnen je organisatie? Bekijk dan entity management.