Kennisbank

Notuleren bij een bestuursvergadering: zo pak je het aan!

Het bestuur van een onderneming komt regelmatig bijeen om met elkaar te vergaderen. Daarbij is het belangrijk om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zo wordt er van tevoren een agenda opgesteld, waar niet van kan worden afgeweken. Daarnaast worden er tijdens de vergadering notulen opgesteld. Wat het doel is van de notulen en hoe Firm24 jouw bedrijf kan helpen met het opstellen van de notulen, leggen we je in dit artikel uit!

De bestuursvergadering

Op de bestuursvergadering worden belangrijke zaken besproken, daar wordt eventueel over gediscussieerd en uiteindelijk worden er beslissingen over genomen. Op de bestuursvergadering zijn er twee specifieke mensen met een belangrijke functie. Zo leidt de voorzitter de vergadering. Hij of zij zorgt ervoor dat alles in goede banen loopt, dat de orde wordt gehandhaafd en iedereen zijn zegje kan doen. Daarnaast heeft de secretaris een belangrijke functie. Deze bereidt de vergadering voor, stelt de agendapunten op, verstuurt de uitnodiging en eventuele documenten, voorziet de vergadering van een locatie en hulpmiddelen en brengt achteraf verslag uit van de vergadering. Bij dit verslag spelen de notulen een grote rol.

Notulen

Notulen zijn een kort en schriftelijk verslag van de vergadering. De secretaris schrijft tijdens de vergadering bij met wat er gezegd wordt, welke actiepunten zijn besproken, wat de stemmingen zijn en hoe tot zo’n stemmingsuitslag is gekomen. 

De agendapunten op een bestuursvergadering

De volgende agendapunten worden normaal gesproken afgegaan op de bestuursvergadering: 

  • Opening(sceremonie)
  • Vaststellen van de agenda
  • De notulen van de vorige vergadering
  • Financieel verslag
  • Verslag van de algemeen directeur
  • Commissieverslagen
  • Oude onderwerpen
  • Nieuwe onderwerpen
  • Mededelingen en wat verder ter tafel komt
  • Sluiting

Hoe zorg je voor goede notulen? Lees deze tips en tricks.

De inhoud van de notulen

De notulen vermelden dus de belangrijkste discussies, de overwegingen tot een besluit en/of hoe een aanwezige advies heeft gegeven. Daarnaast zijn deze algemene punten belangrijk om in de notulen van de bestuursvergadering te vermelden:

  • De statutaire naam van de vennootschap, vestigingsplaats en KvK-nummer
  • De locatie en de datum van de vergadering
  • De aanwezigen en in welke hoedanigheid
  • De wijze van oproeping voor de vergadering
  • Of er is voldaan aan de formele voorschriften voor de vergadering
  • Een vastlegging van de genomen besluiten en uitslag per stemming
  • Een samenvatting van wat er besproken is 

De notulen zijn gemaakt, wat nu? 

De notulen gebruik je achteraf om het verslag op te stellen. Deze worden verstuurd naar de aanwezigen en belanghebbenden. Tijdens de vergadering worden de notulen van de vorige vergadering goedgekeurd. De bestuursleden keuren de vergadering met elkaar goed. Eventueel kunnen er wijzigingen of verbeteringen worden aangebracht aan de notulen. Vervolgens ondertekent de voorzitter en de managementassistent de notulen. Dan worden ze gearchiveerd. 

De diensten van Firm24 wat betreft notulen

In drie stappen kun je een aanvraag regelen van de notulen op de bestuursvergadering: 

  1. Je kunt kiezen voor een gratis check-gesprek met een Firm24 adviseur. Deze helpt je met de eerste vragen. Ook kun je een opdracht laten uitvoeren. Hiervoor plan je een intakegesprek in met een van onze specialisten. 
  2. Nu kun je de aanvraag voor jouw keuze starten. Doorloop het online proces en vul online de informatie in. Op deze manier krijgt de adviseur een efficiënt dossier en bespaar jij direct op de kosten. 
  3. Jouw aanvraag is goed ontvangen! Via het online dashboard heb je altijd 1 op 1 contact met de specialist. Deze neemt contact met je op voor de vervolgstappen.

Slot

Wil je je notulen graag door een van onze adviseurs laten opstellen? Of heb je een vrijblijvende vraag? Dan ben je bij Firm24 aan het juiste adres. Neem contact op met onze specialisten!

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31(20) 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00