Ongewenst gedrag op de werkvloer? Geef jouw werknemer een officiële waarschuwing!

Komt jouw werknemer regelmatig te laat? Is er sprake van vervelend gedrag tegenover collega’s? Of voert jouw werknemer zijn of haar functie niet goed uit? Wanneer jouw werknemer gedrag vertoont die jij als werkgever niet accepteert, kan je hem of haar hiervan op de hoogte stellen met een officiële waarschuwingsbrief. Hiermee wijs je de werknemer op de gevolgen van dit gedrag en je zorgt gelijk voor schriftelijk bewijs voor wanneer je uiteindelijk overgaat tot schorsing of ontslag.

Wat is een officiële waarschuwingsbrief? 

Je kan als werkgever jouw werknemer op de hoogte stellen dat bepaald gedrag niet overeenkomt met de beleidsregels of verwachtingen die de werkgever geaccepteerd, door een schriftelijke brief te versturen. Je vermeldt hierin ook de mogelijke consequenties als de werknemer het gedrag niet aanpast. Deze brief wordt een officiële waarschuwingsbrief genoemd. 

Het verschil tussen een onofficiële en officiële waarschuwing

Is jouw werknemer te veel aan het kletsen met andere collega’s tijdens werktijd of maakt jouw werknemer een kleine fout tijdens zijn of haar werkzaamheden? Als werkgever kan je dan jouw werknemer op gesprek vragen waarin je hem of haar waarschuwt of opbouwende feedback geeft. Dit gebeurt vaak mondeling tijdens een gesprek en wordt niet opgenomen in het personeelsdossier. Wanneer dit vaker gebeurt of wanneer sprake is van ongewenst gedrag kan je deze werknemer ook een officiële waarschuwingsbrief geven. 

Wanneer geef je een officiële waarschuwing? 

Vaak geef je pas een officiële waarschuwingsbrief wanneer jouw werknemer ongewenst gedrag vertoont en je dit gedrag als werkgever niet tolereert. Het is hierbij aan te raden om de werknemer ook op gesprek te laten komen. Er bestaat geen algemene definitie van ongewenst gedrag. Het is vooral belangrijk welk gedrag jij voor jouw onderneming belangrijk vindt en welk gedrag daar niet accepteert wordt. Het is aan te raden om het gedrag dat binnen jouw onderneming niet geaccepteerd wordt in een personeelsreglement of arbeidsovereenkomst te zetten. Zo zijn de werknemers hier ook van op de hoogte. 

Ongewenst gedrag 

Iedereen maakt weleens een fout. Dat is heel menselijk en meestal leer je hier uiteindelijk van en is dit makkelijk te vergeven. Soms worden er alleen ernstige fouten gemaakt of herhalen dezelfde fouten zich regelmatig. Vaak is er dan sprake van ongewenst gedrag, waarbij je een officiële waarschuwing kan geven. Hieronder vind je een aantal voorbeelden van ongewenst gedrag.

• Onterecht ziekmelden
• Regelmatig te laat komen
• Het niet goed uitoefenen van de functie
• Arbeidsovereenkomst of personeelsreglement niet naleven 
• Ongeoorloofd verlof opnemen 
• Vervelend of grensoverschrijdend gedrag vertonen naar klanten of andere collega’s 

Je hebt een officiële waarschuwing gegeven, wat nu? 

Op het moment dat jouw werknemer een officiële waarschuwingsbrief heeft gehad, heeft dit nog geen direct gevolg. Wel maakt deze officiële waarschuwingsbrief deel uit van het personeelsdossier. Verandert er niets in het gedrag van jouw werknemer na het geven van een of meerdere officiële waarschuwingen? Dan is het niet de bedoeling om waarschuwingen te blijven sturen. Wanneer de officiële waarschuwingen niet het gewenste effect hebben gehad, en een extra waarschuwing hoogstwaarschijnlijk ook geen effect meer gaat hebben, kan je kiezen voor zwaardere maatregelen zoals een schorsing of zelfs ontslag. 

Genoeg voor een ontslag? 

Eén officiële waarschuwing is in de meeste gevallen niet genoeg voor ontslag. Soms zijn zelfs meerdere officiële waarschuwingen niet genoeg. Dit is bijvoorbeeld zo wanneer er een langere tijd tussen de verschillende waarschuwingen zit of wanneer er meerdere waarschuwingen voor verschillende gedragingen zijn gegeven. Om over te gaan tot ontslag is een uitgebreid personeelsdossier erg belangrijk. De meerdere officiële waarschuwingsbrieven en eventueel een schorsing zijn belangrijke onderdelen van dit personeelsdossier. Daarom is het aan te raden om jouw werknemer een officiële waarschuwingsbrief te geven! 

Wat staat er in een officiële waarschuwingsbrief? 

Als werkgever geef je in een officiële waarschuwingsbrief aan dat je het gedrag van jouw werknemer niet tolereert binnen jouw onderneming. Je beschrijft dit ongewenste gedrag en de datum waarop dit gebeurt. Je geeft ook een uitleg waarom je dit gedrag niet tolereert. Daarnaast geef je ook aan welke maatregelen je neemt wanneer dit gedrag opnieuw voorkomt. Je kan ook in de waarschuwingsbrief verwijzen naar het personeelsreglement of arbeidsovereenkomst, wanneer je hierin het ongewenste gedrag hebt vastgelegd. 

Mondeling of schriftelijk?

In Nederland bestaat geen duidelijke definitie en juridisch kader voor de manier waarop een officiële waarschuwing gegeven moet worden. Hiervoor zijn dus meerdere interpretaties mogelijk. Toch kan je het beste een officiële waarschuwing schriftelijk vastleggen om een personeelsdossier op te bouwen. Op die manier kan je later, wanneer je andere maatregelen zoals een schorsing of ontslag wilt opleggen, op deze brief beroepen. Je kan jouw werknemer dus ook op gesprek vragen en mondeling een officiële waarschuwing geven. Vaak is het verstandiger om dit niet mondeling in een gesprek te doen, maar per aangetekende brief met ontvangstbewijs te bezorgen. 

Meer weten?

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen over het geven van een officiële waarschuwingsbrief of heb je andere vragen die je aan een specialist wil voorleggen? Plan dan hier een gratis check-gesprek in en krijg gratis advies en uitleg van ons team of neem een kijkje tussen onze andere blogs.