Algemene voorwaarden: de musts en de no-go’s!

Wat zijn algemene voorwaarden?

De algemene voorwaarden zijn eigenlijk de ‘standaardregels’ die jij als ondernemer afspreekt met de koper van jouw producten en/of diensten. Het is een makkelijke manier om alles rondom de (ver)koop en de levering te regelen van een product of dienst. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepalingen die gaan over de betaalwijze, de bedenktermijn, garantie en aansprakelijkheid. Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel aan te raden! Stel je maar eens voor dat je bij iedere klant iedere keer een berg met regels moet afstemmen… Dat is met het gebruik van algemene voorwaarden dus helemaal niet nodig.

De musts voor goede algemene voorwaarden!

Wat je precies in de algemene voorwaarden opneemt, ligt aan de soort onderneming, in welke branche je handelt en wat voor soort klanten je hebt (consumenten of ondernemers). De belangrijkste punten die in algemene voorwaarden worden opgenomen zijn bepalingen over:

• Aansprakelijkheid. Als ondernemer kan je altijd aansprakelijk gesteld worden door je klanten voor schade die ontstaat bij het gebruik van jouw dienst of product. In de algemene voorwaarden kan je deze aansprakelijkheid beperken tot een bepaald bedrag en/of situatie. Het liefst sluit je dit natuurlijk volledig uit, maar dat mag niet. Let dus goed op dat je dit niet verkeerd doet, omdat het beding anders niet geldt.
• Betalingstermijn. In de wet is een betalingstermijn voor facturen opgenomen van 30 dagen. Deze geldt wanneer er niets is afgesproken. In de algemene voorwaarden kan je deze termijn verkorten of verlengen.
• Garantie. In de algemene voorwaarden kan je afspraken over garantie opnemen. Regels over garanties zijn vaak strenger ten opzichte van consumenten dan ondernemers.
• Beëindiging of verlenging. Hoe eindigt de overeenkomst? Na verloop van een termijn, door levering of uitvoering, of blijft het doorlopen?
• Klachtenregeling. Wat gebeurt er als er iets niet deugt?
• Opzeggen. Volgens de wet mag een overeenkomst normaal gesproken alleen worden opgezegd als de andere partij tekortschiet, en hij in staat is gesteld om dat gebrek te zuiveren. Je kan er echter ook voor kiezen dat partijen mogen opzeggen zonder opgaaf van reden en met een opzegtermijn.

Deze dingen zet je niet in de algemene voorwaarden

Zoals we aan het begin al even lieten doorschemeren zitten er grenzen aan hetgeen je in de algemene voorwaarden mag opnemen. In de wet zijn lijsten opgenomen met bepalingen die niet zomaar in je algemene voorwaarden meegenomen mogen worden, omdat zij onredelijk bezwarend zijn. Deze lijst wordt de “grijze lijst” genoemd. Alles wat daarop staat wordt door de rechter buiten toepassing verklaard, tenzij het bedrijf kan aantonen dat het wèl redelijk is. Ondanks deze lijst gaat dit toch vaak mis. We zetten daarom de belangrijkste fouten op een rijtje:

• Je sluit jouw aansprakelijkheid uit

Stel je verkoopt met je onderneming 3D-printers en zo’n printer wordt geleverd bij een klant. De klant installeert het apparaat, maar deze blijkt niet te werken. Na wat onderzoek blijkt dat het product kapot is geleverd. Op dat moment ben jij verantwoordelijk en moet het product worden vervangen of de schade worden vergoed. Je kan op zo’n moment niet je wettelijke aansprakelijkheid uitsluiten. Je loopt nu het risico dat de hele bepaling waar dit in staat ongeldig wordt verklaard als het voor de rechter komt. Dat is dus inclusief eventuele “redelijke” onderdelen van het artikel.

Tip: probeer geen onredelijke of onwetmatige zaken af te dwingen in je algemene voorwaarden. Dit is niet alleen slecht voor je reputatie, maar kan ook slecht uitpakken voor je juridische positie.

• Je spreekt ongeldige betalingstermijnen af

Stel je koopt jouw 3D-printers bij een Chinese producent. Die verkoop je in Nederland. Vanzelfsprekend wil je als ondernemer zo weinig mogelijk risico lopen. Qua inkoop spreek je dus een zo lang mogelijke betaaltermijn af. De maximale betalingstermijn die je in jouw algemene (inkoop)voorwaarden mag opnemen is 60 dagen. En van je klanten wil je het geld natuurlijk zo snel mogelijk hebben. Sterker nog, het liefst zou je een volledige aanbetaling verlangen: dit mag niet. De gehele bepaling in de algemene voorwaarden is dan ongeldig. In dat geval geldt de wettelijke termijn van 30 dagen. Het heeft dus geen zin om andere termijnen en 100% aanbetalingen in de algemene voorwaarden te zetten.

Tip: vermijd te lange of ongeldige betalingstermijnen. Vermeld je geen betalingstermijnen? Dan is het automatisch – en door de wet bepaald – 30 dagen.

Bovenstaande bepalingen staan dus op de zogenaamde grijze lijst. Maar, naast de grijze lijst bestaat ook nog de zwarte lijst. De bepalingen op de zwarte lijst zijn per definitie buiten toepassing. Denk hierbij aan het beperken van de bevoegdheid tot ontbinding, het eenzijdig doorvoeren van prijsverhogingen en de stilzwijgende verlenging van abonnementen.

Met deze zaken moet je rekening houden

Bij het opstellen van de algemene voorwaarden zijn naast bovenstaande veel gemaakte fouten nog een aantal zaken belangrijk. Hou er allereerst rekening mee dat de algemene voorwaarden voor de consument en voor zakelijke partijen van elkaar kunnen verschillen. Er zitten meer regels aan algemene voorwaarden voor de consument, omdat zij beter beschermd worden door de wet. Voor deze bescherming bestaan de zwarte en de grijze lijst. 

Daarnaast kan je nooit volstaan met het enkel verwijzen naar je algemene voorwaarden. Denk weer aan het voorbeeld van de 3D-printers. Stel je verkoopt jouw 3D-printers via je website. Klanten kunnen de printers uiteraard bestellen en betalen via een koopknop op je website. Let er bij inrichting en communicatie van je webshop op dat:

• klanten de algemene voorwaarden niet alleen te zien krijgen, maar er ook akkoord mee moeten gaan.
• indien die akkoordverklaring gaat via een vinkje, zorg er dan ook voor dat je kan aantonen dat de klant het vinkje heeft gezet!
• klanten de algemene voorwaarden kunnen downloaden.

Ook kunnen klanten jou nog steeds vragen de algemene voorwaarden toe te sturen. Op hun verzoek dien je ze dan alsnog kosteloos toe te zenden. Je moet, kortom, aan je “informatieplicht” voldoen. Doe je dat niet? Dan kan je je ook niet op je algemene voorwaarden beroepen.

Firm24 helpt je!

Het hebben van goede algemene voorwaarden is dus erg belangrijk! Maar met alle musts en no-go’s komt er best wat kijken bij het opstellen van de algemene voorwaarden en we snappen dat jij je als ondernemer niet wil bezighouden met het papierwerk. Daarom schiet Firm24 je te hulp en kan je bij ons terecht voor een adviesgesprek met een specialist, een standaardcontract door een jurist, of een contract op maat door een advocaat. Lees hier meer over alle mogelijkheden!