Belangrijk: vergeet je eerste BTW aangifte niet!

BTW aangifte, wat is dat eigenlijk?

Aan ondernemen zitten helaas ook minder leuke kanten. Zo moet je bijvoorbeeld ook de administratie bijhouden, waaronder de btw aangifte. Dan is de kans groot dat je als ondernemer btw betaalt over de omzet van jouw onderneming. Btw en omzetbelasting zijn hetzelfde. Dit hoef je natuurlijk niet uit je eigen portemonnee te betalen, maar bereken je door in de prijs van de goederen of diensten die je levert. Btw die je wel zelf hebt betaald bijvoorbeeld over zakelijk kosten kunnen in de meeste gevallen weer afgetrokken worden. Dus jij brengt btw over je bedragen aan je klanten of opdrachtgevers in rekening en daarnaast berekenen jouw leveranciers btw aan jou. De btw-tarieven zijn 0%, 9% en 21%. Ook wanneer je een periode geen omzet hebt gehad of geen btw hebt betaald, moet je btw-aangifte doen. Btw aangifte doen is niet ingewikkeld. Belangrijk is dat dit wel goed en op tijd gebeurd!

Voorkom je eerste boete als ondernemer!

In het rijtje dingen die je allemaal voor de eerste keer moet doen, zien we niet graag terug dat je jouw eerste boete moet gaan betalen. Om te beginnen is het daarom belangrijk dat je de volgende data dikgedrukt in je agenda zet! 

• 1e kwartaal: 30 april
• 2e kwartaal: 31 juli
• 3e kwartaal: 31 oktober
• 4e kwartaal 31 januari

Dit zijn de de deadlines per kwartaal voor de btw-aangiftes. Het meest gebruikelijk is om de aangifte ieder kwartaal te doen. Met een verzoek aan de Belastingdienst kan je aanvragen jouw aangifte maandelijks te doen. Ook kan de Belastingdienst je verplichten jouw aangifte maandelijks te doen in het geval je de aangifte niet op tijd hebt gedaan.

De Belastingdienst: ‘te laat is te laat!’

De Belastingdienst is streng. In de praktijk vergeet bijna iedereen zijn eerste btw aangifte. Eerst krijgt je dan een hoge boete van een paar duizend euro van de Belastingdienst, zodat je hier van schrikt. Het is dan verstandig om de Belastingdienst te bellen en uit te leggen dat je de aangifte vergeten bent. Tegenwoordig is het ook zo, dat de Belastingdienst contact met jou opneemt wanneer de eerste btw aangifte niet is gedaan. De Belastingdienst rekent dan vaak een (eenmalige) coulancetermijn waarbinnen je nog niet meteen een boete krijgt bij het te laat indienen en betalen van je aangifte. De coulancetermijn is zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. Wanneer je na deze zeven kalenderdagen aangifte doet of zelfs helemaal geen aangifte doet, krijg je een aangifteverzuimboete. Dit is een boete van € 68. Wanneer je na de coulancetermijn betaalt krijgt je ook een betaalverzuimboete. Een betaalverzuimboete is 3% van het te laat ingediende bedrag, met een minimum van  € 50 en een maximum van € 5.514. Wanneer je binnen deze zeven dagen alsnog zorgt dat het bedrag betaald is, krijg je geen betaalverzuimboete!

In 4 stappen ben je klaar!

Jouw eerste keer btw aangifte kan je met deze vier stappen doen. Zorg dat je genoeg tijd in plant zodat je alles op je gemak kan doen, zonder fouten te maken.

Stap 1: Bericht van de Belastingdienst

Als startende ondernemer heb je waarschijnlijk net jouw onderneming ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Daarna hoef je alleen nog maar te wachten tot je een bericht van de Belastingdienst krijgt. Je krijgt namelijk een eenmalige eerste btw-aangifte toegestuurd. Let op! Na deze eerste herinnering krijg je geen herinneringen meer. Je bent als ondernemer overal zelf verantwoordelijk voor. Je kan je zelf wel helpen, door in te stellen dat je voor iedere btw-aangifte een reminder via de mail krijgt. Dit kan je doen via de Belastingdienst.

Stap 2: Administratie bijhouden

Het scheelt een veel gedoe op het laatste moment als je de administratie regelmatig hebt bijgehouden. Wanneer je in ieder geval één keer per week je facturen en bonnen verwerkt, ben je goed op weg. Verzamel hiervoor al je uitgaande facturen (omzet) met betrekking tot de periode van aangifte in één overzicht en let hierbij goed op de factuur datum (niet de datum waarop je de betaling hebt ontvangen). Verzamel ook alle inkomende facturen (kosten) met betrekking tot de periode van aangifte in één overzicht. Tel per tarief (21%, 9 % en 0%) het totaal van de omzetbelasting op en noteer dit in je aangifte omzetbelasting bij de omzet en kosten. Welk tarief van toepassing is, is afhankelijk van de diensten of producten je levert. Let ook op de speciale regelingen, zoals buitenlandse betalingen, ontvangsten of goederen leveringen en niet aftrekbare bedragen. Met dit hulpmiddel weet je wat je moet doen met buitenlandse betalingen en ontvangsten en met dit hulpmiddel weet je wat je moet doen met buitenlandse goederen leveringen.

Stap 3: Controleer of je recht heb op de kleine ondernemingsregeling

Niet elke ondernemer hoeft btw af te dragen. Heeft jouw onderneming een omzet (exclusief de omzetbelasting) minder dan € 20.000 in één kalenderjaar? Dan krijg je mogelijk vrijstelling van omzetbelasting. Je moet hiervoor ook aan de volgende voorwaarden voldoen: je bent een ondernemer voor de btw; je onderneming is in Nederland gevestigd of je hebt in Nederland een vaste inrichting; en daarnaast mag je geen btw meer aftrekken (als je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling).

Stap 4: Omzetbelasting invullen

Nadat je de vorige drie stappen hebt doorlopen is je voorbereiding klaar. Nu kan je beginnen met het daadwerkelijk invullen van de omzetbelasting. Op het moment dat je bent ingeschreven bij de Kamer van Koophandel ontvang je een speciale gebruikersnaam en wachtwoord van de Belastingdienst waarmee je kan inloggen. Je doet je btw aangifte over de periode waarin je bent gestart met jouw onderneming. Dus je doet dit ook wanneer je in de startfase eigenlijk nog geen omzet hebt gedraaid.

Wat gebeurt er na de aangifte omzetbelasting?

Nadat je aangifte hebt gedaan kunnen er twee situaties voorkomen:

1. Je moet btw betalen aan de Belastingdienst: de Belastingdienst stuurt jou dan een naheffingsaanslag. Het is belangrijk dat dit geld op tijd op de rekening van de Belastingdienst staat, zodat je een boete voorkomt.
2. Je krijgt btw terug van de Belastingdienst: je hebt recht op een teruggaafbeschikking en krijgt het teveel betaalde bedrag terug op de rekening van jouw onderneming gestort.

Help! Je hebt een fout gemaakt, en wat nu?

Een fout maken is niet erg! Dat kan iedereen overkomen. Zorg wel dat je deze herstelt. Je hebt bijvoorbeeld te veel of te weinig btw gerekend. Gaat het om een bedrag minder dan € 1.000? Dan kan je dit bedrag eenvoudig verrekenen met de eerstvolgende aangifte. Gaat het om een bedrag meer dan € 1.000? Dan is het iets minder eenvoudig. Met een suppletie omzetbelasting kan je de correcties doorgeven op de eerder ingediende btw aangifte. Hiermee kan je aangiftes over een specifiek aangiftevak of een heel boekjaar corrigeren.

Met dit stappenplan en tips kun je hopelijk snel klaar met jouw btw aangifte en kan je focussen op wel écht belangrijk is: ondernemen!

Regel nu jouw boekhouding!

Wil je graag al jouw vragen beantwoord krijgen in een intakegesprek? Plan dan een intakegesprek via deze pagina. De specialist neemt binnen 48 uur contact met je op.