Wat moet je doen als je het aandeelhoudersregister kwijt bent?

Wat moet je doen wanneer je je aandeelhoudersregister kwijt bent? Moet je dan gelijk een nieuw register regelen of zijn er andere oplossingen? In dit artikel vertellen we wat het centraal aandeelhoudersregister precies is en hoe je een vervangend aandeelhoudersregister kan aanvragen!

Wat is een aandeelhoudersregister?

In het aandeelhoudersregister van een vennootschap staat relevante informatie van de BV, de aandelen en de aandeelhouders. Hoeveel aandelen heeft de vennootschap bijvoorbeeld en wat is de datum waarop deze aandelen zijn verkregen? Het is eigenlijk een soort boekje waarin de gegevens van de BV en haar aandeelhouders worden bijgehouden. Deze is in eerste instantie gemaakt door de notaris bij het oprichten van de BV en wordt hierna overhandigd aan het bestuur van de BV, die vanaf dan verantwoordelijk is voor het bijhouden van het register.

Waar kan ik mijn aandeelhoudersregister vinden?

Bij het oprichten van een BV zal er zoals hierboven beschreven een register worden opgemaakt en ingevuld, waarin alle belangrijke gegevens van de BV, de aandeelhouders en de aandelen staan beschreven. Deze gegevens zijn dus niet openbaar en kunnen niet zomaar worden opgevraagd bij bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel door een notaris of aandeelhouder. Daarom ligt de verantwoordelijkheid dat het register bewaard wordt bij de bestuurders van de BV. Het kan natuurlijk dat je je register kwijt geraakt bent. Dit is geen probleem, maar wat moet je dan precies doen?

Aandeelhoudersregister kwijt, wat nu?

Bij ons kan je een nieuw aandeelhoudersregister laten opstellen, erg gemakkelijk gewoon vanuit je eigen kantoor. Kijk op deze pagina voor een overzicht van de kosten en de voorwaarden van het verkrijgen van een nieuwe aandeelhoudersregister. Kies bij het overzicht van de diensten een categorie (let goed op de voorwaarden), daarna kun je direct aan de slag met de aanvraag! Ben je je register kwijt en hebben er geen wijzigingen plaatsgevonden na de oprichting, dan val je in categorie 1. Zijn er wel wijzigingen plaatsgevonden na de oprichting, dan val je onder categorie 2. Wij kunnen een aandeelhoudersregister laten opstellen vanaf €99! De voorwaarden hiervoor zijn wel dat er geen statutaire wijzigingen na oprichting plaats hebben gevonden, geen aandelenoverdracht of uitgiftes van aandelen gedaan zijn na oprichting en er geen bijzonderheden rusten op de aandelen zoals pandrecht. Let op, voldoe je niet aan de voorwaarden? Dan kan er een hogere prijs gerekend worden. Om het nieuwe aandeelhoudersregister te laten opstellen heb je een oprichtingsakte nodig, de mailadressen van de bestuurders en de onderliggende notariële akten (in sommige gevallen).

Aandeelhoudersregister laten opstellen? Zo werkt het

1. Gewenste dienst & aanvraag

Selecteer je gewenste dienst, dus het aanvragen van een aandeelhoudersregister en start de aanvraag voor jouw opdracht. Hierbij vul je online de informatie in die van belang is bij jouw opdracht zoals hierboven beschreven is. Dit zal ook duidelijk worden aangeven op onze site.

2. Online intake & offerte

Dien de opdracht bij de dienstverlener in, deze neemt (indien nodig) contact met je op om je wensen rondom de opdracht te bespreken. Ook krijg je een offerte op maat indien je eisen afwijken van de standaard voorwaarden. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer er sprake was van een aandelenoverdracht na de oprichting van je BV.

3. Uitvoering & oplevering

Hierna zal jouw aandeelhoudersregister worden opgesteld. Je kan via je persoonlijke online dashboard altijd 1 op 1 contact hebben met de dienstverlener van onze site en zo kan je gemakkelijk de voortgang bijhouden van het opstellen van het register. Na afloop wordt het eindresultaat met je gedeeld en is je nieuwe aandeelhoudersregister opgeleverd.

Waar wordt een aandeelhoudersregister voor gebruikt?

Het aandeelhoudersregister is erg belangrijk voor de BV en zijn aandeelhouders. Het is relevant voor het bijeenroepen van een vergadering van aandeelhouders, het leggen van beslag op aandelen en het toepassen van bepaalde regelingen zoals de blokkeringsregeling. De gegevens die het kapitaal van de BV bijhouden worden ook in het register opgenomen. Het is dus een handig overzicht voor de BV om inzage te krijgen in zijn aandelen, aandeelhouders en dus kapitaal.

Ook wordt de verkoop van aandelen en de nieuwe uitgifte bijgehouden in het aandelenregister. Als je aandelen wil overdragen aan nieuwe aandeelhouders, nieuwe aandelen wil uitgeven of de statuten van je BV wil wijzigen heb je het aandeelhoudersregister nodig. De notaris moet hier namelijk aan te pas komen en wil inzicht hebben in de status van de huidige aandelen en aandeelhouders. Hij zal bij een aandelenoverdracht willen controleren of de verkoper van de aandelen wel de echte eigenaar is van de aandelen of dat hij de aandelen verpand heeft. Daarbij zal hij uitzoeken hoe de aandeelhouder in eerste instantie aan zijn aandelen is gekomen. De notaris kan al deze gegevens vinden in het aandeelhoudersregister. Daarom zal hij het originele aandeelhoudersregister opvragen aan de bestuurder(s) van de BV, zodat hij de gegevens kan inzien. Wanneer hij de akte van de bepaalde aandelenoverdracht ondertekend heeft, zal de notaris dit bijwerken in het register en het aan je terug geven.

Tot slot

In het aandeelhoudersregister worden de belangrijke gegevens van de BV en zijn aandeelhouders weergegeven. De bestuurders worden geacht deze zelf goed te bewaren, omdat deze gegevens niet openbaar te verkrijgen zijn bij de KvK. Hierboven staat uitgelegd wat je moet doen als je je aandeelhoudersregister kwijt bent geraakt en hoe je gemakkelijk een nieuwe op onze website kunt aanvragen. Kom je er niet helemaal uit en heb je hulp nodig? Plan dan een gratis check-gesprek in met een van onze Firm24 professionals!