Digitale aandeelhoudersregister

Digitaal bij Firm24

Bij Firm24 is het sinds 2020 al mogelijk om je BV volledig digitaal op te richten. Dit werd in 2021 middels een Europese richtlijn een verplichte mogelijkheid die aan ondernemers moet worden aangeboden. Firm24 nam het een stapje verder door het aandeelhoudersregister ook te digitaliseren. Dit is wettelijk niet verplicht, maar wel een stuk praktischer. Je hoeft nooit meer op zoek te gaan naar dat originele papiertje achterin een archiefkast, omdat je altijd toegang hebt tot een actueel en volledig aandeelhoudersregister!

Functie en problemen van het huidige aandeelhoudersregister?

Al jaren ontvangt de oprichter van een BV na de oprichting niet alleen de statuten en een KVK uittreksel, maar ook een aandeelhoudersregister. Dit is een uniek exemplaar waarin de persoonlijke gegevens van de aandeelhouders worden opgenomen en wordt bijgehouden hoeveel aandelen zij bezitten. Omdat er slechts één exemplaar van dit fysieke register bestaat, komt het helaas erg vaak voor dat het originele aandeelhoudersregister in de loop der jaren is kwijtgeraakt. Probeer zo’n document maar eens snel te vinden na een verhuizing, grote schoonmaak of een verandering binnen je onderneming.

Voordelen van een digitaal aandeelhoudersregister

Binnen handbereik

Vaak vinden er veranderingen plaats binnen ondernemingen. Je start een bedrijf met een compagnon, maar na een tijdje sla je een nieuwe weg in. Er kan dan een compagnon weggaan of juist een nieuwe bij komen. In beide gevallen moet het aandeelhoudersregister worden bijgewerkt door de notaris. Zoals gezegd komt het helaas erg vaak voor dat het originele aandeelhoudersregister in de loop der jaren is kwijtgeraakt. Aandelenoverdrachten vinden meestal plaats tijdens drukke periodes voor ondernemingen en juist dan is er weinig tijd om op zoek te gaan naar het originele document. Heb je een digitaal aandeelhoudersregister? Dan kan je hier gemakkelijk bij.

Bescherming van privacy

Het digitale aandeelhoudersregister biedt ook voordelen met betrekking tot inbreuk op privacy en kans op fraude. Het register belandt namelijk niet meer per ongeluk op straat bij het oud papier en hoeft niet per post verzonden te worden door de notaris. Door het digitaal ter beschikking te stellen met de juiste bescherming, kunnen alleen de bevoegde mensen bij het register.

Geen bijkomende kosten

Tot slot krijg je met een digitaal aandeelhoudersregister niet te maken met onnodige kosten wegens het kwijtraken van het originele papiertje. De notaris moet dan namelijk een nieuw aandeelhoudersregister opstellen en brengt hiervoor ongeveer € 200,- in rekening. Daarbij moet je als ondernemer allerlei aanvullende stukken aanleveren en dit kost onnodig veel tijd. Het digitale aandeelhoudersregister is actueel, volledig, goed beveiligd en altijd toegankelijk. Natuurlijk hebben alleen de aandeelhouders toegang tot het register, maar het is ook mogelijk om tijdelijke leesrechten te geven aan andere partijen zoals de notaris of banken. Zo hoef je het originele register dus ook niet meer langs te brengen of per post op te sturen naar de notaris of bank!

Andere documenten

Naast het digitale aandeelhoudersregister kan je in de digitale omgeving van Firm24 ook andere belangrijke documenten opslaan. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke contracten of aankondigingen voor de Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA). Dit maakt dat je jouw administratie netjes bij elkaar hebt en makkelijk toegang kan krijgen om jouw documenten in te zien of te delen.

Hoe verkrijg ik een digitaal aandeelhoudersregister voor mijn BV?

Wanneer je je BV opricht bij Firm24 ontvang je daar gratis het digitale aandeelhoudersregister bij! Wij zorgen dan dat alle belangrijke documenten digitaal kunnen worden bekeken op onze app. Zo heb je jouw onderneming als het ware in je broekzak en kan je gemakkelijk bij alle noodzakelijke informatie. Daarnaast is het ook mogelijk om je bestaande (elders opgerichte) BV aan te sluiten op ons digitale platform.

Meer weten?

Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over het digitale aandeelhoudersregister of wil je meer weten over de diensten die wij bieden? Plan dan hier een gratis check-gesprek in. Wij geven je telefonisch advies en leggen je uit welke opties voor jouw onderneming mogelijk zijn.