Het personeelshandboek: een heilig boek met de bedrijfsregels

Een boek met alle regels 

Regels zijn er altijd en overal, zo ook in jouw bedrijf. Het zou mooi zijn als jij en al jouw werknemers al die regels uit jullie hoofd kennen, maar dat is helaas niet echt realistisch. Toch kan het wel handig zijn om een plek te hebben waar al deze regels terug te vinden zijn wanneer je ze nodig hebt. Dat is waar het personeelshandboek om de hoek komt kijken. In dit boek vind je namelijk alle regels van jouw bedrijf over zowel het beleid als het personeel. Het boek wordt daarom niet voor niets ook wel het bedrijfsreglement genoemd. Maar, wat voor regels staan er dan precies in het boek? Dit kunnen allerlei soorten regels zijn, zoals regels over kledingvoorschriften, huisregels en gedragsregels. Ook regels over salaris, werktijden en ziekteverzuim mogen in dit boek worden opgenomen.

En het contract dan?

Nu hoor ik je denken, daar hebben we toch gewoon contracten voor? Dat klopt natuurlijk ook wel, maar een arbeidsovereenkomst van 100 pagina’s is vaak niet heel erg toegankelijk. Toch wil je vaak wel uitgebreid zijn en alle regels schriftelijk vastleggen. Dit kan alsnog met behulp van het personeelshandboek. Heel handig om een conflict of discussie te voorkomen met personeel, maar dat is zeker niet het enige voordeel. We hebben daarom de belangrijkste voordelen voor je op een rijtje gezet. 

Voorkom verwarring

Om dan toch nog maar even kort te herhalen: een personeelshandboek voorkomt conflicten en discussies. Dit komt omdat je bij eventuele verwarring altijd op deze schriftelijk vastgelegde regels kan terugvallen. 

Het biedt duidelijkheid 

Waar staat die regel ook alweer? Was het in de arbeidsovereenkomst of was het toch op een andere plek? Dit soort verwarring en vervelend zoekwerk is verleden tijd met een uitgebreid personeelshandboek. Een ander groot voordeel is namelijk de duidelijkheid die het hebben van een personeelshandboek biedt. Alle regels staan op één plek en iedereen weet deze plek te vinden. 

Makkelijker aanpassen

Misschien wel een van de grootste voordelen van een personeelshandboek: je kan hem aanpassen. En omdat het een algemeen boek is, gelden de nieuwe regels gelijk voor alle werknemers van jouw onderneming. De enige voorwaarde voor het aanpassen van het personeelshandboek is goedkeuring van een ondernemersraad of andere vertegenwoordigers van de werknemers. 

Gelijkheid en vertrouwen 

Het personeelshandboek geldt voor al het personeel van een onderneming en dat kan een gevoel van gelijkheid creëren. Bovendien zijn alle regels voor iedereen in te zien waardoor je gelijk transparant bent naar het personeel. Dit kan een gevoel van vertrouwen uitstralen naar je personeel toe. 

Een stappenplan 

We kunnen ons goed voorstellen dat jij niet kan wachten om zo’n boek op te stellen. Daarom geven we je een handig stappenplan om je alvast een eind op weg te helpen. 

Stap 1 - Wat wil je erin hebben? 

Allereerst is het belangrijk dat je nadenkt waarvoor je het personeelshandboek precies wilt hebben. Welke regels wil je erin hebben en waar zijn deze regels te vinden. Als je goed voor jezelf hebt vastgesteld waarom je dit boek wilt en wat je er precies in wilt hebben dan is het makkelijker om over te gaan tot actie. 

Stap 2 - Verzamel alle informatie 

Stap 2 is het verzamelen van alle informatie die nodig is om er een volledig personeelshandboek van te maken. Belangrijk is dat je zowel bestaande informatie, als nieuwe informatie verzamelt die je uiteindelijk kan bundelen tot een boek. Wanneer je alle informatie verzamelt is het goed om dit in samenspraak met het personeel te doen. Wanneer je regels samen met het personeel vaststelt is de kans groter dat ze ook daadwerkelijk worden nageleefd. 

Stap 3 - Van informatie naar boek

Heb je alle nodige informatie verzameld? Dan kan je het nu samenbrengen tot een volledig boek. Zorg ervoor dat de regels duidelijk worden opgeschreven en dat het boek een logische structuur heeft. Daarnaast is het slim om een positieve insteek te kiezen voor het personeelshandboek, je wilt je personeel niet het gevoel geven dat het een boek vol strenge regels en bevelen is. Zorg er als laatste voor dat het boek aansluit bij de stijl van jouw bedrijf en dat het uitnodigt tot lezen. Het is aan te raden om het boek op te laten stellen met behulp van de Firm24 professionals. Dit scheelt een hoop tijd en zo weet je zeker dat je niks over het hoofd ziet en dat jij een volledig personeelshandboek hebt. 

Stap 4 - Spread the word! 

De laatste stap is de verspreiding van het boek. Het is heel belangrijk dat alle werknemers van het bestaan weten en dat ze weten wat erin staat of in ieder geval waar ze de informatie kunnen vinden. Zo zijn de smoesjes ‘ik wist niet dat die regel er was’ of ‘huh, wat voor personeelshandboek?’ verleden tijd! 

De belangrijkste punten! 

Om af te sluiten, hebben we nog wat belangrijke punten waar je over na moet denken bij het opstellen van een personeelshandboek. Allereerst is het heel belangrijk om het bestaan van je personeelshandboek op te nemen in de arbeidscontracten. Door te verwijzen naar het personeelshandboek zorg je ervoor dat de regels ook daadwerkelijk rechtsgeldig worden. Dit komt omdat de werknemers hun handtekening zetten onder het arbeidscontract. Pas wanneer de werknemer akkoord gaat met het arbeidscontract waarin het personeelshandboek is opgenomen, kan hier rechtsgeldig op teruggevallen worden. Misschien wel een van de belangrijkste punten is het inschakelen van hulp voor het opstellen van je personeelshandboek. Het opstellen van een personeelshandboek is een tijdrovende klus en je hebt ook best wat kennis en skills nodig om alle regels tot een goed en overzichtelijk boek te maken. De professionals van Firm24 kunnen jou helpen met het beste personeelshandboek!

Regel nu jouw personeelshandboek! 

Wil je graag al jouw vragen beantwoord krijgen in een adviesgesprek of een offerte aanvragen? Plan dan een intakegesprek via deze pagina. De specialist neemt binnen 48 uur contact met je op.