Kennisbank

Hoe werkt de digitale identificatie en het ondertekenen van de volmacht?

    Tijdens de oprichting van de BV dienen alle oprichters te worden geïdentificeerd. Daarnaast tekenen alle oprichters een volmacht om de notaris de bevoegdheid te geven de BV voor hen op te richten. Firm24 heeft het mogelijk gemaakt om het identificatie en tekenproces van een BV geheel online te laten verlopen.

    Hoe werkt de digitale identificatie?

    Zodra de online aanvraagprocedure is ingevuld ontvangt iedere oprichter een uitnodiging in zijn persoonlijke mailbox van Onfido. Dit is een digitale ID verificatie applicatie die tevens gebruikt wordt door Nederlandse banken om aan hun WWFT-verplichting te voldoen. Alle oprichters, dus aandeelhouders en bestuurders, dienen zichzelf online te identificeren via Onfido. Je kan vanaf de laptop of smartphone een identificatieprocedure starten. Vervolgens scant de cliënt zijn of haar legitimatiebewijs met smartphone of laptop camera. Het legitimatiebewijs wordt vervolgens vergeleken met de kenmerken die horen bij het document (geldigheid, documentnummer, etc).

    Daarna moet de persoon aan het document worden gekoppeld. Dit gebeurt door middel van een selfie en een liveness foto (verschillende kanten van het gezicht). Die worden daarna door Onfido vergeleken met de gescande ID. De notaris ontvangt de informatie van de oprichting en de identificatie data van Onfido.

    Elke oprichter verricht een overboeking van €0,01 naar Firm24. Deze bankoverboeking is gedaan door elke oprichter vanaf een persoonlijke bankrekening, dus geen zakelijke rekening. Doordat de oprichter al reeds is geïdentificeerd door de bank (wwft instantie) is er sprake van een verlengde wwft identificatie.


    Start oprichting

    Klaar om te starten?

    Begin een procedure. Meer dan 30.000 ondernemers gingen je voor!

    arrow

    Nu 100% online!

    Start direct

    Hoe werkt het online tekenen van de volmacht?

    Nadat alle oprichters online zijn geïdentificeerd, gaat de notaris aan de slag met het opstellen van de volmacht en concept akte. De notaris geeft vervolgens aan of alle oprichters in persoon nog langs dienen te komen om de conceptakte te bespreken of om de volmacht te ondertekenen. Wanneer het tekenproces online verloopt ontvangen alle oprichters een uitnodiging van SignRequest in hun mailbox. Zij kunnen digitaal hun handtekening zetten onder de opgestelde volmacht. De notaris bespreekt de akte telefonisch, of fysiek op kantoor met de oprichter(s). Oprichters die niet officieel woonachtig zijn in Nederland volgens het BRP zullen altijd langs de notaris moeten voor ondertekening en bespreking van de conceptakte.

    Waarom moet elke oprichter worden geïdentificeerd?

    De notaris is verplicht om een aantal punten te checken bij de oprichting van de BV. Allereerst dient de notaris de identiteit van de personen te controleren die bij de oprichting betrokken zijn. Als de BV door een andere BV wordt opgericht, zal de notaris ook controleren of die BV wel andere BV’s mag oprichten en of de bestuurders die namens de BV tekenen, wel bevoegd zijn. Voordat de notaris een BV voor jou opricht dien jij je dus te identificeren bij de notaris. De notaris moet namelijk zeker weten dat jij ook daadwerkelijk de oprichter van de BV bent en niet iemand anders die dit ten onrechte in jouw naam doet. Ook wanneer je al eerder bent langs geweest bij deze notaris, of eerder een BV hebt opgericht via Firm24, dien je je opnieuw te identificeren.

    Waarom tekent elke oprichter de volmacht?

    Je hoeft niet zelf aanwezig te zijn bij het passeren van de akte. Wanneer je een BV opricht bij Firm24 onderteken je niet de akte zelf, maar onderteken je een volmacht online via SignRequest of  in het bijzijn van de notaris. Dit wordt ook wel legalisatie genoemd. Legalisatie houdt in dat een notaris verklaart dat de persoon die zijn handtekening onder de volmacht heeft gezet ook daadwerkelijk de persoon is die op de volmacht staat vermeld. Dit gaat altijd vergezeld met een kopie van het legitimatiebewijs. Deze volmacht dient te worden getekend op afspraak bij de notaris.

    Wie moeten er aanwezig zijn bij de afspraak met de notaris?

    De notaris bepaalt of de oprichters dienen te verschijnen op kantoor voor het bespreken van de concept akte. Alle personen die bij oprichting aandeelhouder en/of bestuurder worden, dienen langs te komen voor legalisatie. Zij dienen in dat geval allemaal zelf in persoon te verschijnen.