Hoe werkt de werkkostenregeling? Je leest het hier!
De werkkostenregeling (WKR) zorgt ervoor dat een werkgever onbelast vergoedingen, die niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden, kan geven aan werknemers. Dit kunnen ook zaken uit de privésfeer zijn zoals gereedschappen, tablets en kerstpakketten. In dit artikel lees je wanneer en hoe je deze regeling mag gebruiken.
Wat valt in vrije ruimte WKR?
De WKR mag alleen gebruikt worden voor vergoedingen binnen de vrije ruimte. De vrije ruimte is het deel van de totale loonsom waar geen belasting voor betaald moet worden. Het wordt berekend aan de hand van de loonsom van alle werknemers. Er is dus één vrije ruimte waarbinnen de vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers worden opgenomen. Dit bespaart een hoop rekenwerk en tijd. Als je meer vergoedt dan toegestaan is, wordt het bedrag dat boven de vrije ruimte valt met 80% belast. Zorg er dus voor dat dit niet gebeurt!
Ondernemers en de WKR
Ondernemers kunnen net als andere werkgevers gewoon gebruik maken van de WKR. Dezelfde regels gelden voor hen. Het is erg voordelig om gebruik te maken van de WKR aangezien het alle schenking onbelast laat. Let op! Maak je gebruik van een holding met een werkmaatschappij waarbij de directeur-grootaandeelhouder (DGA) in dienst is bij de persoonlijke holding? Dan wordt de DGA ook als werknemer meegerekend en kan de WKR ook voor diegene toegepast worden.
De werkkostenregeling in 2020, 2021, 2022
| 2020 en 2021 | 2022 | |
| Tot € 400.000 | 3% van de totale loonsom | 1,7% van de totale loonsom |
| Vanaf € 400.000 | 1,18% van de totale loonsom | 1,18% van de totale loonsom |
De percentages geven aan hoe groot de vrije ruimte is die onbelast mag blijven. Als jouw totale loonsom precies € 400.000 bedraagt, mag je in 2022 maximaal € 6.800 onbelast besteden aan vergoedingen voor jouw werknemers.
Welke zaken vallen binnen de vrije ruimte?
Binnen de vrije ruimte valt in principe alles wat een werkgever aan een werknemer schenkt, wat niet direct is gelinkt aan werkzaamheden. Wat voorbeelden hiervan zijn:
- Bedrijfsuitjes;
- Personeelsfeesten;
- Geschenken voor personeel;
- Reiskostenvergoeding die meer dan 0,19 cent per kilometer bedraagt;
- Tablets of telefoons;
- Gereedschap als git;
- Een fiets voor werk;
- Fitness buiten werk.
Uitzonderingen
Bepaalde vergoedingen vallen niet onder het WKR en hoeven dus ook niet meegerekend te worden, deze vallen onder de gerichte vrijstelling. Voorbeelden hiervan zijn:
- Reiskosten tot 0,19 cent per kilometer;
- Een abonnement op het openbaar vervoer;
- Verhuiskosten wegens werk;
- Consumpties van een personeelsfeest - zolang deze op de werkplek zelf plaatsvindt;
- Maaltijden als iemand overwerkt;
- Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) - sinds 2020.
Verder zijn bepaalde werkvoorzieningen ook uitgesloten van de vrije ruimte, dit heet de nihil waardering. Dit zijn zaken zoals:
- Werkkleding die ter beschikking wordt gesteld;
- Een fitnessruimte op de werkplek;
- Koffie en thee op de werkplek.
Thuiswerkvergoeding
Per 1 januari 2022 is naar aanleiding van de corona crisis de thuiswerkvergoeding geïntroduceerd. Dit is een onbelaste werkvergoeding van € 2 per thuis gewerkte dag voor zaken als koffie, thee, toiletpapier en verwarming. Deze vergoeding valt dus buiten de WKR en de loonheffing en hoeft niet meegerekend te worden bij de vrije ruimte!
Wie is er verantwoordelijk voor WKR?
Je moet de WKR aangeven als je aangifte doet van de loonheffingen. Degene die de loonheffingen aangeeft moet dit dus doen. Het kan per onderneming verschillen wie hier verantwoordelijk voor is, dus zorg dat er duidelijke afspraken over zijn. Om er zeker van te zijn dat je de WKR juist toepast, is het verstandig om contact op te nemen met de specialisten van Firm24 die jou verder kunnen helpen!
Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.
Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.
