Hoe werkt de werkkostenregeling? Je leest het hier!

De werkkostenregeling (WKR) zorgt ervoor dat een werkgever onbelast vergoedingen, die niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden, aan werknemers gegeven kunnen worden. Dit kunnen ook zaken uit de privésfeer zijn zoals gereedschappen, tablets en kerstpakketten. In dit artikel lees je wanneer en hoe je deze regeling mag gebruiken. Zo kan je optimaal gebruik maken van deze regeling in jouw financiële administratie, en dat scheelt weer bij de Belastingdienst.

Wat is de Werkkostenregeling (WKR)?

Voor ondernemers vormt de Werkkostenregeling (WKR) een fiscale regeling in de belastingwetgeving. De werkkostenregeling is een systeem waarmee werkgevers onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan hun personeel kunnen geven. De regeling stelt werkgevers in staat om bepaalde intermediaire kosten, zoals kerstpakketten, abonnementen, personeelsuitjes, bedrijfsfitness, en andere secundaire arbeidsvoorwaarden, onder te brengen in een vrije ruimte zonder daarover fiscale loonbelasting te hoeven betalen. Zo geniet de werknemer privé voordeel doordat werkgevers zaken vergoeden. Echter, wanneer de totale vergoedingen en verstrekkingen de vastgestelde vrije ruimte overschrijden, geldt er een heffing van een bepaald percentage op het overschrijdende bedrag.

Het begrip van de werkkostenregeling is voor ondernemers van groot belang, aangezien het nauw verband houdt met het optimaliseren van arbeidsvoorwaarden en het voorkomen van onverwachte fiscale lasten. Ondernemers dienen dan ook de werkkostenregeling strategisch in te gerichte vrijstelling zetten om op een fiscaal verantwoorde wijze het welzijn van hun personeel te bevorderen en tegelijkertijd kostenbeheersing na te streven.

Wat valt in vrije ruimte WKR?

De WKR mag alleen gebruikt worden voor vergoedingen binnen de vrije ruimte. De vrije ruimte is het deel van de totale loonsom waar geen belasting voor betaald moet worden. Het wordt berekend aan de hand van de loonsom van alle werknemers. Er is dus één vrije ruimte waarbinnen de vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers worden opgenomen. Dit bespaart een hoop rekenwerk en tijd. Als je meer vergoedt dan toegestaan is, wordt het bedrag dat boven de vrije ruimte valt met 80% belast. Zorg er dus voor dat dit niet gebeurt!

Ondernemers en de WKR

Ondernemers kunnen net als andere werkgevers gewoon gebruik maken van de WKR. Dezelfde regels gelden voor hen. Het is erg voordelig om gebruik te maken van de WKR aangezien het alle schenking onbelast laat. Let op! Maak je gebruik van een holding met een werkmaatschappij waarbij de directeur-grootaandeelhouder (DGA) in dienst is bij de persoonlijke holding? Dan wordt de DGA ook als werknemer meegerekend en kan de WKR ook voor diegene toegepast worden.

De werkkostenregeling in 2022, 2024

 20222024
Tot € 400.0001,7% van de totale loonsom1,92% van de totale loonsom
Vanaf € 400.0001,18% van de totale loonsom1,18% van de totale loonsom

De percentages geven aan hoe groot de vrije ruimte is die onbelast mag blijven. Als jouw totale loonsom precies € 400.000 bedraagt, mag je in 2024 maximaal € 7.680 onbelast besteden aan vergoedingen voor jouw werknemers.

Wat valt in vrije ruimte van de werkkostenregeling?

Binnen de vrije ruimte

De Werkkostenregeling (WKR) biedt ondernemingen de mogelijkheid om vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers fiscaal aantrekkelijk te regelen, maar dit moet wel binnen de vastgestelde vrije ruimte plaatsvinden. Deze vrije ruimte vormt het gedeelte van de totale som van loon waarover geen belasting verschuldigd is. Het precieze bedrag wordt berekend aan de hand van de loonsom van alle werknemers gezamenlijk. Het unieke aspect van de vrije ruimte is dat er slechts één ruimte is waarin alle vergoedingen en verstrekkingen van alle werknemers worden ondergebracht, waardoor het proces van berekening wordt gestroomlijnd en efficiënter verloopt.

Buiten de vrije ruimte

Een overtollige vergoeding die buiten de vrije ruimte valt, krijgt te maken met een eindheffing van 80% over het bedrag dat de vrije ruimte te boven gaat. Hier is dan geen sprake van een onbelaste vergoeding meer. Het vermijden van deze situatie is dus van groot belang om onverwachte fiscale lasten te voorkomen. Het bewust beheren van de toewijzing van vergoedingen binnen de vrije ruimte is niet alleen een fiscale noodzaak maar ook een strategische benadering om de financiële gezondheid van de onderneming te waarborgen. Het tijdig monitoren en aanpassen van de vergoedingen aan de beschikbare vrije ruimte is essentieel om het optimale voordeel uit de werkkostenregeling te halen en onnodige belastingkosten buiten de vrije ruimte te vermijden.

Ondernemers en de WKR

Ondernemers kunnen net als andere werkgevers gewoon gebruik maken van de werkkostenregeling. Dezelfde regels gelden voor hen. Het is erg voordelig om hier gebruik te maken nu via de werkkostenregeling wkr schenking van beaalde zaken onbelast blijft. Let op! Maak je gebruik van een holding met een werkmaatschappij waarbij de directeur-grootaandeelhouder (DGA) in dienst is bij de persoonlijke holding? Dan wordt de DGA ook als werknemer meegerekend en kan de werkkostenregeling ook voor diegene toegepast worden.

Welke zaken vallen binnen de vrije ruimte?

Binnen de vrije ruimte, ookwel bekend als de forfaitaire ruimte, valt in principe alles wat een werkgever aan een werknemer schenkt, wat niet direct is gelinkt aan werkzaamheden. De werkelijke kosten hiervan worden dus als onbelaste vergoedingen aangemerkt. Wat voorbeelden hiervan zijn:

1) Bedrijfsuitjes;

2) Personeelsfeesten;

3) Geschenken voor personeel;

4) Reiskostenvergoeding die meer dan 0,19 cent per kilometer bedraagt;

5) Tablets of telefoons;

6) Gereedschap als git;

7) Een fiets voor vervoer naar en van werkplek;

8) Fitness buiten werk.

Zakelijk karakter

Dit is een criterium dat bepaalt of bepaalde kosten als onbelaste vergoedingen kunnen worden aangemerkt binnen de vrije ruimte van de werkkostenregling. Als de kosten niet een bijkomstig zakelijk karakter hebben, kunnen ze namelijk niet worden opgenomen in de vrije ruimte en kunnen ze tegen een bepaald percentage belast worden. Het bijkomstig zakelijk karakter houdt in dat de kosten betrekking moeten hebben op de uitvoering van de werkzaamheden of op de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Het noodzakelijkheidscriterium, wat hieronder is uitgelegd, binnen de WKR biedt enige flexibiliteit, omdat vergoedingen ook onbelast kunnen blijven als ze niet strikt noodzakelijk zijn maar wel deel uitmaken van de behoorlijke vervulling van de vrijstelling of de dienstbetrekking.

Het noodzakelijkheidscriterium

Het noodzakelijkheidscriterium is een belangrijk element binnen de werkkostenregeling (WKR) en houdt in dat bepaalde verstrekkingen en vergoedingen die de werkgever aan zijn werknemers doet, onder de vrije ruimte vallen, zelfs als ze niet direct noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk. Het criterium is geïntroduceerd om de administratieve lasten te verminderen en werkgevers meer ruimte te geven om bepaalde vergoeden voorzieningen onbelast aan werknemers te verstrekken via de vrije ruimte.

Concreet betekent het noodzakelijkheidscriterium dat vergoedingen of verstrekkingen die voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking niet noodzakelijk zijn, toch onder voor de werkgever onbelaste vergoedingen als kosten vallen. Namelijk, als de werkgever kan aantonen dat kosten noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Met andere woorden, als een werkgever kan aantonen dat de verstrekking of vergoeding bijdraagt aan de bedrijfsvoering en het functioneren van de werknemer, kan deze onder het noodzakelijkheidscriterium vallen.

Uitzonderingen

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Sommige vergoedingen vallen niet onder de werkkostenregeling (WKR) en hoeven dus ook niet meegerekend te worden, deze vallen onder de gerichte vrijstellingen. Voorbeelden van deze gerichte vrijstelling situaties zijn:

1) Reiskosten tot 0,19 cent per kilometer;

2) Een abonnement op het openbaar vervoer;

3) Verhuiskosten wegens werk;

4) Consumpties van een personeelsfeest - zolang deze op de werkplek naar personeel zelf plaatsvindt;

5) Maaltijden als iemand overwerkt;

6) Aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) - sinds 2020.

NIhilwaarderingen

Binnen de Werkkostenregeling (WKR) zijn er ook "nihilwaarderingen". Een nihilwaardering valt onder bepaalde vergoedingen, voorzieningen en verstrekkingen die weinig tot geen waarde hebben voor de loonbelasting. Met andere woorden, deze zaken worden fiscaal gezien als nihilwaardering, wat betekent dat er geen bedrag aan totale fiscale loon aanheffing aan verbonden is, zoals bijvoorbeeld koffie. Werkgevers kunnen een zaak die wordt aangemerkt als nihilwaardering aan hun werknemers verstrekken zonder dat dit ten koste gaat van de forfaitaire ruimte die binnen de WKR valt. Dit zijn zaken zoals:

1) Werkkleding die ter beschikking wordt gesteld;

2) Een fitnessruimte op de werkplek;

3) Koffie en thee op de werkplek.

Charlotte Russel linkedin
Charlotte Russel is student Notarieel Recht én juridisch content specialist.
Gepubliceerd op 23 oktober 2023

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.

Dankzij jarenlange ervaring weten wij ondernemers te helpen met het juiste advies.

Bel ons op +31 (0)20 30 80 675
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Chat met een adviseur
Ma t/m Do
09:00 - 22:00
Vrijdag
09:00 - 17:00
Sales team Firm24